Verwaltung: Vorgänge nachvollziehbar führen statt in Umlaufmappen
Posteingang, Rechnungsprüfung, Vertragsfristen, Personalunterlagen, Beschaffung und Berichtswesen: In der kaufmännischen Verwaltung entsteht der Aufwand selten bei der eigentlichen Bearbeitung, sondern an den Übergaben dazwischen. Wir bilden den Laufweg eines Vorgangs mit Zuständigkeit, Frist und Ablage so ab, dass jederzeit erkennbar ist, wo er liegt, wer als Nächstes am Zug ist und was bereits entschieden wurde.
Die kaufmännische Verwaltung ist der Bereich, in dem sich Nachlässigkeiten am spätesten zeigen und am teuersten auswirken. Eine Rechnung, die wochenlang in einem Postfach liegt, kostet Skonto. Eine Kündigungsfrist, die nur im Kalender einer einzelnen Person stand, verlängert einen Vertrag ungewollt um eine ganze Laufzeit. Eine Freigabe, die per Mail erteilt wurde, lässt sich Jahre später nicht mehr auffinden. Diese Seite beschreibt, welche Abläufe in Verwaltungseinheiten von Unternehmen sowie in verwaltungsnahen Einrichtungen und Vereinen typischerweise Zeit binden, an welchen Stellen sich das mit IT-Mitteln auflösen lässt und wo die Entscheidung bewusst beim Menschen bleibt.
Der Vorgangsspiegel im Rechnungseingang
Welche Abläufe in der Verwaltung die meiste Zeit binden
Verwaltungsarbeit besteht zu einem großen Teil aus dem Weiterreichen von Vorgängen: Etwas kommt herein, wird gesichtet, einer Zuständigkeit zugeordnet, geprüft, freigegeben, gebucht und abgelegt. Jeder dieser Schritte ist für sich genommen kurz. Teuer wird die Kette dort, wo ein Vorgang das Medium wechselt oder wo niemand weiß, bei wem er gerade liegt. In der Bestandsaufnahme sind es regelmäßig dieselben sechs Bereiche, die den größten Anteil an der gebundenen Arbeitszeit ausmachen (Projekterfahrung).
Posteingang und Zuordnung
Post kommt auf Papier, per Mail an ein Sammelpostfach und über Portale herein. Jemand sichtet, druckt aus, legt in ein Fach oder leitet weiter. Ob ein Schreiben angekommen ist und wer es bearbeitet, weiß nur, wer gerade danach gefragt hat. Ein zentraler, protokollierter Eingang mit Zuordnung zur Zuständigkeit ist fast immer der wirksamste erste Schritt.
Rechnungsprüfung und Freigabe
Eingangsrechnungen brauchen eine sachliche und eine rechnerische Prüfung, oft mit Abgleich gegen Bestellung und Lieferschein, danach eine Freigabe nach Betragsgrenze. Läuft das über Umlaufmappen und Mailketten, dauert der Durchlauf und der Skontozeitraum verstreicht, ohne dass jemand eingreifen konnte.
Vertragsverwaltung und Fristen
Miet-, Wartungs-, Versicherungs- und Dienstleistungsverträge haben Laufzeiten, Kündigungsfristen, Preisanpassungsklauseln und Verlängerungsautomatiken. Liegen sie als Ordner im Schrank und die Fristen im persönlichen Kalender, entscheidet die Anwesenheit einer Person darüber, ob rechtzeitig gehandelt wird.
Personalunterlagen
Arbeitsverträge, Nachträge, Bescheinigungen, Zeitnachweise, Urlaubsanträge und Fortbildungsnachweise gehören zu den sensibelsten Unterlagen im Haus. Sie brauchen eine Ablage mit eingeschränktem Zugriff, klare Zuständigkeiten und eine Regelung, wie lange welche Unterlage aufbewahrt wird.
Beschaffung und Bestellungen
Bedarfsmeldung, Angebotseinholung, Bestellfreigabe, Wareneingang und Rechnungsabgleich verteilen sich über mehrere Personen und Medien. Ohne durchgehende Bestellnummer lässt sich später nicht mehr sagen, welche Rechnung zu welcher Bestellung gehört und ob eine Leistung überhaupt bestellt war.
Berichtswesen und Auskunft
Zahlen für Gremien, Geschäftsführung, Beirat oder Mitgliederversammlung werden meist von Hand aus mehreren Quellen zusammengetragen. Der Aufwand wiederholt sich in jedem Zyklus, und wer nachfragt, wie eine Zahl zustande kam, löst eine kleine Recherche aus.
