Kennzahlen aus dem System statt aus der Nacharbeit
Zahlen am Monatsende aus mehreren Programmen zusammenzutragen kostet Tage und liefert ein Bild, das beim Erscheinen schon veraltet ist. Wir holen Kennzahlen dort ab, wo sie im Tagesgeschäft ohnehin entstehen, und stellen sie fortlaufend bereit — für die Geschäftsführung ebenso wie für die Fachbereiche.
seit 2013
Erfahrung mit Unternehmens-IT (Projekterfahrung)
50+
umgesetzte Projekte (Projekterfahrung)
6
Branchenschwerpunkte im Mittelstand
1
fester Ansprechpartner über die Laufzeit
Einstieg und Umsetzung · netto zzgl. USt.
- Erst die Entscheidung klären, dann die Kennzahl festlegen
- Daten aus den vorhandenen Systemen statt zusätzlicher Erfassung
- Festpreis je Auswertungsstrecke nach der Analyse
- Betrieb, Anpassung und fester Ansprechpartner nach der Einführung
Der Einstieg ist die Prozessanalyse ab 1.900 € netto: Wir klären, welche Entscheidungen im Betrieb anstehen, welche Kennzahlen dafür tragen und in welchen Systemen die Daten dafür liegen. Die Umsetzung je Auswertungsstrecke liegt bei ab 4.900 € netto als Festpreis, der nach der Analyse feststeht. Die laufende Betreuung beginnt bei 190 € netto pro Monat. Alle Preise netto zzgl. USt.; Lizenzen und Gebühren Dritter weisen wir getrennt aus. Die vollständige Aufstellung steht auf der Preisübersicht.
Preisstand: September 2026. Laufende Leistungen sind einzeln buchbar und monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
In den meisten mittelständischen Betrieben fehlen die Zahlen nicht. Sie sind vorhanden, nur verteilt: Auftragsdaten in der Warenwirtschaft, Zeiten in der Zeiterfassung, Reklamationen in einem Postfach, Nachkalkulationen in einer Tabellenkalkulation auf einem Laufwerk. Erst wenn jemand danach fragt, beginnt die Arbeit — Exporte ziehen, Spalten angleichen, Summen bilden, Abweichungen erklären. Am Ende steht ein Bericht, der stimmt, aber zu spät kommt und beim nächsten Mal wieder von vorn entsteht. Auf dieser Seite beschreiben wir, wie sich dieser Ablauf umkehren lässt: welche Kennzahlen im Alltag tatsächlich tragen, wie die Daten dafür aus den bestehenden Systemen kommen, wie oft sie aktualisiert werden müssen und wie die Darstellung für Geschäftsführung und Fachbereich aussieht. Und wir sagen offen, wo Kennzahlen an ihre Grenze stoßen.
Dieselbe Datenbasis, zwei Sichten
Warum die Auswertung am Monatsende entsteht
Der häufigste Grund ist nicht fehlende Technik, sondern eine fehlende Verbindung. Jedes beteiligte Programm kann exportieren, aber keines kennt die Sicht der anderen. Die Auftragsnummer heißt an einer Stelle anders als an der zweiten, Kunden sind doppelt angelegt, Zeiten werden auf Kostenstellen gebucht, die es in der Auftragssoftware nicht gibt. Wer daraus eine gemeinsame Auswertung bauen will, muss diese Zuordnung jedes Mal neu herstellen. Genau das ist der Teil, der Tage kostet — und der Teil, der sich einmalig lösen lässt, statt monatlich wiederholt zu werden.
Der zweite Grund ist Gewohnheit. Ein Bericht ist über Jahre gewachsen, jemand hat ihn einmal aufgebaut, und niemand hat seitdem gefragt, ob die enthaltenen Zahlen noch zu den heutigen Entscheidungen passen. In unseren Projekten sehen wir regelmäßig Auswertungen, die mit erheblichem Aufwand gepflegt werden und deren Ergebnis niemand mehr liest (Projekterfahrung). Deshalb beginnt eine Kennzahlenarbeit bei uns nicht mit einem Werkzeug, sondern mit der Frage: Welche Entscheidung soll diese Zahl auslösen, und wer trifft sie? Kennzahlen ohne Adressat und ohne Handlungsoption sind Aufwand ohne Ertrag.
