Zehn Leistungen, die Abläufe im Unternehmen verschlanken
Von der Ist-Aufnahme über Automatisierung und Schnittstellen bis zum laufenden Betrieb: Wir sehen uns an, wie in Ihrem Betrieb wirklich gearbeitet wird, entfernen Doppelerfassungen und Medienbrüche und führen die Systeme zusammen, die heute nebeneinanderher laufen.
Einstieg und Umsetzung · netto zzgl. USt.
- Erst messen, dann bauen: Die Analyse steht vor jeder Umsetzung
- Festpreis je Maßnahme statt offener Aufwandsschätzung
- Jede Ausbaustufe hat einen eigenen, sichtbaren Nutzen
- Betrieb, Anpassung und Ansprechpartner auch nach der Einführung
Die Prozessanalyse startet bei 1.900 € netto und umfasst die Bestandsaufnahme im Betrieb, einen schriftlichen Bericht und eine priorisierte Maßnahmenliste. Jede Automatisierung oder Schnittstelle in der Umsetzung liegt bei ab 4.900 € netto, als Festpreis, der nach der Analyse feststeht. Die laufende Betreuung beginnt bei 190 € netto pro Monat. Alle Preise netto zzgl. USt.; Lizenzen und Gebühren Dritter weisen wir getrennt aus. Die vollständige Aufstellung steht auf der Preisübersicht.
Preisstand: September 2026. Laufende Leistungen sind einzeln buchbar und monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
In den meisten mittelständischen Betrieben ist die Software nicht das Problem. Das Problem sind die Lücken dazwischen: Ein Auftrag wird im Kundengespräch notiert, in eine Liste übertragen, in die Auftragssoftware getippt, per Mail an die Werkstatt geschickt und am Monatsende noch einmal für die Abrechnung gesucht. Jeder dieser Schritte kostet Zeit, und an jeder Übergabe entstehen Fehler. Unsere zehn Leistungen setzen genau dort an: Wir nehmen den Ablauf auf, entfernen die überflüssigen Übergaben und verbinden die Systeme, die die Arbeit ohnehin schon kennen.
Zehn Leistungen in sechs Ebenen
Alle Leistungen im Überblick
Die zehn Leistungsbereiche greifen ineinander, lassen sich aber einzeln beauftragen. In der Regel beginnt ein Projekt mit der Prozessanalyse, weil sie die Reihenfolge festlegt: Welcher Ablauf kostet am meisten Zeit, welcher lässt sich am schnellsten verbessern, und welche Maßnahme trägt die nächste? Erst danach entscheidet sich, ob eine Automatisierung, eine Schnittstelle oder zunächst eine saubere Datenbasis der richtige nächste Schritt ist.
Prozessanalyse
Ist-Aufnahme der Abläufe im Betrieb: Wo wird doppelt erfasst, wo bricht die Kette, wo wartet jemand auf jemanden. Ergebnis ist ein Bericht mit priorisierten Maßnahmen.
Mehr erfahrenProzessautomatisierung
Wiederkehrende Handarbeit übernimmt die Technik: Belege weiterreichen, Bestätigungen versenden, Termine anlegen, Daten übertragen. Ausnahmen bleiben in menschlicher Hand.
Mehr erfahrenSchnittstellen
Systeme verbinden statt abzutippen: über Programmierschnittstellen, eine Vermittlungsschicht, Webhooks oder geregelten Dateiaustausch, je nachdem, was das System hergibt.
Mehr erfahrenDatenintegration
Verstreute Listen, Ordner und Insellösungen werden zu einer gemeinsamen Datenbasis zusammengeführt, mit klarer Zuständigkeit je Datensatz und ohne konkurrierende Stände.
Mehr erfahrenDokumente digitalisieren
Papier, Scans und gewachsene Ablagestrukturen werden durchsuchbar und mit dem Vorgang verknüpft, zu dem sie gehören: Auftrag, Kunde, Projekt oder Anlage.
Mehr erfahrenKennzahlen und Auswertung
Zahlen kommen aus den Systemen, statt monatlich zusammengesucht zu werden. Auslastung, Durchlaufzeit, offene Vorgänge und Deckungsbeitrag stehen tagesaktuell bereit.
Mehr erfahrenAltsysteme ablösen
Programme, die niemand mehr pflegt, werden schrittweise ersetzt. Daten übernehmen, parallel fahren, umschalten, abschalten, ohne den Betrieb anzuhalten.