Umlaufmappe, Freigabe per Mail, Frist im eigenen Kalender
Diese drei Gewohnheiten sind in Verwaltungseinheiten so verbreitet, dass sie kaum noch auffallen. Sie haben eine Gemeinsamkeit: Sie funktionieren gut, solange alle anwesend sind und niemand nachfragt. Sobald jemand krank wird, ein Vorgang eskaliert oder eine Prüfung ansteht, bricht die Nachvollziehbarkeit weg. Die folgende Übersicht benennt die Stellen, die wir in Verwaltungsprojekten am häufigsten aufnehmen, und beschreibt ohne Dramatik, was sie im Alltag kosten.
| Reibungsstelle | Wie es heute meist läuft | Was es im Alltag kostet |
|---|---|---|
| Umlaufmappe | Der Vorgang wandert körperlich von Schreibtisch zu Schreibtisch | Niemand kann sagen, wo er liegt; parallele Bearbeitung ist unmöglich |
| Freigabe per Mail | Zustimmung steht im Fließtext einer Nachricht, oft ohne Bezug zum Beleg | Später nicht auffindbar; unklar, ob die Betragsgrenze eingehalten wurde |
| Frist im persönlichen Kalender | Kündigungs- und Prüffristen liegen bei einer einzelnen Person | Bei Abwesenheit oder Wechsel verstreicht die Frist unbemerkt |
| Papierakte im Schrank | Verträge und Nachträge liegen in Ordnern, teils an mehreren Orten | Auskunft dauert; bei Prüfungen fehlt der Nachweis der letzten Fassung |
| Sammelpostfach | Eingehende Mails werden von wechselnden Personen gesichtet | Vorgänge werden doppelt oder gar nicht bearbeitet |
| Berichtsmappe von Hand | Zahlen werden für jeden Termin neu aus mehreren Quellen kopiert | Wiederkehrender Aufwand, abweichende Stände, keine prüfbare Herkunft |
Der Rechnungseingang als Taktgeber der Verwaltung
Wenn wir in einer Verwaltung mit einem einzigen Ablauf beginnen sollen, ist es fast immer der Rechnungseingang. Er ist häufig, wiederholt sich in gleicher Form, betrifft mehrere Zuständigkeiten und hat mit dem Skontozeitraum eine eingebaute Fristmessung. Zugleich lässt sich an ihm zeigen, was eine saubere digitale Vorgangsführung ausmacht: ein eindeutiger Eingang, eine Prüfung mit klarem Auftrag, eine dokumentierte Freigabe, eine Übergabe an die Buchhaltung und eine Ablage, die auch nach Jahren auffindbar ist. Der folgende Ablauf beschreibt, wie ein Rechnungslauf nach der Umstellung aussieht.
Eingang an einer Stelle
Alle Eingangsrechnungen laufen über einen definierten Eingang, unabhängig davon, ob sie als Papier, als Datei im Anhang oder in einem strukturierten Rechnungsformat ankommen. Papier wird an einer Stelle eingelesen, elektronische Rechnungen werden direkt übernommen. Jeder Beleg bekommt beim Eingang eine laufende Nummer und einen Zeitstempel, sodass die Bearbeitungsdauer messbar wird.
Erfassung der Belegdaten
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Beträge, Steuerbeträge und Zahlungsziel werden ausgelesen und zur Prüfung vorgeschlagen. Was nicht sicher erkannt wird, bleibt sichtbar als offene Angabe stehen, statt still eine falsche Zahl zu übernehmen. Die Bearbeitung korrigiert einmal statt alles abzutippen.
Zuordnung zu Bestellung und Kostenstelle
Vorhandene Bestellungen und Wareneingänge werden dem Beleg zugeordnet, ebenso Kostenstelle und Sachkonto nach den bei Ihnen üblichen Regeln. Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung werden als solche gekennzeichnet und wandern in eine gesonderte Bearbeitung, statt im normalen Lauf unterzugehen.
Sachliche Prüfung durch die Fachseite
Die Person, die die Leistung angefordert hat, bestätigt, dass sie erbracht wurde. Sie sieht dabei den Beleg, die Bestellung und den Verlauf. Rückfragen werden am Vorgang notiert und nicht per Mail geführt, damit sie später zum Beleg gehören und nicht in einem Postfach liegen.
