Prozessoptimierung in Hildesheim: erst den Ablauf ansehen, dann Handarbeit abschaffen
Unser Firmensitz liegt in Söhlde im Landkreis Hildesheim, gut zwanzig Kilometer von der Innenstadt entfernt. Wir nehmen Ihre Abläufe dort auf, wo gearbeitet wird: in der Fertigung, im Büro, im Lager, auf der Baustelle. Danach wissen Sie, welcher Schritt sich zuerst lohnt, was er kostet und welcher noch warten kann.
Hildesheim ist Kreisstadt und Oberzentrum im südlichen Niedersachsen, dazu Universitäts- und Hochschulstandort. Wirtschaftlich getragen wird die Stadt von Automobilzulieferung, Elektrotechnik, Maschinenbau, einem dichten Handwerk und einem breiten Dienstleistungssektor. Das ergibt eine Mischung, die man in Prozessprojekten deutlich merkt: Auf der einen Seite Betriebe, die eng in Lieferketten hängen und deren Abläufe von außen getaktet werden. Auf der anderen Seite Betriebe, die ihre Termine selbst planen und deren Engpass eher in der Verwaltung sitzt. Wir arbeiten für beide — und beginnen in beiden Fällen mit derselben Frage: Wo wird dieselbe Angabe im Haus ein zweites Mal von Hand eingetippt?
Derselbe Auftrag: heute dreimal getippt, künftig einmal erfasst
Warum das Thema in Hildesheimer Betrieben aufkommt
Wer als Automobilzulieferer oder als Fertiger in der Elektrotechnik arbeitet, bekommt die Anforderungen an seine Abläufe von den Abnehmern gestellt. Lieferabrufe kommen elektronisch herein, Rückmeldungen sollen zeitnah zurück, Prüfergebnisse müssen nachweisbar sein, und die Losgrößen werden kleiner statt größer. Genau an dieser Stelle wird sichtbar, ob ein Betrieb seine Daten im Griff hat: Wenn der Abruf im Postfach landet, dort ausgedruckt und anschließend in die Warenwirtschaft eingetippt wird, entsteht bei jedem Vorgang derselbe Aufwand — und ein Fehlerrisiko, das mit der Zahl der Positionen wächst. Der Maschinenbau in der Region hat ein verwandtes Bild: viel Auftragsfertigung, viele Sonderfälle, und eine Kalkulation, die sich am Ende oft in einer Tabellenkalkulation neben dem eigentlichen System abspielt.
Im Handwerk und bei den Dienstleistern der Stadt sieht die Ausgangslage anders aus, das Grundproblem aber ähnlich. Aufträge kommen über Telefon, Postfach und Formular herein, Stunden und Material werden auf der Baustelle notiert, abends in eine Liste übertragen und am Monatsende noch einmal für die Abrechnung erfasst. Dazwischen liegen Fahrten, Rückfragen und ein Stapel Belege. Der Hochschul- und Verwaltungsanteil der Stadt bringt zusätzlich eine Gruppe von Betrieben mit sich, deren Arbeit vor allem aus Anträgen, Fristen, Nachweisen und Ablage besteht — dort geht Zeit weniger im Lager als in der Aktenlage verloren. Für alle drei Gruppen gilt: Die Technik ist selten das Problem. Das Problem ist, dass niemand den vollständigen Weg eines Vorgangs beschreiben kann, weil jede Abteilung nur ihren Abschnitt kennt.
Typische Ausgangslagen, die wir in der Region antreffen
Die folgenden Punkte stammen aus Gesprächen und Aufnahmen in Betrieben zwischen Hildesheim, der Börde und dem Leinetal (Projekterfahrung). Sie tauchen quer über Branchen hinweg auf, weil sie nicht an der Fachlichkeit hängen, sondern daran, wie Systeme über die Jahre nebeneinander gewachsen sind.
Doppelerfassung zwischen den Systemen
Der Auftrag steht in der Warenwirtschaft, die Rechnung entsteht im Buchhaltungssystem, die Stunden liegen in der Zeiterfassung — und jede Angabe wird mindestens zweimal getippt. Sobald sich etwas ändert, driften die Stände auseinander, und jemand gleicht sie am Monatsende von Hand ab.
Der Weg über das Postfach
Bestellungen, Lieferabrufe und Bestätigungen laufen über Sammelpostfächer. Was dort ankommt, wird ausgedruckt, abgezeichnet, eingescannt und wieder erfasst. Der Vorgang wechselt dabei drei- bis viermal das Medium, ohne dass sich am Inhalt etwas ändert.
