Prozessanalyse: erst den Ablauf verstehen, dann Technik einsetzen
Wir sehen uns an, wie in Ihrem Betrieb tatsächlich gearbeitet wird: wo ein Vorgang beginnt, wie oft dieselbe Angabe erneut eingetippt wird und an welchen Stellen Arbeit liegen bleibt. Am Ende steht ein schriftlicher Bericht mit einer nach Aufwand und Wirkung sortierten Maßnahmenliste — mit Schätzpreisen, damit Sie entscheiden können, was sich zuerst lohnt.
Einstieg · netto zzgl. USt.
- Aufnahme des Ist-Ablaufs dort, wo gearbeitet wird
- Medienbrüche, Doppelerfassungen und Wartezeiten benannt
- Schriftlicher Bericht mit priorisierten Maßnahmen
- Schätzpreis je Maßnahme als Entscheidungsgrundlage
Der Preis richtet sich nach der Anzahl der betrachteten Abläufe und Standorte. Für einen abgegrenzten Ablauf an einem Standort liegt die Analyse bei 1.900 € netto. Umfangreichere Aufnahmen über mehrere Abteilungen hinweg stimmen wir vorab schriftlich ab, bevor wir anfangen. Die anschließende Umsetzung beginnt bei 4.900 € netto je Automatisierung oder Schnittstelle, die laufende Betreuung bei 190 € netto pro Monat. Alle Preise netto zzgl. USt., Einzelheiten auf der Preisübersicht.
Preisstand: September 2026. Laufende Leistungen sind einzeln buchbar und monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
Optimierungsvorhaben scheitern selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand den vollständigen Ablauf kennt. Der Vertrieb kennt seinen Teil, die Werkstatt ihren, die Buchhaltung sieht nur, was am Ende ankommt — und dazwischen liegen Zettel, Postfächer und Listen, die niemand geplant hat. Die Prozessanalyse schließt diese Lücke. Wir nehmen den Ablauf so auf, wie er stattfindet, nicht so, wie er im Organigramm steht. Daraus entsteht ein Bericht, den Sie auch dann weiterverwenden können, wenn Sie die Umsetzung an jemand anderen vergeben.
Der Berichtsauszug: Maßnahmen nach Aufwand und Wirkung
Was in der Prozessanalyse passiert
Die Analyse ist Handarbeit und findet zum größten Teil bei Ihnen statt. Wir setzen uns neben die Menschen, die den Ablauf täglich ausführen, und schreiben mit: jeden Schritt, jede Übergabe, jedes Programm, jede Liste, jede Rückfrage. Wo es hilft, lassen wir uns denselben Vorgang zweimal zeigen, weil beim zweiten Mal die Ausnahmen zur Sprache kommen — und die Ausnahmen sind es meist, die den Ablauf teuer machen. Erst danach sprechen wir über Werkzeuge. Diese Reihenfolge ist der Kern unserer Arbeit: Ein Ablauf, der nicht verstanden ist, wird durch Software nicht besser, sondern nur schneller falsch.
Vorgespräch am Telefon
In etwa 30 Minuten (Projekterfahrung) klären wir, welcher Ablauf betrachtet werden soll, wer daran beteiligt ist und woran es aus Ihrer Sicht hakt. Wir sagen Ihnen im selben Gespräch, ob eine Analyse sinnvoll ist oder ob die Sache mit einem kurzen Handgriff erledigt ist. Sie erhalten anschließend einen schriftlichen Rahmen mit Umfang, Terminen und Preis.
Ist-Aufnahme vor Ort
Wir begleiten die betroffenen Arbeitsplätze und nehmen den Ablauf Schritt für Schritt auf: Wo entsteht der Vorgang, wer bearbeitet ihn, was wird dabei erfasst, wohin geht er weiter, worauf wartet er. Wir fragen nach den Fällen, die nicht dem Standard entsprechen, und nach den Umwegen, die sich über die Jahre eingebürgert haben. Alles wird mitgeschrieben, nichts wird bewertet.