Der dritte Grund liegt in der Datenqualität. Solange Vorgänge doppelt erfasst werden oder ein Teil der Arbeit nur auf Zetteln existiert, bildet jede Auswertung diese Lücken ab. Deshalb hängt die Kennzahlenarbeit eng an der Prozessanalyse und an der Datenintegration: Erst wenn klar ist, welches System für welche Information zuständig ist, lässt sich eine Zahl belastbar berechnen.
Nicht der Bericht ist das Problem, sondern seine Quelle
Welche Kennzahlen wirklich tragen
Eine brauchbare Kennzahl erfüllt vier Bedingungen: Sie ist aus vorhandenen Daten berechenbar, sie ist für alle Beteiligten gleich definiert, sie verändert sich, wenn im Betrieb etwas verändert wird, und sie hat einen Adressaten, der daraufhin etwas entscheiden kann. Fällt eine dieser Bedingungen weg, entsteht eine Zahl, über die diskutiert statt entschieden wird. Die folgenden sechs Felder decken erfahrungsgemäß den größten Teil dessen ab, was mittelständische Betriebe wirklich steuern (Projekterfahrung) — welche davon in Ihrem Fall sinnvoll sind, entscheidet sich in der Analyse.
Durchlaufzeit je Vorgang
Die Zeit von der Anfrage bis zur Erledigung, aufgeteilt in Bearbeitung und Liegezeit. Sie zeigt nicht nur, wie lange etwas dauert, sondern an welcher Station gewartet wird — und das ist die Stelle, an der eine Verbesserung wirkt.
Auslastung und Kapazität
Geplante gegen tatsächlich verfügbare Kapazität je Team, Maschine oder Fahrzeug. Die Kennzahl beantwortet die Frage, ob ein zusätzlicher Auftrag noch angenommen werden kann, bevor die Zusage gegenüber dem Kunden ausgesprochen ist.
Offene Vorgänge und Alter
Wie viele Vorgänge sind offen, und wie alt sind die ältesten davon. Ein reiner Bestandswert sagt wenig; erst die Altersverteilung zeigt, ob etwas liegen bleibt und ab wann es kritisch wird.
Nacharbeit und Reklamationen
Anteil der Vorgänge, die ein zweites Mal angefasst werden mussten, mit Grund und Verursacherstelle. Diese Zahl macht Kosten sichtbar, die sonst in der normalen Arbeitszeit verschwinden und in keiner Kalkulation auftauchen.
Deckungsbeitrag je Auftragsart
Erlös abzüglich der direkt zurechenbaren Kosten, gegliedert nach Auftragsart, Kundengruppe oder Region. Sie zeigt, welches Geschäft trägt und welches vor allem beschäftigt — oft mit überraschendem Ergebnis.
Termintreue und Reaktionszeit
Anteil der zugesagten Termine, die gehalten wurden, und die Zeit bis zur ersten Rückmeldung an den Kunden. Beides sind Kennzahlen, die Kunden unmittelbar wahrnehmen, und beide lassen sich aus vorhandenen Daten ableiten.
Woher die Zahlen kommen
Für jede definierte Kennzahl klären wir vor der Umsetzung, aus welchem System sie stammt, wie sie technisch abgeholt wird und wer für die Richtigkeit der Ausgangsdaten zuständig ist. Diese Zuordnung ist der Kern der Arbeit; die spätere Darstellung ist der einfachere Teil. In der Praxis kommen die Daten aus vier Richtungen, häufig kombiniert innerhalb eines Projekts.
Warenwirtschaft und Auftragssoftware
Aufträge, Positionen, Belege und Status liegen bereits strukturiert vor. Meist genügt ein lesender Zugang, der die benötigten Felder in festen Abständen abruft, ohne den laufenden Betrieb zu belasten.