Nachweise auf Papier
Prüfprotokolle, Wartungsscheine, Lieferscheine und Abnahmen entstehen auf Papier, weil das im Hallenbetrieb am schnellsten geht. Gesucht werden sie später im Ordner. Wer eine Rückverfolgung braucht, plant dafür einen halben Tag ein.
Stunden und Material vom Zettel
Auf der Baustelle oder im Außeneinsatz wird notiert, im Büro übertragen und zur Abrechnung erneut erfasst. Was zwischen Zettel und Rechnung verloren geht, fällt niemandem auf, weil es keine Gegenprobe gibt.
Auswertungen von Hand
Zahlen für die Monatsbesprechung werden aus mehreren Quellen in eine Tabellenkalkulation kopiert. Die Vorbereitung kostet regelmäßig einen Tag, und bei der Vorlage sind die Werte bereits überholt. Rückfragen zur Herkunft einer Zahl kann meist nur eine Person beantworten.
Suchen als heimlicher Posten
Welche Fassung des Angebots gilt, wo liegt der unterschriebene Auftrag, wer hat zuletzt mit dem Kunden gesprochen? Suchzeiten stehen in keiner Auswertung, verteilen sich aber über den ganzen Tag und treffen ausgerechnet die Leute, die am meisten wissen.
So läuft ein Projekt in Hildesheim ab
Wir fangen nicht mit einem Werkzeugvorschlag an, sondern mit einer Aufnahme. Den Einstieg bildet die Prozessanalyse: ein bis zwei Tage bei Ihnen im Haus, danach ein schriftlicher Bericht mit einer Maßnahmenliste, die nach Aufwand und Wirkung sortiert ist. Erst wenn diese Liste steht, sprechen wir über Umsetzung. Welche Bausteine dafür infrage kommen, zeigt die Übersicht der Leistungen; die Preisgrundlage steht auf der Seite Preise.
Analyse: den Ablauf aufnehmen
Wir kommen zu Ihnen nach Hildesheim oder in den Landkreis und begleiten die Arbeitsplätze, an denen der Vorgang tatsächlich bearbeitet wird. Aufgenommen wird jeder Schritt, jede Übergabe, jedes Programm und jede Liste, die nebenher geführt wird. Wir fragen ausdrücklich nach den Fällen, die nicht dem Standard entsprechen — sie machen einen Ablauf meist teurer als der Normalfall. Bewertet wird an dieser Stelle nichts, es wird nur mitgeschrieben.
Priorisierung: die Reihenfolge festlegen
Aus der Aufnahme entsteht ein Bericht mit Fundstellen, Maßnahmen und Schätzpreisen. Wir gehen ihn gemeinsam durch und legen die Reihenfolge fest. Maßgeblich sind drei Größen: wie viel Arbeitszeit eine Schwachstelle im Jahr bindet, wie aufwendig die Umsetzung ist und was passiert, wenn sie länger dauert als geplant. Am Anfang stehen kleine, sichere Schritte, damit im Betrieb sichtbar wird, dass sich etwas bewegt.
Umsetzung: Festpreis nach der Analyse
Erst jetzt wird gebaut — eine Automatisierung für wiederkehrende Handarbeit, eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen, eine saubere Datenintegration oder der Weg vom Papier in die digitale Ablage über Dokumente digitalisieren. Der Umfang steht schriftlich, der Preis ist ein Festpreis, und abgenommen wird gegen das, was im Bericht beschrieben ist. Getestet wird vorher mit echten Vorgängen aus Ihrem Haus.
Betrieb: dass es auch im Alltag hält
Nach der Übergabe schulen wir die Beteiligten vor Ort und hinterlegen eine kurze Arbeitsanleitung. Wer möchte, gibt uns anschließend den laufenden Betrieb mit: Überwachung der eingerichteten Übertragungen, Meldung bei ausbleibenden Läufen, Anpassung, wenn sich eines Ihrer Systeme ändert. Damit die Lösung im Haus bleibt und nicht an einer Person hängt, gehören Prozessdokumentation und Einführung dazu.
Wir kommen zu Ihnen nach Hildesheim oder in den Landkreis und begleiten die Arbeitsplätze, an denen der Vorgang tatsächlich bearbeitet wird. Aufgenommen wird jeder Schritt, jede Übergabe, jedes Programm und jede Liste, die nebenher geführt wird. Wir fragen ausdrücklich nach den Fällen, die nicht dem Standard entsprechen — sie machen einen Ablauf meist teurer als der Normalfall. Bewertet wird an dieser Stelle nichts, es wird nur mitgeschrieben.
