Abschläge und Nachträge am Bau: den Zahlungsfluss ordnen

Ein Leistungsstand ist ein Datensatz mit Stichtag, kein Bauchgefühl. Er beantwortet drei Fragen: Welche Positionen des Leistungsverzeichnisses sind zu welchem Anteil erbracht, womit ist das belegt, und was davon wurde bereits abgerechnet. Sobald diese drei Angaben an einer Stelle liegen, ist die Abschlagsrechnung ein Auswahlvorgang: Stichtag wählen, Positionen bestätigen, Aufstellung erzeugen. Liegen sie nicht vor, wird jede Abschlagsrechnung zur kleinen Ermittlung mit Rückfragen an drei Personen.

Der wichtigste Zusatz ist die Herkunft je Feld. Die Vertragsmenge kommt aus dem Leistungsverzeichnis, die erbrachte Menge aus dem Aufmaß, der Nachweis aus Foto und Stundenzettel, der bereits abgerechnete Anteil aus dem eigenen Rechnungsbuch. Wo eine dieser Herkünfte fehlt, entsteht ein Feld, das jemand schätzt - und geschätzte Felder sind später genau die, über die gestritten wird. Ein Leistungsstand ohne Aufmaßbezug ist keine Grundlage, sondern eine Behauptung mit Datum.

Zwei Felder werden regelmäßig vergessen und kosten am Ende am meisten. Das erste ist der Stichtag: Ohne ihn lässt sich nicht sagen, ob eine Leistung in diesen oder in den nächsten Abschlag gehört, und doppelt abgerechnete Mengen sind der schnellste Weg zu einer gekürzten Zahlung. Das zweite ist der Nachweis. Ein Foto, das am Vorgang hängt, ist Teil der Aufstellung; dasselbe Foto in einer Kurznachricht ist verloren. Wie eine geordnete, nachvollziehbare Ablage solcher Belege aussieht, beschreibt GoBD-konforme Belegablage.

Für den Bauvertrag hat der Gesetzgeber eine Uhr eingebaut, die viele Betriebe nicht nutzen, weil sie den Startzeitpunkt nicht erfassen. Erzielen die Parteien binnen 30 Tagen (§ 650b Absatz 2 Satz 1 BGB) nach Zugang des Änderungsbegehrens beim Unternehmer keine Einigung, kann der Besteller die Änderung in Textform anordnen. Das ist für beide Seiten eine Entlastung: Es gibt einen Weg aus der Hängepartie, und er ist datiert.

Für den Zahlungsfluss ist die zweite Regel noch wichtiger. Haben sich die Parteien über die Höhe nicht geeinigt, kann der Unternehmer bei der Berechnung von Abschlagszahlungen 80 Prozent (§ 650c Absatz 3 Satz 1 BGB) einer im Nachtragsangebot genannten Mehrvergütung ansetzen. Die Voraussetzung dafür ist kein Verhandlungsgeschick, sondern ein Datensatz: ein Angebot nach § 650b Absatz 1 Satz 2, datiert und zugegangen. Wer den Nachtrag nur als Notiz führt, hat diese Möglichkeit schlicht nicht.

Die Uhr ist kein Selbstzweck. Sie verhindert den Zustand, der am Bau am meisten Geld kostet: ausgeführt, aber nie beauftragt. Wer die Ausführung ohne Einigung und ohne Anordnung beginnt, arbeitet auf eigenes Risiko und muss später beweisen, was verlangt wurde. Ein Vorgang mit Zeitstempeln ist dafür der Unterschied zwischen einer Akte und einer Erinnerung. Wie sich Zustimmungen und Mitzeichnungen überhaupt sauber abbilden lassen, steht in Freigaben digital abbilden.

Drei Anbindungen tragen den größten Teil des Nutzens. Die erste führt vom Aufmaß in den Leistungsstand: Wer auf der Baustelle misst, schreibt in denselben Datensatz, aus dem später die Aufstellung entsteht. Die zweite führt von der Zeiterfassung in den Nachtrag, damit Stunden für geänderte Leistungen nicht im allgemeinen Auftrag verschwinden. Die dritte führt von der Rechnung in die Buchhaltung, damit offene Abschläge, Sicherheitseinbehalte und Zahlungseingänge ohne zweite Erfassung sichtbar sind. Welche Wege dafür technisch in Frage kommen, beschreibt die Seite Schnittstellen.

Der Rechnungsausgang ist dabei der Punkt, an dem zwei Vorhaben zusammenlaufen. Wer die Strecke ohnehin anfasst, sollte den Rechnungsweg gleich auf das Format bringen, das ab 2027 stufenweise verpflichtend wird - der Aufwand ist einmal zu tragen, nicht zweimal. Was dabei zu beachten ist, steht in E-Rechnungspflicht 2027. Umgekehrt gilt für die eingehende Seite dasselbe Prinzip, dort mit Bestellung, Lieferschein und Rechnung; wie dieser Abgleich läuft, zeigt Rechnungsprüfung automatisieren.

Auch die Vertragsgestaltung selbst hat eine Grenze, die sich in den Stammdaten abbilden lässt. Eine Vereinbarung, nach der die Zahlung erst nach mehr als 60 Tagen (§ 271a Absatz 1 Satz 1 BGB) nach Empfang der Gegenleistung verlangt werden kann, ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und nicht grob unbillig ist. Wer Zahlungsziele je Auftraggeber hinterlegt, sieht auf einen Blick, welche Verträge oberhalb der üblichen Spanne liegen. Was daraus folgt, ist eine kaufmännische Entscheidung; die rechtliche Bewertung gehört in fachliche Prüfung.

Wenn die Kette steht, lässt sie sich steuern. Fünf Zahlen genügen dafür, und alle fünf entstehen aus Feldern, die ohnehin gepflegt werden - sie kosten also keine zusätzliche Erfassung.

Diese Zahlen wirken auch nach innen. Wer dem Bauleiter zeigen kann, welcher Anteil seiner Nachträge mit Angebot geführt ist und wie der Anteil im Nachbarvorhaben aussieht, führt eine andere Besprechung als mit dem Satz, man müsse eben sorgfältiger arbeiten. Dasselbe gilt für die Planung der Mannschaft: Wer Einsätze samt Qualifikation und Ruhezeiten im Plan prüft, statt sie nachträglich zu korrigieren, hat weniger Korrekturen in Lohn und Abrechnung - beschrieben in Einsatzplanung: Ruhezeiten und Qualifikation im Plan prüfen. Und wenn trotz allem nicht gezahlt wird, greift eine geordnete Kette aus Erinnerung und Mahnung, wie sie Mahnwesen automatisieren beschreibt.