Programmierschnittstellen und Datenbanken
Wo ein System eine Schnittstelle mitbringt, nutzen wir sie; wo nur ein Datenbankzugriff möglich ist, arbeiten wir lesend auf einer Kopie. Wie das im Einzelfall aussieht, beschreibt die Seite Schnittstellen.
Datei-Exporte und Ablagen
Ältere Programme geben Daten nur als Datei heraus. Diese Exporte lassen sich automatisiert abholen, prüfen und einlesen — geregelt und protokolliert statt per Hand, siehe Dokumente digitalisieren.
Zeiterfassung und Betriebsdaten
Arbeitszeiten, Maschinenlaufzeiten und Rückmeldungen aus der Fertigung liefern den Bezug zwischen Aufwand und Auftrag. Ohne diesen Bezug bleiben Deckungsbeitrag und Auslastung Schätzungen.
Wie frisch müssen Zahlen sein?
Nicht jede Kennzahl braucht eine Aktualisierung im Minutentakt. Entscheidend ist, wie schnell auf eine Abweichung reagiert werden kann. Eine Auslastungsübersicht, nach der noch am selben Tag disponiert wird, braucht einen kurzen Takt; ein Deckungsbeitrag je Auftragsart, der quartalsweise über das Sortiment entscheidet, kommt mit einer nächtlichen Aktualisierung aus. Wir legen den Takt je Kennzahl getrennt fest und dokumentieren ihn sichtbar an der Darstellung, damit niemand eine Zahl für aktueller hält, als sie ist.
- Kurzer Takt für Kennzahlen, auf die am selben Tag reagiert wird
- Nächtliche Aktualisierung für Auswertungen mit längerem Horizont
- Sichtbarer Stand: Jede Darstellung zeigt, wann sie zuletzt aktualisiert wurde
- Meldung, wenn eine Quelle ausbleibt, statt stillschweigend alter Zahlen
| Kennzahl | Takt | Stand |
|---|---|---|
| Auslastung je Team | alle 15 Minuten | heute 10:45 |
| Offene Aufträge nach Alter | stündlich | heute 10:00 |
| Liefertreue je Monat | nächtlich | heute 03:20 |
| Deckungsbeitrag je Auftragsart | nächtlich | heute 03:20 |
Darstellung für Geschäftsführung und Fachbereich
Dieselbe Datenbasis, zwei sehr verschiedene Sichten: Die Geschäftsführung braucht wenige Zahlen mit Verlauf und eine Einordnung, ob eine Abweichung erklärungsbedürftig ist. Der Fachbereich braucht die Arbeitsliste dahinter — welche Vorgänge konkret betroffen sind und was als Nächstes zu tun ist. Werden beide Bedürfnisse in eine Darstellung gepresst, entsteht eine Seite, die für die eine Seite zu detailliert und für die andere zu grob ist. Wir trennen deshalb konsequent zwischen Übersicht und Arbeitssicht und verbinden sie über einen Absprung: von der auffälligen Zahl direkt in die Liste der Vorgänge, aus denen sie besteht.
| Aspekt | Sicht Geschäftsführung | Sicht Fachbereich |
|---|---|---|
| Umfang | Wenige Kennzahlen mit Verlauf und Vergleichszeitraum | Alle Vorgänge der eigenen Zuständigkeit, filterbar |
| Aktualisierung | Täglich oder wöchentlich, je nach Kennzahl | Im Arbeitstakt, damit die Liste zur Realität passt |
| Detailtiefe | Abweichung sichtbar, Erklärung auf Abruf | Einzelvorgang mit Nummer, Zuständigkeit und Datum |
| Zweck | Entscheidung über Kapazität, Preis und Ausrichtung | Abarbeitung, Priorisierung und Rückmeldung |
| Ausgabe | Übersicht am Bildschirm, auf Wunsch als Bericht per Mail | Arbeitsliste im System, in dem ohnehin gearbeitet wird |
Was Kennzahlen nicht leisten
Kennzahlen zeigen, dass etwas anders läuft als erwartet. Warum es anders läuft, zeigen sie nicht. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil eine Zahl schnell zum Argument wird, obwohl sie nur ein Hinweis ist. Eine gestiegene Durchlaufzeit kann an einer Personallücke liegen, an einem geänderten Auftragsmix, an einem Lieferverzug oder schlicht an einer veränderten Erfassungspraxis. Wer die Ursache nicht klärt, optimiert die Zahl statt den Ablauf — und das ist der Punkt, an dem Kennzahlenarbeit schadet statt zu helfen. Wir benennen diese Grenzen von Anfang an und halten sie in der Prozessdokumentation fest.