Aus der Aufnahme entsteht ein Bericht mit Fundstellen, Maßnahmen und Schätzpreisen. Wir gehen ihn gemeinsam durch und legen die Reihenfolge fest. Maßgeblich sind drei Größen: wie viel Arbeitszeit eine Schwachstelle im Jahr bindet, wie aufwendig die Umsetzung ist und was passiert, wenn sie länger dauert als geplant. Am Anfang stehen kleine, sichere Schritte, damit im Betrieb sichtbar wird, dass sich etwas bewegt.
Erst jetzt wird gebaut — eine Automatisierung für wiederkehrende Handarbeit, eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen, eine saubere Datenintegration oder der Weg vom Papier in die digitale Ablage über Dokumente digitalisieren. Der Umfang steht schriftlich, der Preis ist ein Festpreis, und abgenommen wird gegen das, was im Bericht beschrieben ist. Getestet wird vorher mit echten Vorgängen aus Ihrem Haus.
Nach der Übergabe schulen wir die Beteiligten vor Ort und hinterlegen eine kurze Arbeitsanleitung. Wer möchte, gibt uns anschließend den laufenden Betrieb mit: Überwachung der eingerichteten Übertragungen, Meldung bei ausbleibenden Läufen, Anpassung, wenn sich eines Ihrer Systeme ändert. Damit die Lösung im Haus bleibt und nicht an einer Person hängt, gehören Prozessdokumentation und Einführung dazu.
Einstieg für Betriebe aus Hildesheim · netto zzgl. USt.
- Aufnahme im Betrieb, nicht per Bildschirmübertragung
- Bericht mit Maßnahmenliste und Schätzpreis je Maßnahme
- Festpreis für die Umsetzung, sobald der Umfang feststeht
- Keine Anfahrtspauschale im Landkreis Hildesheim
Ein abgegrenzter Ablauf an einem Standort liegt bei 1.900 € netto: Vorgespräch, Aufnahme vor Ort, Auswertung, schriftlicher Bericht und die gemeinsame Besprechung. Umfangreichere Aufnahmen über mehrere Abteilungen stimmen wir vorab schriftlich ab. Die Umsetzung beginnt bei 4.900 € netto je Automatisierung oder Schnittstelle als Festpreis nach der Analyse, die laufende Betreuung bei 190 € netto pro Monat. Für Termine in Hildesheim und im Landkreis berechnen wir keine Anfahrtspauschale. Alle Preise netto zzgl. USt., Einzelheiten auf der Preisübersicht.
Preisstand: September 2026. Laufende Leistungen sind einzeln buchbar und monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
Was kurze Wege im Projekt konkret bedeuten
Nähe ist kein Werbeargument, sondern eine Frage der Arbeitsweise. Ein Ablauf lässt sich am Bildschirm beschreiben, aber nicht beobachten. Wer sehen will, warum ein Lieferschein regelmäßig zwei Tage liegen bleibt, muss dort stehen, wo er liegen bleibt. Aus der Entfernung zwischen Söhlde und Hildesheim ergibt sich, dass ein Termin kein Reisetag ist: Ein Vormittag im Betrieb, ein Rückweg, und am Nachmittag steht die Auswertung. Das ändert die Art der Zusammenarbeit spürbar.
Aufnahme am Arbeitsplatz
Wir setzen uns neben die Menschen, die den Vorgang täglich bearbeiten. Die entscheidenden Sätze fallen nicht im Besprechungsraum, sondern am Schreibtisch und an der Maschine — meist als Nebenbemerkung darüber, was man eigentlich anders macht als vorgesehen.
Ansprechpartner statt Ticketsystem
Sie sprechen mit der Person, die Ihre Systemlandschaft kennt und die Umsetzung selbst gebaut hat. Es gibt keine Eskalationsstufen und keine wechselnden Bearbeiter, die sich erst einlesen müssen. Rückfragen klären wir am Telefon, nicht in einem Formular.
Übergabe und Einweisung vor Ort
Eine neue Lösung setzt sich durch, wenn sie am ersten Tag jemand erklärt. Wir zeigen sie in Ihren Räumen an echten Vorgängen, nehmen die Rückmeldungen direkt auf und passen an, bevor sich Umgehungslösungen einspielen.
Im Störungsfall erreichbar
Wenn eine Übertragung nicht läuft, hilft in der Regel eine Fernsitzung. Wenn nicht, ist der Weg aus dem Landkreis kurz genug, dass jemand vorbeikommen kann. Feste Reaktionszeiten regeln wir schriftlich in der Betreuungsvereinbarung.
Termine in Hildesheim und im Landkreis
Drei Wege, ein Ablaufproblem anzugehen
Was Betriebe üblicherweise tun — und was wir empfehlen
Die Entscheidung fällt selten zwischen zwei Anbietern, sondern zwischen drei Vorgehensweisen.