Aufnahme der eingesetzten Systeme
Parallel erfassen wir die Systemlandschaft: welche Programme im Einsatz sind, welche Daten wo geführt werden, welche Listen und Postfächer als inoffizielle Zwischenablage dienen und welche Schnittstellen bereits vorhanden sind. Dazu gehört auch die Frage, welche Auswertungen heute von Hand zusammengestellt werden und wie lange das jedes Mal dauert.
Auswertung und Bewertung
Im Anschluss werten wir die Aufnahme aus. Wir zeichnen den Ablauf als Kette auf, markieren jeden Systemwechsel und jede erneute Eingabe derselben Angabe und rechnen hoch, wie viel Arbeitszeit ein Vorgang bindet und wie oft er im Jahr vorkommt. Jede erkannte Schwachstelle bekommt eine Maßnahme, jede Maßnahme eine Einschätzung zu Aufwand, Wirkung und Risiko.
Schriftlicher Bericht
Sie erhalten einen Bericht als PDF: Ablaufdarstellung, Fundstellen mit Beschreibung, Maßnahmenliste in der empfohlenen Reihenfolge und je Maßnahme ein Schätzpreis. Der Bericht ist so geschrieben, dass ihn auch jemand versteht, der nicht dabei war — inklusive Ihrer Geschäftsführung, Ihrer Bank oder eines anderen Dienstleisters.
Besprechung und Entscheidung
Wir gehen den Bericht gemeinsam durch, beantworten Rückfragen und legen die Reihenfolge fest. Manche Maßnahmen können Sie mit eigenen Leuten umsetzen, andere brauchen Entwicklungsarbeit. Was Sie danach tun, entscheiden Sie: mit uns, mit Ihrem bestehenden Dienstleister oder vorerst gar nicht.
In etwa 30 Minuten (Projekterfahrung) klären wir, welcher Ablauf betrachtet werden soll, wer daran beteiligt ist und woran es aus Ihrer Sicht hakt. Wir sagen Ihnen im selben Gespräch, ob eine Analyse sinnvoll ist oder ob die Sache mit einem kurzen Handgriff erledigt ist. Sie erhalten anschließend einen schriftlichen Rahmen mit Umfang, Terminen und Preis.
Wir begleiten die betroffenen Arbeitsplätze und nehmen den Ablauf Schritt für Schritt auf: Wo entsteht der Vorgang, wer bearbeitet ihn, was wird dabei erfasst, wohin geht er weiter, worauf wartet er. Wir fragen nach den Fällen, die nicht dem Standard entsprechen, und nach den Umwegen, die sich über die Jahre eingebürgert haben. Alles wird mitgeschrieben, nichts wird bewertet.
Parallel erfassen wir die Systemlandschaft: welche Programme im Einsatz sind, welche Daten wo geführt werden, welche Listen und Postfächer als inoffizielle Zwischenablage dienen und welche Schnittstellen bereits vorhanden sind. Dazu gehört auch die Frage, welche Auswertungen heute von Hand zusammengestellt werden und wie lange das jedes Mal dauert.
Im Anschluss werten wir die Aufnahme aus. Wir zeichnen den Ablauf als Kette auf, markieren jeden Systemwechsel und jede erneute Eingabe derselben Angabe und rechnen hoch, wie viel Arbeitszeit ein Vorgang bindet und wie oft er im Jahr vorkommt. Jede erkannte Schwachstelle bekommt eine Maßnahme, jede Maßnahme eine Einschätzung zu Aufwand, Wirkung und Risiko.
Sie erhalten einen Bericht als PDF: Ablaufdarstellung, Fundstellen mit Beschreibung, Maßnahmenliste in der empfohlenen Reihenfolge und je Maßnahme ein Schätzpreis. Der Bericht ist so geschrieben, dass ihn auch jemand versteht, der nicht dabei war — inklusive Ihrer Geschäftsführung, Ihrer Bank oder eines anderen Dienstleisters.
Wir gehen den Bericht gemeinsam durch, beantworten Rückfragen und legen die Reihenfolge fest. Manche Maßnahmen können Sie mit eigenen Leuten umsetzen, andere brauchen Entwicklungsarbeit. Was Sie danach tun, entscheiden Sie: mit uns, mit Ihrem bestehenden Dienstleister oder vorerst gar nicht.