Freigabe nach Betragsgrenze
Die Freigabe folgt Ihrer Kompetenzregelung: Bis zu einem festgelegten Betrag entscheidet die Fachseite, darüber die Leitung, bei höheren Beträgen zusätzlich die Geschäftsführung oder der Vorstand. Wer wann was freigegeben hat, steht am Vorgang. Für Abwesenheiten hinterlegen wir eine Vertretung, damit der Lauf nicht stehen bleibt.
Übergabe und Ablage
Der freigegebene Beleg geht mit den geprüften Kontierungsangaben an das Buchhaltungssystem oder an Ihre Kanzlei. Anschließend liegt er unveränderbar in der Ablage, verknüpft mit Bestellung, Prüfvermerk und Freigabe. Eine Auskunft zu einem einzelnen Beleg ist damit eine Suche und kein Rundruf mehr.
Alle Eingangsrechnungen laufen über einen definierten Eingang, unabhängig davon, ob sie als Papier, als Datei im Anhang oder in einem strukturierten Rechnungsformat ankommen. Papier wird an einer Stelle eingelesen, elektronische Rechnungen werden direkt übernommen. Jeder Beleg bekommt beim Eingang eine laufende Nummer und einen Zeitstempel, sodass die Bearbeitungsdauer messbar wird.
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, Beträge, Steuerbeträge und Zahlungsziel werden ausgelesen und zur Prüfung vorgeschlagen. Was nicht sicher erkannt wird, bleibt sichtbar als offene Angabe stehen, statt still eine falsche Zahl zu übernehmen. Die Bearbeitung korrigiert einmal statt alles abzutippen.
Vorhandene Bestellungen und Wareneingänge werden dem Beleg zugeordnet, ebenso Kostenstelle und Sachkonto nach den bei Ihnen üblichen Regeln. Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung werden als solche gekennzeichnet und wandern in eine gesonderte Bearbeitung, statt im normalen Lauf unterzugehen.
Die Person, die die Leistung angefordert hat, bestätigt, dass sie erbracht wurde. Sie sieht dabei den Beleg, die Bestellung und den Verlauf. Rückfragen werden am Vorgang notiert und nicht per Mail geführt, damit sie später zum Beleg gehören und nicht in einem Postfach liegen.
Die Freigabe folgt Ihrer Kompetenzregelung: Bis zu einem festgelegten Betrag entscheidet die Fachseite, darüber die Leitung, bei höheren Beträgen zusätzlich die Geschäftsführung oder der Vorstand. Wer wann was freigegeben hat, steht am Vorgang. Für Abwesenheiten hinterlegen wir eine Vertretung, damit der Lauf nicht stehen bleibt.
Der freigegebene Beleg geht mit den geprüften Kontierungsangaben an das Buchhaltungssystem oder an Ihre Kanzlei. Anschließend liegt er unveränderbar in der Ablage, verknüpft mit Bestellung, Prüfvermerk und Freigabe. Eine Auskunft zu einem einzelnen Beleg ist damit eine Suche und kein Rundruf mehr.
Fristen gehören an den Vorgang, nicht in den Kalender einer Person
Der zweite große Hebel in der Verwaltung ist die Vertragsverwaltung. Verträge werden abgeschlossen, abgeheftet und dann meist erst wieder angefasst, wenn etwas passiert ist. Dabei tragen sie fast alle mindestens eine Frist: eine Kündigungsfrist, eine Verlängerungsautomatik, einen Preisanpassungstermin, eine Nachweispflicht oder ein Prüfintervall. Wir erfassen die Verträge einmal strukturiert, hängen das Dokument samt Nachträgen daran und legen die Fristen als Wiedervorlage an eine Rolle, nicht an eine Person. Der Hinweis kommt so früh, dass noch eine Entscheidung möglich ist, und er erreicht auch die Vertretung.
- Vertragsübersicht mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerungsregel
- Dokument und alle Nachträge am selben Datensatz statt in mehreren Ordnern
- Wiedervorlage an eine Rolle, damit Urlaub und Wechsel keine Frist kippen
- Vorlauf so gewählt, dass Verhandlung oder Anbieterwechsel noch möglich ist
- Jahresübersicht der auslaufenden Verträge für die Budgetplanung
Wo IT wirklich hilft — und wo der Mensch entscheidet
Automatisieren, wo der Ablauf regelhaft ist
Verwaltungsarbeit besteht aus regelhaften Schritten und aus Abwägungen. Die Trennlinie sauber zu ziehen ist wichtiger als der Umfang der Automatisierung: Wer Ermessen in Regeln presst, bekommt formal korrekte, inhaltlich falsche Ergebnisse.