So weiterarbeiten wie bisher
- Enthalten: Kostet zunächst nichts und bindet keine Kapazität
- Enthalten: Der Aufwand bleibt unsichtbar, weil er über viele Personen verteilt ist
- Enthalten: Bei Krankheit oder Wechsel fehlt das Wissen, das nur im Kopf lag
- Enthalten: Anforderungen von Abnehmern werden mit noch mehr Handarbeit aufgefangen
Neue Software kaufen
- Enthalten: Ein sichtbarer Schritt, oft mit klarem Preisschild
- Enthalten: Der alte Ablauf wird nachgebaut, weil ihn niemand vorher beschrieben hat
- Enthalten: Die Altsysteme bleiben, die Zahl der Erfassungsstellen steigt
- Enthalten: Nach der Einführung entstehen neue Nebenlisten für alles, was fehlt
Erst analysieren, dann umsetzen
- Enthalten: Der Ablauf wird aufgenommen, bevor über Werkzeuge gesprochen wird
- Enthalten: Jede Maßnahme bekommt Aufwand, Wirkung und Schätzpreis
- Enthalten: Der Bericht gehört Ihnen und verpflichtet zu nichts
- Enthalten: Umgesetzt wird in kleinen Schritten mit Festpreis je Schritt
Typische Ausgangslagen aus Gesprächen in der Region
Illustrative Szenarien aus typischen Projektverläufen (Projekterfahrung), anonymisiert und ohne Kundenangaben.
| Ausgangslage im Betrieb | Was wir zuerst prüfen | Woran anschließend meist gearbeitet wird |
|---|---|---|
| Aufträge kommen über mehrere Kanäle herein | Wo ein Vorgang entsteht und wer ihn zuerst anfasst | Ein definierter Eingang mit einheitlichen Pflichtangaben |
| Dieselbe Angabe steht in mehreren Systemen | Welches System die Angabe führt und wer sie ändert | Schnittstelle oder Datenintegration in eine Richtung |
| Nachweise und Belege liegen auf Papier | Wer wann danach sucht und wie oft das vorkommt | Erfassung am Entstehungsort und geordnete Ablage |
| Auswertungen entstehen von Hand | Aus welchen Quellen die Zahlen stammen | Eine gemeinsame Datenbasis für wiederkehrende Berichte |
| Ein altes Programm blockiert alles Weitere | Welche Funktionen wirklich genutzt werden | Schrittweise Ablösung statt Austausch an einem Wochenende |
Welcher dieser Wege für Sie infrage kommt, entscheidet der Bericht und nicht das Gespräch vorher. Häufig sind es Prozessautomatisierung für wiederkehrende Handarbeit, Schnittstellen zwischen Systemen, die heute nebeneinanderher laufen, oder Datenintegration, wenn dieselben Angaben an mehreren Stellen gepflegt werden. Steht Papier im Weg, geht es um Dokumente digitalisieren; fehlt der Überblick, um Kennzahlen und Auswertung. Bremst ein in die Jahre gekommenes Programm den Rest, ist Altsysteme ablösen das Thema. Welche Anforderungen dabei je nach Fach gelten, ordnen wir auf der Seite Branchen ein; weitere Standorte finden Sie unter Regionen.
Der teuerste Ablauf in einem Betrieb ist selten der komplizierteste. Es ist der einfache, den jemand fünfzigmal am Tag von Hand wiederholt.
Sie sitzen in Hildesheim und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen?
Beschreiben Sie uns in wenigen Sätzen, welcher Vorgang die meiste Zeit frisst. Wir sagen Ihnen im Vorgespräch offen, ob eine Prozessanalyse der richtige Schritt ist — oder ob sich die Sache kürzer klären lässt.
Hildesheim und die Standorte im Umkreis
Unser Firmensitz liegt in Söhlde im Landkreis Hildesheim. Auch die übrigen Standorte in der Region erreichen wir ohne Übernachtung — die Seiten dazu finden Sie hier.
Was Sie für den ersten Termin bereitlegen
- Drei bis fünf abgeschlossene Vorgänge: einen normalen, einen aufwendigen und einen, bei dem etwas schiefgelaufen ist
- Die Namen der Programme, die am Ablauf beteiligt sind, und wer sie im Haus betreut
- Die Listen und Tabellen, die neben den offiziellen Systemen geführt werden
- Eine Ansprechperson, die über Zuständigkeiten und Systemzugänge entscheiden darf
- Ein bis zwei Stunden Zeit je Arbeitsplatz im laufenden Betrieb (Projekterfahrung), ohne Vorbereitung
- Die Zusage an Ihr Team, dass es um den Ablauf geht und nicht um die Bewertung einzelner Personen