- Eine Kennzahl beschreibt die Vergangenheit; sie ersetzt keine Einschätzung über die nächsten Wochen.
- Was gemessen wird, wird beeinflusst: Wer nach Stückzahl bewertet wird, meldet Stückzahlen — nicht zwingend Qualität.
- Kleine Fallzahlen schwanken stark. Bei wenigen Vorgängen pro Woche sagt eine Prozentangabe wenig aus.
- Eine Kennzahl ist nur so gut wie die Erfassung dahinter; Lücken im Ablauf werden zu Lücken in der Zahl.
- Mehr Kennzahlen bedeuten nicht mehr Steuerung. Eine überfrachtete Übersicht wird nach kurzer Zeit nicht mehr geöffnet.
Die nützlichste Auswertung in vielen Projekten ist nicht die mit den meisten Diagrammen, sondern die eine Liste, die morgens zeigt, was heute liegen bleibt, wenn niemand eingreift.
Unser Vorgehen
Entscheidungen sammeln
Wir sprechen mit den Personen, die tatsächlich entscheiden: Geschäftsführung, Disposition, Werkstatt- oder Teamleitung, Buchhaltung. Gesammelt wird nicht, welche Zahlen gewünscht sind, sondern welche wiederkehrenden Entscheidungen anstehen und welche Information dafür heute fehlt.
Kennzahlen definieren
Für jede Entscheidung legen wir eine Kennzahl fest, mit eindeutiger Berechnungsregel, Zeitbezug, Abgrenzung und Zuständigkeit. Diese Definitionen werden schriftlich abgestimmt, damit später nicht über die Rechenweise diskutiert wird, sondern über das Ergebnis.
Datenquellen prüfen
Wir sehen nach, ob die benötigten Felder in den Systemen vorhanden und gepflegt sind. Wo Daten fehlen oder uneinheitlich erfasst werden, benennen wir das offen und schlagen die kleinste Änderung im Ablauf vor, die die Kennzahl belastbar macht.
Anbindung und Aufbereitung
Die Quellen werden angebunden, die Daten zusammengeführt und die Kennzahlen berechnet. Zwischenstände sind nachvollziehbar: Zu jeder Zahl lässt sich die Menge der Vorgänge anzeigen, aus denen sie entstanden ist.
Darstellung und Einführung
Übersicht und Arbeitssicht werden mit den späteren Nutzern durchgesprochen und angepasst. Die Einführung erfolgt an echten Vorgängen, nicht an Beispieldaten — Details dazu auf der Seite Schulung und Einführung.
Betrieb und Anpassung
Nach dem Start überwachen wir die Aktualisierung, melden ausbleibende Quellen und passen Kennzahlen an, wenn sich der Ablauf ändert. Der laufende Betrieb ist auf der Seite Betrieb und Wartung beschrieben.
Wir sprechen mit den Personen, die tatsächlich entscheiden: Geschäftsführung, Disposition, Werkstatt- oder Teamleitung, Buchhaltung. Gesammelt wird nicht, welche Zahlen gewünscht sind, sondern welche wiederkehrenden Entscheidungen anstehen und welche Information dafür heute fehlt.
Für jede Entscheidung legen wir eine Kennzahl fest, mit eindeutiger Berechnungsregel, Zeitbezug, Abgrenzung und Zuständigkeit. Diese Definitionen werden schriftlich abgestimmt, damit später nicht über die Rechenweise diskutiert wird, sondern über das Ergebnis.