Wonach wir im Ablauf suchen
Die Fundstellen ähneln sich über Branchen hinweg erstaunlich stark. Ein Handwerksbetrieb, ein Zulieferer und eine Spedition arbeiten fachlich völlig verschieden, verlieren ihre Zeit aber an denselben sechs Stellen. Deshalb hat unsere Aufnahme eine feste Struktur — sie sorgt dafür, dass wir nichts übersehen, auch wenn die Fachsprache in jedem Betrieb eine andere ist.
Medienbrüche
Überall dort, wo Daten das Medium wechseln, entsteht Arbeit: ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt, wieder eingetippt. Wir notieren jeden Wechsel zwischen Papier, Datei, Postfach und Programm und halten fest, wie viele Minuten er je Vorgang kostet.
Doppelerfassungen
Dieselbe Adresse, dieselbe Menge, dieselbe Auftragsnummer — nacheinander in mehreren Systemen erfasst. Doppelerfassung kostet nicht nur Zeit, sondern erzeugt abweichende Stände, die später mühsam abgeglichen werden müssen.
Wartezeiten
Vorgänge liegen häufig länger, als sie bearbeitet werden: Sie warten auf eine Freigabe, eine Rückmeldung oder den nächsten Sammellauf. Wir trennen Bearbeitungszeit von Liegezeit, weil sich beides mit ganz unterschiedlichen Mitteln verkürzen lässt.
Suchzeiten
Wo liegt der Lieferschein, welche Fassung des Angebots gilt, wer hat zuletzt mit dem Kunden gesprochen? Suchen taucht in keiner Statistik auf, verteilt sich aber über den ganzen Tag. Wir erfassen, wonach gesucht wird und warum es nicht auffindbar ist.
Rückfragen und Nacharbeit
Jede Rückfrage ist ein Hinweis darauf, dass an einer früheren Stelle eine Angabe gefehlt hat. Wir verfolgen Rückfragen zurück bis zu ihrem Ursprung, statt sie als normalen Bestandteil der Kommunikation zu behandeln.
Schattenlisten
Fast jeder Betrieb führt neben den offiziellen Systemen eigene Listen und Tabellen, weil das Hauptsystem etwas nicht kann. Diese Listen sind wertvolle Hinweise: Sie zeigen genau, welche Anforderung bisher unerfüllt geblieben ist.
Der Bericht: was Sie am Ende in der Hand halten
Das Ergebnis der Analyse ist ein Dokument, kein Angebot. Es beschreibt Ihren Ablauf in einer Form, die auch in zwei Jahren noch verständlich ist, und es benennt die Maßnahmen so konkret, dass sich daraus Angebote einholen lassen — auch bei anderen Anbietern. Wir schreiben den Bericht bewusst ohne Fachjargon: Wenn eine Abteilungsleitung den Bericht nicht ohne Rückfragen lesen kann, haben wir ihn falsch geschrieben.
- Darstellung des Ist-Ablaufs mit allen Übergaben und Systemwechseln
- Übersicht der eingesetzten Programme, Listen und Ablageorte
- Fundstellen mit Beschreibung, Häufigkeit und geschätztem Zeitaufwand
- Maßnahmenliste, sortiert nach Verhältnis von Aufwand zu Wirkung
- Je Maßnahme ein Schätzpreis und eine Einschätzung zum Umsetzungsrisiko
- Hinweise auf Maßnahmen, die Sie ohne externe Hilfe umsetzen können
- Empfohlene Reihenfolge mit Begründung, warum diese und nicht jene zuerst
Der Bericht gehört Ihnen
Was Sie vorbereiten
Zeit der richtigen Leute
Wir brauchen die Menschen, die den Ablauf ausführen, nicht die, die ihn beschreiben können. Rechnen Sie je Arbeitsplatz mit ein bis zwei Stunden (Projekterfahrung) Begleitung, verteilt über den Tag und ohne Vorbereitung. Ein Termin für ein gemeinsames Abschlussgespräch von etwa 90 Minuten (Projekterfahrung) sollte im Kalender stehen.