Mehr erfahrenProzessdokumentation
Abläufe schriftlich festhalten, damit Vertretung, Einarbeitung und Prüfungen funktionieren: verständlich geschrieben, aktuell gehalten und mit den Systemen verknüpft.
Mehr erfahrenBetrieb und Wartung
Automatisierungen und Schnittstellen laufen weiter, auch wenn sich Systeme ändern. Überwachung, Fehlerbehebung, Anpassung an neue Anforderungen, fester Ansprechpartner.
Mehr erfahrenSchulung und Einführung
Ein durchdachter Ablauf hilft nichts, wenn ihn niemand nutzt. Wir begleiten die Einführung im Betrieb, schulen die Beteiligten und bleiben in den ersten Wochen erreichbar.
Mehr erfahrenseit 2013
Erfahrung mit Unternehmens-IT
50+
umgesetzte Projekte (Projekterfahrung)
10
Leistungsbereiche aus einer Hand
2-6 Wochen
typische Dauer je Ausbaustufe (Projekterfahrung)
Die zehn Leistungen im Detail
Zu jeder Leistung finden Sie unten die Ausgangslage, unser Vorgehen und das Ergebnis, das am Ende im Betrieb ankommt. Die Detailseiten gehen jeweils tiefer auf Methodik, typische Systeme und Aufwände ein.
Prozessanalyse: erst verstehen, dann verändern
Fast jedes Optimierungsprojekt, das schiefgeht, ist mit dem Werkzeug gestartet statt mit dem Ablauf. Wir gehen den umgekehrten Weg: Wir begleiten die Menschen, die den Ablauf täglich ausführen, notieren jeden Schritt, jede Übergabe und jede Wartezeit und rechnen aus, was der Ablauf im Jahr an Arbeitszeit bindet. Daraus entsteht ein schriftlicher Bericht mit einer Maßnahmenliste, die nach Nutzen und Aufwand sortiert ist. Sie können den Bericht auch ohne uns weiterverwenden. Mehr dazu auf der Seite Prozessanalyse.
- Problem: Niemand kennt den vollständigen Ablauf von Anfang bis Ende
- Vorgehen: Begleitung am Arbeitsplatz, Ablaufaufnahme, Zeitschätzung je Schritt
- Ergebnis: Bericht mit priorisierten Maßnahmen und belastbarer Aufwandseinschätzung
| Schritt | Übergabe | Zeit je Vorgang |
|---|---|---|
| Annahme am Telefon | Notizzettel | 6 min |
| Erfassung in der Auftragssoftware | Abtippen | 9 min |
| Eintrag in die Planungsliste | Doppelerfassung | 7 min |
| Rückfrage zum Liefertermin | Wartezeit | 11 min |
| Rechnung vorbereiten | Suche im Postfach | 8 min |
Prozessautomatisierung: Handarbeit abgeben, Entscheidungen behalten
Wiederkehrende Arbeit ist der teuerste Posten in vielen Abläufen: Daten von einem Bildschirm in den nächsten übertragen, Standardmails schreiben, Listen abgleichen, Erinnerungen verschicken. Wir automatisieren genau die Schritte, die stets nach demselben Muster ablaufen, und lassen die Entscheidungen dort, wo Erfahrung gebraucht wird. Jede Automatisierung bekommt eine nachvollziehbare Protokollierung und einen definierten Weg für Ausnahmen, damit niemand raten muss, was das System gerade getan hat. Mehr dazu auf der Seite Prozessautomatisierung.
- Problem: Qualifizierte Mitarbeitende verbringen Stunden mit Übertragen und Nachfassen
- Vorgehen: Regeln definieren, Ausnahmen benennen, Ablauf automatisieren und protokollieren
- Ergebnis: Der Standardfall läuft ohne Zutun, der Sonderfall landet gezielt auf dem Tisch
Schnittstellen: Systeme verbinden statt abtippen
In gewachsenen Betrieben gibt es selten ein System, das alles kann, dafür aber mehrere, die einen Teil sehr gut können. Der Aufwand entsteht dazwischen. Wir verbinden diese Systeme über die Wege, die sie anbieten: Programmierschnittstellen, eine vermittelnde Zwischenschicht, ereignisgesteuerte Aufrufe oder geregelten Dateiaustausch, wenn ein älteres Programm nichts anderes hergibt. Vor der Umsetzung klären wir, welches System für welche Information führend ist, damit keine zwei Wahrheiten entstehen. Mehr dazu auf der Seite Schnittstellen.