Gut abbildbar
- Enthalten: Belegdaten auslesen und zur Prüfung vorschlagen statt abtippen
- Enthalten: Vorgänge nach festen Regeln der zuständigen Rolle zuweisen
- Enthalten: Freigabewege nach Betragsgrenzen abbilden und protokollieren
- Enthalten: Fristen überwachen und rechtzeitig zur Wiedervorlage bringen
- Enthalten: Vollständigkeit prüfen: fehlende Angaben und fehlende Anlagen melden
- Enthalten: Wiederkehrende Auswertungen aus einer gemeinsamen Datenbasis erzeugen
Bleibt Ermessenssache
- Nicht enthalten: Abwägungen mit Spielraum, etwa Kulanz gegenüber einem Lieferanten
- Nicht enthalten: Sonderfälle, die nur wenige Male im Jahr vorkommen und jedes Mal anders liegen
- Nicht enthalten: Personalentscheidungen und alles, was daran hängt
- Nicht enthalten: Vertragsverhandlungen und die Bewertung von Angeboten jenseits des Preises
- Nicht enthalten: Auslegung unklarer oder widersprüchlicher Vertragsklauseln
- Nicht enthalten: Eskalationen, bei denen es auf die Beziehung zum Gegenüber ankommt
Einstieg für Verwaltungseinheiten · netto zzgl. USt.
- Aufnahme des Laufwegs dort, wo die Vorgänge bearbeitet werden
- Freigabewege, Betragsgrenzen und Vertretungen schriftlich festgehalten
- Bericht mit priorisierten Maßnahmen und Schätzpreis je Maßnahme
- Lizenzen und Gebühren Dritter werden getrennt ausgewiesen
Am Anfang steht die Prozessanalyse: Wir nehmen einen abgegrenzten Verwaltungsablauf auf — meist den Rechnungseingang oder die Vertragsverwaltung — und legen den tatsächlichen Laufweg mit allen Übergaben, Freigaben und Ablageorten offen. Für einen Ablauf an einem Standort liegt die Analyse bei 1.900 € netto. Die anschließende Umsetzung beginnt bei 4.900 € netto je Automatisierung oder Schnittstelle und steht nach der Analyse als Festpreis fest. Die laufende Betreuung beginnt bei 190 € netto pro Monat. Alle Preise netto zzgl. USt.; die Herleitung steht auf der Preisübersicht.
Preisstand: September 2026. Laufende Leistungen sind einzeln buchbar und monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
Nachweis, Aufbewahrung und Datenschutz
In der Verwaltung ist die Nachvollziehbarkeit kein Komfortmerkmal, sondern der eigentliche Zweck vieler Schritte. Wer eine Rechnung freigegeben hat, muss auch Jahre später erkennbar sein. Kaufmännische Unterlagen unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten; für die Führung und Aufbewahrung in elektronischer Form gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Für personenbezogene Daten gilt zusätzlich die Datenschutz-Grundverordnung, für den Aufbau der Systeme geben die Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine brauchbare Richtschnur. Wir setzen das technisch um; die rechtliche Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihrer Kanzlei und Ihrer Datenschutzbeauftragung.
- Unveränderbare Ablage: einmal abgelegte Belege lassen sich nicht mehr stillschweigend austauschen
- Protokoll am Vorgang: wer hat wann geprüft, freigegeben, geändert oder zurückgewiesen
- Rollen- und Rechtekonzept, das den Zugriff auf Personalunterlagen wirksam einschränkt
- Vertretungsregelung, die dokumentiert ist und nicht über geteilte Zugangsdaten funktioniert
- Löschkonzept: welche Unterlage wird wie lange aufbewahrt und danach entfernt
- Auskunftsfähigkeit: zu einem Beleg oder Vertrag lässt sich der vollständige Verlauf zeigen
- Verarbeitung und Ablage in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschfristen
Personaldaten brauchen einen eigenen Zugriffsbereich
So läuft ein Projekt in Ihrer Verwaltung ab
Aufnahme des Laufwegs
Die Prozessanalyse beginnt an den Arbeitsplätzen: Wir sehen uns an, wie ein Vorgang tatsächlich läuft, wo er wartet, welche Listen und Postfächer als Zwischenablage dienen und welche Ausnahmen es gibt. Am Ende steht ein schriftlicher Bericht mit priorisierten Maßnahmen und Schätzpreisen, den Sie auch ohne uns weiterverwenden können.