Wir sehen nach, ob die benötigten Felder in den Systemen vorhanden und gepflegt sind. Wo Daten fehlen oder uneinheitlich erfasst werden, benennen wir das offen und schlagen die kleinste Änderung im Ablauf vor, die die Kennzahl belastbar macht.
Die Quellen werden angebunden, die Daten zusammengeführt und die Kennzahlen berechnet. Zwischenstände sind nachvollziehbar: Zu jeder Zahl lässt sich die Menge der Vorgänge anzeigen, aus denen sie entstanden ist.
Übersicht und Arbeitssicht werden mit den späteren Nutzern durchgesprochen und angepasst. Die Einführung erfolgt an echten Vorgängen, nicht an Beispieldaten — Details dazu auf der Seite Schulung und Einführung.
Nach dem Start überwachen wir die Aktualisierung, melden ausbleibende Quellen und passen Kennzahlen an, wenn sich der Ablauf ändert. Der laufende Betrieb ist auf der Seite Betrieb und Wartung beschrieben.
Was Kennzahlen und Auswertung kosten
Wir nennen den Preis in zwei Schritten, weil der Aufwand für die Umsetzung erst nach der Analyse seriös bestimmbar ist. Die Analyse hat einen festen Ausgangspreis, die Umsetzung einen Festpreis je Auswertungsstrecke, der vor Beginn feststeht. Eine Auswertungsstrecke umfasst dabei eine angebundene Datenquelle, die daraus berechneten Kennzahlen und die zugehörige Darstellung. Lizenzen oder Gebühren Dritter weisen wir getrennt aus, damit die laufenden Kosten von Anfang an sichtbar sind.
Preise für Kennzahlen und Auswertung
Alle Preise netto zzgl. USt. Der verbindliche Festpreis für die Umsetzung steht nach der Prozessanalyse fest.
Prozessanalyse
Der Einstieg: Entscheidungen, Kennzahlen und Datenlage klären.
- Gespräche mit den entscheidenden Rollen im Betrieb
- Definition der tragenden Kennzahlen mit Berechnungsregel
- Prüfung der Datenquellen auf Vollständigkeit und Pflege
- Schriftlicher Bericht mit priorisierten Maßnahmen
- Aufwandsrahmen für jede vorgeschlagene Auswertungsstrecke
Auswertungsstrecke
Datenquelle anbinden, Kennzahlen berechnen, Darstellung aufbauen.
- Anbindung der Quellsysteme lesend, ohne Eingriff in den Betrieb
- Berechnung der abgestimmten Kennzahlen mit Prüfwerten
- Übersicht für die Leitung und Arbeitssicht für den Fachbereich
- Festgelegter Aktualisierungstakt je Kennzahl
- Einführung an echten Vorgängen und schriftliche Dokumentation
Laufende Betreuung
Betrieb, Überwachung und Anpassung nach der Einführung.
- Überwachung der Aktualisierung und Meldung ausbleibender Quellen
- Störungsbehebung mit festem Ansprechpartner
- Anpassung von Kennzahlen bei geänderten Abläufen
- Ergänzung weiterer Quellen und Auswertungen nach Bedarf
- Betrieb und Datenhaltung auf Servern in Deutschland
Alle Preise netto zzgl. USt. Der verbindliche Festpreis je Auswertungsstrecke steht nach der Prozessanalyse fest. Lizenzen und Gebühren Dritter weisen wir getrennt vom Festpreis aus.
Unklar, welche Kennzahl bei Ihnen den Anfang macht?
Sagen Sie uns, welche Frage im Betrieb regelmäßig unbeantwortet bleibt. Wir sehen nach, ob die Daten dafür bereits vorliegen, und nennen Ihnen einen Aufwandsrahmen, bevor etwas gebaut wird.
Typische Ausgangslagen
Illustrative Szenarien aus typischen Projektverläufen (Projekterfahrung), anonymisiert und ohne Kundenangaben.