- Problem: Dieselbe Information wird in zwei oder drei Programmen gepflegt
- Vorgehen: Datenhoheit je Feld klären, Übertragungsweg wählen, Fehlerfälle absichern
- Ergebnis: Eine Eingabe genügt, die anderen Systeme übernehmen den Stand
Datenintegration: eine Datenbasis statt vieler Listen
Kundenadressen in der Auftragssoftware, Ansprechpartner in einer Tabellenkalkulation, Preise in einem Dokument auf dem Netzlaufwerk, Notizen im Postfach: Das ist der Normalzustand, nicht die Ausnahme. Wir führen diese verstreuten Bestände zusammen, bereinigen Dubletten und legen fest, wer welchen Datensatz pflegt. Die alten Listen verschwinden nicht über Nacht, sondern werden schrittweise abgelöst, sobald die gemeinsame Basis im Alltag trägt. Mehr dazu auf der Seite Datenintegration.
- Problem: Vier Quellen für dieselbe Information, keine davon vollständig
- Vorgehen: Bestände sichten, Dubletten bereinigen, Zuständigkeit je Datensatz festlegen
- Ergebnis: Eine gemeinsame Basis, auf die sich Vertrieb, Technik und Buchhaltung beziehen
Dokumente digitalisieren: Ablage, die den Vorgang kennt
Ein eingescanntes Dokument in einem Ordner ist noch keine Digitalisierung. Nutzen entsteht erst, wenn das Dokument durchsuchbar ist und mit dem Vorgang verknüpft wird, zu dem es gehört: Lieferschein am Auftrag, Prüfprotokoll an der Anlage, Vertrag am Kunden. Wir richten Erfassung, Texterkennung, Ablagestruktur und Aufbewahrungsfristen so ein, dass die Suche Sekunden dauert statt Minuten, und binden die Ablage an die Abläufe an, in denen die Dokumente entstehen. Mehr dazu auf der Seite Dokumente digitalisieren.
- Problem: Unterlagen liegen in Ordnern, Postfächern und auf Netzlaufwerken verstreut
- Vorgehen: Erfassung und Texterkennung einrichten, Ablagelogik und Fristen festlegen
- Ergebnis: Dokumente sind durchsuchbar und hängen am richtigen Vorgang
| Dokument | Hängt am Vorgang | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Lieferschein 4188 | Auftrag 4188 | 10 Jahre |
| Prüfprotokoll | Anlage 7 | 10 Jahre |
| Rahmenvertrag | Kunde 2043 | Laufzeit + 10 Jahre |
Kennzahlen und Auswertung: Zahlen aus dem System statt aus der Nacharbeit
Viele Betriebe kennen ihre wichtigsten Zahlen erst Wochen später, weil sie am Monatsende aus mehreren Programmen zusammengetragen werden. Wir holen die Kennzahlen dort ab, wo sie ohnehin entstehen, und stellen sie fortlaufend bereit: Auslastung, Durchlaufzeiten, offene Vorgänge, Nacharbeit, Deckungsbeitrag je Auftragsart. Wichtig ist dabei nicht die Menge der Diagramme, sondern die Frage, welche Entscheidung eine Zahl auslösen soll. Mehr dazu auf der Seite Kennzahlen und Auswertung.
- Problem: Auswertungen entstehen von Hand und sind bei Erscheinen bereits veraltet
- Vorgehen: Kennzahlen definieren, Quellen anbinden, Aktualisierung automatisieren
- Ergebnis: Tagesaktuelle Zahlen, die zu einer Entscheidung führen statt zu Rückfragen
Altsysteme ablösen: umsteigen, ohne anzuhalten
Manche Programme laufen seit vielen Jahren, kennen jede Besonderheit des Betriebs und werden von niemandem mehr gepflegt. Ein Komplettumstieg an einem Wochenende ist in solchen Fällen ein hohes Risiko. Wir lösen schrittweise ab: Daten übernehmen und prüfen, einen abgegrenzten Teilbereich zuerst umstellen, beide Wege eine Zeit lang parallel fahren, dann umschalten und das Altsystem geordnet abschalten. Der laufende Betrieb bleibt dabei arbeitsfähig. Mehr dazu auf der Seite Altsysteme ablösen.
