Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Prozessoptimierung
Vom ersten Gespräch über die Analyse bis zum laufenden Betrieb: Hier finden Sie Antworten auf die Fragen, die uns Handwerksbetriebe, Produktion, Dienstleister, Großhandel, Logistik und Verwaltung am häufigsten stellen — verständlich, ohne Fachchinesisch.
Einstieg und Analyse
- Womit fängt ein Projekt zur Prozessoptimierung an? Mit einem kurzen Gespräch über Ihre Situation und anschließend mit der Ist-Aufnahme. Wir gehen einen typischen Vorgang gemeinsam durch — etwa von der Anfrage über Angebot…
- Was steckt in der Prozessanalyse und was bekommen wir am Ende? Die Analyse umfasst Interviews mit den Beteiligten, das Mitschreiben der realen Arbeitsschritte, eine Sichtung der eingesetzten Systeme und Dateiablagen sowie die Suche nach…
- Wir wissen noch nicht, welcher Ablauf am meisten kostet. Ist das ein Problem? Nein, das ist eher der Normalfall. Aufwand, der über viele kleine Handgriffe verteilt ist, fällt im Alltag kaum auf: fünf Minuten für das Übertragen einer Bestellung, zehn Minuten…
- Wie viel Zeit muss unser Team einplanen? Für die Analyse rechnen wir mit ein bis zwei Stunden je Ansprechperson aus den betroffenen Bereichen, verteilt auf wenige Termine. Wichtig sind die Personen, die den Ablauf…
- Lohnt sich das auch für kleinere Betriebe? Die Betriebsgröße ist nicht das entscheidende Kriterium, sondern die Wiederholung. Ein Ablauf, der täglich oder wöchentlich von Hand ausgeführt wird, lohnt eine Automatisierung…
- Müssen wir vorher neue Software kaufen? In den meisten Fällen nicht. Ein großer Teil der Reibung entsteht nicht durch fehlende Programme, sondern dadurch, dass vorhandene Programme nichts voneinander wissen und Daten…
Kosten und Vertrag
- Was kostet der Einstieg? Die Prozessanalyse beginnt bei 1.900 Euro netto zzgl. Umsatzsteuer. Enthalten sind die Gespräche mit den Beteiligten, die Aufnahme der Abläufe, die Sichtung der Systeme sowie der…
- Wie kommt der Festpreis für eine Umsetzung zustande? Nach der Analyse ist bekannt, welche Systeme beteiligt sind, welche Schnittstellen zur Verfügung stehen und welche Sonderfälle abgedeckt werden müssen. Auf dieser Grundlage…
- Was ist in der laufenden Betreuung enthalten? Die Betreuung beginnt bei 190 Euro netto zzgl. Umsatzsteuer pro Monat und umfasst die Überwachung der automatisierten Abläufe, Benachrichtigung bei Störungen, Fehleranalyse…
- Wie lange binden wir uns vertraglich? Analyse und Umsetzung sind einmalige Leistungen ohne Folgeverpflichtung. Die laufende Betreuung läuft monatlich und ist zum Monatsende kündbar. Wir halten Kunden lieber durch…
- Was passiert, wenn während des Projekts neue Anforderungen dazukommen? Das kommt häufig vor, weil beim genauen Hinsehen Sonderfälle sichtbar werden, die vorher niemand erwähnt hat. Wir behandeln solche Punkte als eigene, schriftlich abgestimmte…
- Gibt es Fördermittel für solche Vorhaben? Für Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand bestehen Programme von Bund und Ländern; Zuschnitt, Voraussetzungen und Antragsfristen ändern sich jedoch regelmäßig. Eine…
Technik und Schnittstellen
- Können Sie unsere vorhandene Branchensoftware anbinden? In vielen Fällen ja. Entscheidend ist nicht der Name des Programms, sondern der Zugriffsweg: eine dokumentierte Programmierschnittstelle, ein Web-Dienst, ein Datenbankzugang mit…
- Was ist, wenn unser System gar keine Schnittstelle hat? Dann bleiben meist mehrere Möglichkeiten. Viele ältere Programme können Berichte oder Listen in Dateiform ausgeben; darauf lässt sich ein automatischer Import aufsetzen. Manche…
- Müssen wir unsere Altsysteme ablösen? Nicht zwingend. Ein System, das seine Aufgabe erfüllt und sich anbinden lässt, darf bleiben. Ein Wechsel wird erst dann sinnvoll, wenn der Betrieb unverhältnismäßig teuer wird…
- Wie oft laufen die automatischen Abläufe? Das legen wir je Ablauf fest. Zeitkritische Vorgänge — etwa die Übergabe eines eingegangenen Auftrags — lösen wir ereignisgesteuert aus, sodass die Übertragung unmittelbar nach…
- Was passiert, wenn ein System einmal nicht erreichbar ist? Wartungsfenster, Aktualisierungen und Netzstörungen gehören zum Betrieb. Automatisierte Abläufe legen wir deshalb so aus, dass Vorgänge zwischengespeichert und nach der…
- Können Papierunterlagen und PDF-Ablagen eingebunden werden? Ja. Eingehende Belege werden erfasst, per Texterkennung durchsuchbar gemacht und mit dem passenden Vorgang verknüpft — etwa Lieferschein zu Auftrag, Rechnung zu Bestellung…
Datenschutz und laufender Betrieb
- Wo liegen unsere Daten? Von uns betriebene Dienste laufen in Rechenzentren in Deutschland. Wo Daten in Ihren eigenen Systemen verbleiben können, bleiben sie dort — wir spiegeln nichts an zusätzliche…
- Wie ist der Zugriff auf unsere Systeme geregelt? Wir arbeiten mit personenbezogenen Zugängen, die auf das für die Aufgabe nötige Maß beschränkt sind, und mit Zwei-Faktor-Anmeldung, wo das System sie unterstützt. Sammelkonten und…
- Brauchen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Sobald wir in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten — etwa Kundendaten in einem automatisierten Ablauf — schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel…
- Was passiert nach der Einführung im laufenden Betrieb? Nach der Übergabe begleiten wir die ersten Wochen eng, weil Sonderfälle erfahrungsgemäß erst im Echtbetrieb auftauchen. Danach geht der Ablauf in die reguläre Betreuung über. Dazu…
- Werden unsere Mitarbeitenden geschult? Ja, und aus unserer Sicht entscheidet dieser Punkt häufig über den Erfolg. Eine Automatisierung, die niemand versteht, wird umgangen — dann entstehen Nebenwege in Tabellen und…
- Können wir die Lösung später selbst betreiben? Ja. Wir setzen auf offene, nachvollziehbare Technik und übergeben Dokumentation, Konfiguration und Zugänge, sodass Ihr Team oder ein anderer Dienstleister weiterarbeiten kann…
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