Festlegung von Rollen und Freigabewegen
Bevor Technik ins Spiel kommt, halten wir schriftlich fest, wer welche Vorgänge bearbeitet, bis zu welchem Betrag wer freigibt und wer im Abwesenheitsfall vertritt. Diese Festlegung ist die häufigste Fundstelle in Verwaltungsprojekten, weil sie in vielen Häusern nur mündlich existiert. Das Ergebnis wandert in die Prozessdokumentation.
Systeme verbinden
Damit Belege nicht erneut erfasst werden, verbinden wir die beteiligten Systeme über Schnittstellen — etwa den Beleglauf mit dem Buchhaltungssystem, die Bestellung mit dem Wareneingang oder die Stammdaten aus der Warenwirtschaft. Wo dieselben Angaben an mehreren Stellen gepflegt werden, klärt die Datenintegration, welche Quelle künftig führt.
Ablauf automatisieren
Die Prozessautomatisierung übernimmt die regelhaften Schritte: Zuweisung nach Zuständigkeit, Prüfung auf Vollständigkeit, Erinnerung an liegen gebliebene Vorgänge, Weiterleitung nach Freigabe. Papier, das noch im Weg steht, lösen wir über Dokumente digitalisieren ab, sodass die Ablage durchsuchbar wird.
Einführung mit den Beteiligten
Wir testen mit echten Vorgängen aus Ihrem Haus, nicht mit Beispielen. Danach folgt Schulung und Einführung für die Bearbeitung und für die Freigebenden, jeweils an ihrem eigenen Ausschnitt. Die alte Arbeitsweise bleibt in der Übergangszeit erreichbar, damit niemand ins Leere greift.
Betrieb und Auswertung
Im laufenden Betrieb überwachen wir die eingerichteten Übertragungen und melden uns, wenn ein Lauf ausbleibt. Auf der gewonnenen Datenbasis lassen sich anschließend Kennzahlen und Auswertungen aufbauen: Durchlaufzeiten, offene Vorgänge je Zuständigkeit, ausgenutzte Skontofristen.
Die Prozessanalyse beginnt an den Arbeitsplätzen: Wir sehen uns an, wie ein Vorgang tatsächlich läuft, wo er wartet, welche Listen und Postfächer als Zwischenablage dienen und welche Ausnahmen es gibt. Am Ende steht ein schriftlicher Bericht mit priorisierten Maßnahmen und Schätzpreisen, den Sie auch ohne uns weiterverwenden können.
Bevor Technik ins Spiel kommt, halten wir schriftlich fest, wer welche Vorgänge bearbeitet, bis zu welchem Betrag wer freigibt und wer im Abwesenheitsfall vertritt. Diese Festlegung ist die häufigste Fundstelle in Verwaltungsprojekten, weil sie in vielen Häusern nur mündlich existiert. Das Ergebnis wandert in die Prozessdokumentation.
Damit Belege nicht erneut erfasst werden, verbinden wir die beteiligten Systeme über Schnittstellen — etwa den Beleglauf mit dem Buchhaltungssystem, die Bestellung mit dem Wareneingang oder die Stammdaten aus der Warenwirtschaft. Wo dieselben Angaben an mehreren Stellen gepflegt werden, klärt die Datenintegration, welche Quelle künftig führt.
Die Prozessautomatisierung übernimmt die regelhaften Schritte: Zuweisung nach Zuständigkeit, Prüfung auf Vollständigkeit, Erinnerung an liegen gebliebene Vorgänge, Weiterleitung nach Freigabe. Papier, das noch im Weg steht, lösen wir über Dokumente digitalisieren ab, sodass die Ablage durchsuchbar wird.
Wir testen mit echten Vorgängen aus Ihrem Haus, nicht mit Beispielen. Danach folgt Schulung und Einführung für die Bearbeitung und für die Freigebenden, jeweils an ihrem eigenen Ausschnitt. Die alte Arbeitsweise bleibt in der Übergangszeit erreichbar, damit niemand ins Leere greift.
