Preise, die nach der Analyse belastbar sind

Ein Angebot ohne Analyse ist entweder geraten oder abgesichert. Geraten heißt: Der Dienstleister nennt eine Zahl, korrigiert sie später über Nachträge und diskutiert im Projektverlauf über Zuständigkeiten. Abgesichert heißt: Er schlägt vorsorglich einen Risikopuffer auf, den Sie mitbezahlen, auch wenn Ihr Fall am Ende unkompliziert war. Beide Varianten sind für Sie schlecht kalkulierbar. Wir gehen den umgekehrten Weg und schauen zuerst in die Systeme, bevor eine Zahl auf dem Papier steht.

In der Praxis zeigt die Analyse regelmäßig, dass der teuerste Ablauf nicht der ist, über den im Betrieb am lautesten geklagt wird. Wir sehen häufiger, dass mehrere kleine Übergaben zusammen mehr Arbeitszeit binden als der eine große Vorgang, der auf der Tagesordnung stand (Projekterfahrung). Genauso oft stellt sich heraus, dass eine Maßnahme technisch machbar, aber wirtschaftlich nicht sinnvoll ist, weil der Ablauf im Jahr nur wenige Dutzend Mal vorkommt. Diese Erkenntnis vor der Beauftragung zu haben, ist billiger als nach der Umsetzung.

Der Festpreis entsteht nicht aus einem Bauchgefühl, sondern aus dem, was in der Analyse tatsächlich geprüft wurde. Für jede Maßnahme schreiben wir vorher auf, welches System führend ist, welche Felder übergeben werden, was bei Konflikten gilt und wie der Ablauf sich verhalten soll, wenn ein Zielsystem nicht erreichbar ist. Erst wenn diese Punkte geklärt sind, lässt sich der Aufwand seriös schätzen. Genau diese Beschreibung wird Bestandteil des Angebots — sie ist zugleich die Abgrenzung, an der später messbar ist, ob eine Anforderung schon im Preis enthalten war oder neu hinzukommt.

Taucht während der Umsetzung eine Anforderung auf, die vorher niemand auf dem Schirm hatte, bekommen Sie eine kurze schriftliche Schätzung und entscheiden, ob wir sie umsetzen. Ohne Ihre Freigabe wird daran nicht gearbeitet und nichts berechnet. Umgekehrt gilt: Stellt sich eine geplante Maßnahme als einfacher heraus als angenommen, bleibt der Festpreis bestehen — das ist die Gegenseite der Kalkulationssicherheit, die Sie bekommen. Wir sagen Ihnen in solchen Fällen von uns aus, welche zusätzliche Maßnahme sich mit dem frei gewordenen Aufwand sinnvoll ergänzen ließe.

Ein automatisierter Ablauf ist kein Möbelstück, das man einmal aufstellt. Software-Aktualisierungen verändern Feldinhalte, Passwörter und Zugänge laufen ab, Ansprechpartner wechseln, und gesetzliche Vorgaben ändern die Anforderungen an Belege und Aufbewahrung. Deshalb gibt es die Betreuung als eigenen Baustein — freiwillig, in drei Ausbaustufen und ohne versteckte Grundgebühr auf den Umsetzungspreis. Wer sie nicht buchen möchte, erhält trotzdem die vollständige Dokumentation und kann den Ablauf mit eigenen Kräften oder einem anderen Dienstleister weiterführen.

Die folgenden Verläufe zeigen, wie sich Analyse, Festpreis und Betreuung in typischen Ausgangslagen kombinieren. Es handelt sich um anonymisierte, illustrative Szenarien aus der Projektpraxis (Projekterfahrung) und nicht um Angebote für einen konkreten Fall. Welche Größenordnung für Sie gilt, ergibt sich aus Ihrer Systemlandschaft.