Beispielvorgänge
Legen Sie drei bis fünf abgeschlossene Vorgänge bereit, die den Ablauf gut abbilden: einen ganz normalen, einen besonders aufwendigen und einen, bei dem etwas schiefgegangen ist. Mit echten Belegen lässt sich ein Ablauf schneller nachvollziehen als mit jeder Beschreibung.
Zugang zu den Systemen
Für die Aufnahme genügt in der Regel ein Blick über die Schulter. Wo tiefere Einsicht nötig ist, reicht ein lesender Zugang mit den Rechten eines normalen Anwenders. Administratorrechte fordern wir für die Analyse nicht an.
Eine offene Haltung
Am wertvollsten sind die Sätze, die sonst niemand aufschreibt: „Das machen wir eigentlich anders.“ Sagen Sie Ihrem Team vorab, dass es um den Ablauf geht und nicht um die Bewertung einzelner Personen. Ohne diese Zusage bekommen wir die geschönte Fassung zu sehen.
Was die Prozessanalyse nicht leistet
Genauso wichtig wie der Umfang ist die Abgrenzung. Wir sind ein technischer Dienstleister und bleiben in unserem Fach. Wenn im Verlauf der Aufnahme Themen auftauchen, die außerhalb liegen, benennen wir sie im Bericht als Hinweis — bewerten sie aber nicht und geben dazu keine Empfehlung ab.
- Keine Organisationsberatung: Wir schlagen keine neue Aufbauorganisation, keine Zuständigkeitsverteilung und keine Führungsstruktur vor.
- Keine Personalbewertung: Wir beurteilen keine einzelnen Mitarbeitenden, messen keine persönliche Leistung und liefern keine Grundlage für Personalentscheidungen.
- Keine Personalbedarfsrechnung: Aus unseren Zeitangaben lassen sich keine Stellenpläne ableiten; sie beziehen sich auf Vorgänge, nicht auf Personen.
- Keine Rechts- oder Steuerberatung: Fragen zu Aufbewahrungspflichten, Verträgen oder steuerlichen Folgen gehören zu Ihrer Kanzlei.
- Keine Softwareauswahl vor der Aufnahme: Über Werkzeuge sprechen wir erst, wenn der Ablauf steht — nicht vorher.
- Keine Zusagen zu Einsparungen: Wir schätzen Aufwände und Wirkungen, sichern aber keine Ergebnisgrößen zu.
Dauer und Ablauf im Kalender
Eine Prozessanalyse blockiert Ihren Betrieb nicht. Die Aufnahme läuft im laufenden Tagesgeschäft, die Auswertung findet bei uns statt. Vom Vorgespräch bis zur Besprechung des Berichts vergehen bei einem abgegrenzten Ablauf üblicherweise zwei bis drei Wochen (Projekterfahrung), wobei der größte Teil davon Wartezeit auf Termine ist. Die folgenden Richtwerte helfen bei der Planung.
| Umfang | Aufnahme vor Ort | Auswertung und Bericht | Gesamtdauer (Projekterfahrung) |
|---|---|---|---|
| Ein abgegrenzter Ablauf, ein Standort | 1 Tag | 2 bis 3 Tage | 2 bis 3 Wochen |
| Mehrere verbundene Abläufe, ein Standort | 2 bis 3 Tage | 4 bis 5 Tage | 3 bis 5 Wochen |
| Abteilungsübergreifend, mehrere Standorte | nach Abstimmung | nach Abstimmung | 6 Wochen und mehr |
Bewertung nach Aufwand und Wirkung
Warum die Reihenfolge über den Erfolg entscheidet
Am Ende einer Aufnahme stehen fast nie zwei oder drei Fundstellen, sondern fünfzehn. Sie alle gleichzeitig anzugehen, überfordert jeden Betrieb. Deshalb bewerten wir jede Maßnahme in drei Größen: Wie viel Arbeitszeit bindet die Schwachstelle im Jahr, wie hoch ist der Umsetzungsaufwand, und was passiert, wenn die Umsetzung länger dauert als geplant. Aus diesen drei Werten entsteht eine Reihenfolge, die mit kleinen, sicheren Schritten beginnt. Die ersten Maßnahmen sollen im Alltag spürbar sein, bevor größere Vorhaben beginnen — das erhält die Bereitschaft im Team, die für alles Weitere gebraucht wird.
