Prozessoptimierung für Ihre Branche

Technisch arbeiten wir überall mit denselben Bausteinen: einer Prozessanalyse am Anfang, danach Prozessautomatisierung, Schnittstellen zwischen den Systemen, Datenintegration für verstreute Listen und, wo Papier im Spiel ist, Dokumente digitalisieren. Fachlich unterscheiden sich die Projekte darin, welcher Vorgang der teuerste ist und welche Regeln daran hängen. Deshalb beginnt jedes Projekt mit der Aufnahme des Ist-Zustands und nicht mit der Auswahl eines Werkzeugs.

Im Handwerk entsteht die Information auf der Baustelle, verarbeitet wird sie im Büro. Genau dieser Weg ist der Engpass: Aufmaße, Stundenzettel und Materialentnahmen werden notiert, abends abgegeben und später abgetippt, oft mit Lücken. Bis die Rechnung geschrieben ist, vergehen Tage, in denen niemand sicher sagen kann, ob ein Auftrag noch im Rahmen liegt. Wir setzen an der Erfassung an, damit die Daten mobil entstehen und ohne Zwischenschritt in Auftrag und Rechnung laufen — Details auf der Seite Prozesse im Handwerk.

In der Produktion liegen Auftragsdaten und Fertigungswirklichkeit häufig auseinander. Der Auftrag steht im kaufmännischen System, die Rückmeldung über Fortschritt, Ausschuss und Nacharbeit kommt per Laufzettel oder Zuruf aus der Halle. Dadurch ist der Fertigstellungsgrad erst mit Verzögerung bekannt, und Liefertermine werden vorsichtshalber großzügig zugesagt. Wir verbinden Rückmeldung und Auftragsverwaltung, sodass der Stand ohne Nachfrage sichtbar ist; wie das technisch abläuft, steht unter Prozesse in der Produktion.

Bei Dienstleistern ist die Strecke von der Anfrage bis zur Rechnung das eigentliche Produkt. Angebot, Projektakte, Zeiterfassung und Abrechnung liegen jedoch oft in getrennten Werkzeugen, sodass Stunden nachträglich zugeordnet und Nachträge übersehen werden. Was nicht innerhalb weniger Tage erfasst wird, taucht in der Abrechnung selten vollständig wieder auf. Wir schließen die Kette und machen die Auslastung je Projekt sichtbar — mehr dazu unter Prozesse für Dienstleister.

Im Großhandel entscheidet die Datenpflege über die Marge. Lieferanten liefern Preise und Artikeldaten in unterschiedlichen Formaten, die Pflege landet bei einzelnen Personen, und parallel entstehen Hilfslisten für Sonderkonditionen und Auslaufartikel. Wer ein Angebot schreibt, arbeitet dann mit einem Stand, dessen Alter niemand kennt. Wir führen die Quellen zu einem gepflegten Stamm zusammen und automatisieren den Import — beschrieben unter Prozesse im Großhandel.

In der Logistik ist die Statusinformation das Produkt neben der eigentlichen Fahrt. Aufträge kommen per Mail, Portal oder Datei, Statusmeldungen und Ablieferbelege werden mehrfach erfasst, und die Abrechnung nach Frachtsätzen entsteht am Monatsende aus Belegstapeln. Jede Kundenrückfrage bindet dann Disposition und Buchhaltung gleichzeitig. Wir automatisieren Auftragsannahme, Statusfortschreibung und Belegzuordnung, sodass Auskunft und Abrechnung aus derselben Spur kommen — siehe Prozesse in der Logistik.

In der Verwaltung ist der Vorgang selbst das Objekt, das digital werden muss. Anträge kommen auf Papier oder als PDF, laufen als Mailkette oder Umlaufmappe weiter, und der Bearbeitungsstand ist nur bei der Person bekannt, die den Vorgang gerade hat. Fristen werden dadurch schwer überwachbar, und Auskünfte kosten Rückfragen. Wir bilden den Laufweg mit Zuständigkeiten, Fristen und durchsuchbarer Ablage ab — nachzulesen unter Prozesse in der Verwaltung.