Dokumente digitalisieren, statt Ordner zu durchsuchen

Der Aufwand einer unsortierten Ablage fällt selten als großer Posten auf. Er verteilt sich auf viele kleine Suchvorgänge, Rückfragen und Nachdrucke, die im Tagesgeschäft niemand aufschreibt. Sichtbar wird er dort, wo Dokumente den Betrieb verlassen oder betreten: bei der Übergabe an die Buchhaltung, bei der Reklamation, bei der Prüfung durch Dritte. Genau dort beginnen wir die Bestandsaufnahme, weil sich messen lässt, wie oft ein Dokument gesucht, kopiert oder erneut angefordert wird. Die folgenden Punkte begegnen uns in nahezu jedem Projekt.

Eine digitale Ablage macht Unterlagen leichter auffindbar — für alle, die Zugriff haben. Deshalb gehört die Rechtevergabe in dasselbe Projekt und nicht in eine spätere Ausbaustufe. Wir arbeiten mit Rollen statt mit persönlichen Freigaben: Eine Rolle beschreibt, was eine Funktion im Betrieb sehen und tun darf, Personen werden Rollen zugeordnet. Beim Wechsel einer Zuständigkeit ändert sich damit eine Zuordnung statt einer langen Liste einzelner Ordnerfreigaben. Das Löschkonzept ist die Gegenrichtung dazu: Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt, personenbezogene Daten nicht länger vorzuhalten als nötig, während die Abgabenordnung für bestimmte Unterlagen eine Mindestaufbewahrung vorschreibt. Beides gleichzeitig zu erfüllen, gelingt nur, wenn Belegarten sauber unterschieden werden.

Texterkennung wandelt das Bild eines Dokuments in maschinenlesbaren Text. Bei sauber gedruckten Belegen funktioniert das zuverlässig; bei schlechten Kopien, Stempeln über Zahlen, handschriftlichen Vermerken oder gefaxten Vorlagen sinkt die Trefferquote. Wir gehen deshalb nicht davon aus, dass jedes Feld automatisch korrekt gefüllt wird, sondern bauen den Ablauf so, dass unsichere Werte auffallen: Was das System nicht eindeutig lesen konnte, landet in einer kurzen Prüfliste statt ungeprüft im Datenfeld.

Für wiederkehrende Belegarten desselben Absenders lohnt sich eine Auslesevorlage. Sie beschreibt, an welcher Stelle des Dokuments welche Angabe steht, und liefert dadurch stabilere Ergebnisse als eine allgemeine Erkennung. In der Praxis decken wenige Vorlagen den größten Teil des Eingangs ab, weil sich Absender und Formulare selten ändern. Wo Rechnungen bereits als maschinenlesbarer Datensatz eingehen, entfällt das Auslesen ganz und die Daten fließen über die Datenintegration direkt weiter. Die eigentliche Zeitersparnis entsteht dort, wo aus dem erkannten Dokument ein Arbeitsschritt wird: Der Eingangsbeleg erzeugt eine Prüfaufgabe, der unterschriebene Lieferschein schließt einen Auftragsschritt ab, das Prüfprotokoll setzt den nächsten Termin. Diesen Teil beschreiben wir unter Prozessautomatisierung, die Auswertung der entstehenden Daten unter Kennzahlen und Auswertung.