- Jahresaufwand je Fundstelle statt Bauchgefühl als Grundlage
- Umsetzungsaufwand und Risiko getrennt ausgewiesen
- Schnell wirksame Maßnahmen vor langlaufenden Vorhaben
- Abhängigkeiten benannt: Was muss zuerst stehen, damit anderes greift
| Rang | Fundstelle | Zeit pro Jahr |
|---|---|---|
| 1 | Angebote zweimal erfassen | 210 h |
| 2 | Lieferscheine von Hand ablegen | 120 h |
| 3 | Stammdaten doppelt pflegen | 160 h |
| 4 | Altsystem ablösen | 240 h |
Typische Ausgangslagen aus Analysegesprächen
Illustrative Szenarien aus typischen Projektverläufen (Projekterfahrung), anonymisiert und ohne Kundenangaben.
Was die Prozessanalyse kostet
Die Analyse ist bewusst als eigenständige Leistung mit eigenem Preis ausgewiesen und nicht als kostenloses Vorgespräch getarnt. Der Grund ist einfach: Eine kostenlose Analyse muss sich über den Folgeauftrag rechnen und wird damit zwangsläufig zur Verkaufsunterlage. Eine bezahlte Analyse darf zu dem Ergebnis kommen, dass sich eine Umsetzung nicht lohnt. Genau diese Möglichkeit ist der Wert, den Sie einkaufen. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. USt.
Prozessanalyse und die Schritte danach
Alle Preise netto zzgl. USt. Der Festpreis für eine Umsetzung steht nach der Analyse fest, weil dann Umfang und Systemlage bekannt sind.
Prozessanalyse
Ein abgegrenzter Ablauf an einem Standort.
- Vorgespräch und schriftliche Rahmenabstimmung
- Aufnahme des Ist-Ablaufs an den betroffenen Arbeitsplätzen
- Erfassung der eingesetzten Systeme, Listen und Ablageorte
- Bericht mit Fundstellen, Maßnahmen und Schätzpreisen
- Gemeinsame Besprechung des Berichts
Umsetzung einer Maßnahme
Festpreis nach der Analyse, Umfang schriftlich.
- Automatisierung eines wiederkehrenden Ablaufs
- Oder Verbindung zweier Systeme über eine Schnittstelle
- Test mit echten Vorgängen vor der Abnahme
- Kurze Arbeitsanleitung für die Beteiligten
- Abnahme gegen den im Bericht beschriebenen Umfang
Laufende Betreuung
Damit die Lösung im Alltag stabil bleibt.
- Überwachung der eingerichteten Übertragungen
- Benachrichtigung bei ausbleibenden Läufen
- Störungsbehebung und Fehleranalyse
- Anpassung bei Änderungen an Ihren Systemen
- Fester Ansprechpartner, der Ihre Landschaft kennt
Alle Preise netto zzgl. USt. Lizenzen, Zugänge und Gebühren Dritter weisen wir getrennt aus. Umfangreichere Analysen über mehrere Abteilungen oder Standorte stimmen wir vorab schriftlich ab. Einzelheiten stehen auf der Preisübersicht.
Unsicher, ob sich eine Analyse für Ihren Ablauf lohnt?
Beschreiben Sie uns in wenigen Sätzen, welcher Vorgang Sie am meisten Zeit kostet. Wir sagen Ihnen im Vorgespräch offen, ob eine Prozessanalyse der richtige Schritt ist — oder ob sich die Sache kürzer klären lässt.
Der wertvollste Satz einer Aufnahme fällt fast nie im Besprechungsraum, sondern am Arbeitsplatz: Das machen wir eigentlich anders.
Was nach der Analyse folgt, hängt vom Bericht ab. Häufig sind es Prozessautomatisierung für wiederkehrende Handarbeit, Schnittstellen zwischen Systemen, die heute nebeneinanderher laufen, oder Datenintegration, wenn dieselben Angaben an mehreren Stellen gepflegt werden. Steht das Papier im Weg, geht es um Dokumente digitalisieren; fehlt der Überblick, um Kennzahlen und Auswertung. Einen Gesamtüberblick gibt die Seite Leistungen.