Im laufenden Betrieb überwachen wir die eingerichteten Übertragungen und melden uns, wenn ein Lauf ausbleibt. Auf der gewonnenen Datenbasis lassen sich anschließend Kennzahlen und Auswertungen aufbauen: Durchlaufzeiten, offene Vorgänge je Zuständigkeit, ausgenutzte Skontofristen.
Vertretung, die im Ernstfall greift
Eine Vertretungsregelung, die aus einem geteilten Passwort besteht, ist keine. Wir hinterlegen Vertretungen als eigene Berechtigung mit Zeitraum und Protokoll. Damit bleibt erkennbar, wer in Vertretung gehandelt hat — und Vorgänge bleiben nicht liegen, weil eine einzelne Person nicht im Haus ist.
Rollen statt Einzelrechte
Rechte werden an Rollen vergeben, nicht an Personen. Ein Wechsel in der Zuständigkeit ist dann eine Zuordnung und keine Sammelaktion über zwanzig Ordner. Das reduziert den Verwaltungsaufwand bei Neueinstellungen und Austritten und macht bei Prüfungen belegbar, wer worauf zugreifen durfte.
Ablage, die Auskunft ermöglicht
Belege, Verträge und Nachträge liegen an einem Ort, verknüpft mit dem Vorgang, aus dem sie stammen. Gesucht wird nach Lieferant, Betrag, Zeitraum oder Vertragsnummer statt nach Ordnerstruktur. Eine Auskunft an Geschäftsführung, Gremium oder Prüfung wird damit zu einer Abfrage.
Zahlen ohne Sammelaktion
Sobald Vorgänge strukturiert geführt werden, entstehen Auswertungen als Nebenprodukt: offene Rechnungen nach Fälligkeit, Vorgänge je Zuständigkeit, Durchlaufzeiten, auslaufende Verträge im nächsten Quartal. Die Vorbereitung einer Sitzung besteht dann aus Prüfen statt aus Zusammentragen.
Typische Ausgangslagen aus Verwaltungsprojekten
Illustrative, anonymisierte Szenarien aus typischen Projektverläufen (Projekterfahrung). Keine Kundenangaben, keine zugesicherten Ergebnisse.
Was wir in der Verwaltung nicht übernehmen
- Keine hoheitlichen Fachverfahren: Wir arbeiten an Ihrer eigenen kaufmännischen Verwaltung, nicht an Verfahren, die im Rahmen öffentlich-rechtlicher Aufgaben geführt werden.
- Keine Rechts- oder Steuerberatung: Fragen zu Aufbewahrungspflichten, Vertragsgestaltung oder steuerlichen Folgen gehören zu Ihrer Kanzlei; wir setzen deren Vorgaben technisch um.
- Keine Datenschutzbeauftragung: Wir liefern die technische Umsetzung und die Dokumentation dazu, übernehmen aber nicht die Rolle Ihrer Datenschutzbeauftragung.
- Keine Organisationsberatung: Wer welche Aufgabe übernimmt und wie Ihr Haus aufgebaut ist, entscheiden Sie; wir bilden die getroffene Festlegung ab.
- Keine Personalbewertung: Aus Durchlaufzeiten und Vorgangszahlen lassen sich keine Leistungsvergleiche zwischen Mitarbeitenden ableiten, und wir stellen dafür keine Auswertungen bereit.
- Keine Zusagen zu Einsparungen: Wir schätzen Aufwand und Wirkung je Maßnahme, sichern aber keine Ergebnisgrößen zu.
Welche Bausteine in Ihrem Fall zum Einsatz kommen, entscheidet der Bericht aus der Prozessanalyse. Häufig sind es Prozessautomatisierung für den Beleglauf, Schnittstellen zum Buchhaltungssystem und Dokumente digitalisieren für die Ablage. Wo eine in die Jahre gekommene Fachanwendung im Weg steht, ist Altsysteme ablösen das Thema; für belastbare Zahlen sorgt Kennzahlen und Auswertung. Wie andere Branchen davon profitieren, zeigt die Branchenübersicht, und wo wir vor Ort arbeiten, steht unter Regionen. Einen Gesamtüberblick gibt die Seite Leistungen.
Welcher Verwaltungsvorgang kostet Sie derzeit die meiste Zeit?
Beschreiben Sie uns in wenigen Sätzen, wie ein Vorgang bei Ihnen läuft — vom Eingang bis zur Ablage. Wir sagen Ihnen im Vorgespräch offen, ob eine Prozessanalyse der richtige nächste Schritt ist oder ob sich die Sache kürzer klären lässt.