- Problem: Ein zentrales Programm ist veraltet, aber der Betrieb hängt daran
- Vorgehen: Datenübernahme, Teilbereich zuerst, Parallelbetrieb, kontrollierte Abschaltung
- Ergebnis: Ein gepflegtes System, ohne dass die Arbeit stillsteht
Prozessdokumentation: Wissen, das nicht am Einzelnen hängt
Wenn ein Ablauf nur im Kopf einer Person existiert, wird jede Urlaubsvertretung und jede Einarbeitung zum Risiko. Wir halten die wichtigen Abläufe schriftlich fest, in der Sprache des Betriebs und nicht in der Sprache eines Handbuchs: was passiert, wer ist zuständig, welches System wird benutzt, was tun bei Abweichungen. Die Dokumentation wird an die Stellen gehängt, an denen sie gebraucht wird, und bei Änderungen mitgeführt. Mehr dazu auf der Seite Prozessdokumentation.
- Problem: Abläufe stecken in Köpfen, nicht in nachlesbarer Form
- Vorgehen: Ablauf aufnehmen, verständlich beschreiben, Zuständigkeiten und Ausnahmen benennen
- Ergebnis: Vertretung, Einarbeitung und Nachweise werden deutlich einfacher
Betrieb und Wartung: damit es auch in zwei Jahren noch läuft
Eine Schnittstelle ist kein Möbelstück. Systeme werden aktualisiert, Formate ändern sich, Zugänge laufen ab, und Abläufe im Betrieb entwickeln sich weiter. Wir überwachen die eingerichteten Automatisierungen und Verbindungen, greifen bei Störungen ein und passen sie an, wenn sich etwas ändert. Sie haben dabei einen festen Ansprechpartner, der Ihre Systemlandschaft kennt und nicht bei jedem Anruf neu eingearbeitet werden muss. Mehr dazu auf der Seite Betrieb und Wartung.
- Problem: Nach der Einführung merkt niemand, wenn eine Übertragung ausbleibt
- Vorgehen: Überwachung einrichten, Störungen bearbeiten, Anpassungen einplanen
- Ergebnis: Abweichungen fallen auf, bevor sie im Tagesgeschäft ankommen
Schulung und Einführung: der Teil, an dem Projekte scheitern
Ein neuer Ablauf setzt sich nicht durch, weil er besser ist, sondern weil die Beteiligten ihn verstehen und ihm vertrauen. Wir begleiten die Einführung im Betrieb: kurze Schulungen an den echten Fällen statt an Beispieldaten, eine kurze schriftliche Anleitung für den Arbeitsplatz und eine erreichbare Ansprechperson in den ersten Wochen. Rückmeldungen aus dieser Phase fließen direkt in Nachbesserungen ein, solange sie noch günstig sind. Mehr dazu auf der Seite Schulung und Einführung.
- Problem: Die Technik steht, aber im Alltag wird weiter der alte Weg genutzt
- Vorgehen: Schulung an echten Vorgängen, kurze Anleitungen, Begleitung nach dem Start
- Ergebnis: Der neue Ablauf wird tatsächlich genutzt und trägt sich selbst
Wie ein Projekt bei uns abläuft
Erstgespräch
Wir klären in einem Telefonat oder vor Ort, welcher Ablauf Sie am meisten Zeit kostet und welche Systeme im Einsatz sind. Danach wissen Sie, ob eine Analyse sinnvoll ist und was sie kostet.
Prozessanalyse
Bestandsaufnahme im Betrieb, an den Arbeitsplätzen, an denen der Ablauf tatsächlich stattfindet. Ergebnis ist ein Bericht mit Medienbrüchen, Doppelerfassungen und priorisierten Maßnahmen, ab 1.900 € netto.
Festpreis und Reihenfolge
Für jede Maßnahme nennen wir einen Festpreis und einen Nutzen. Sie entscheiden, welche Ausbaustufe zuerst kommt. Nichts wird umgesetzt, bevor Umfang und Preis schriftlich feststehen.
Umsetzung in Stufen
Wir setzen die erste Stufe um, testen sie mit echten Vorgängen und nehmen sie gemeinsam ab. Erst danach beginnt die nächste. So bleibt der Betrieb jederzeit arbeitsfähig.
Einführung und Betrieb
Schulung der Beteiligten, Begleitung in den ersten Wochen, danach laufende Betreuung ab 190 € netto pro Monat mit Überwachung, Störungsbehebung und Anpassungen.
Wir klären in einem Telefonat oder vor Ort, welcher Ablauf Sie am meisten Zeit kostet und welche Systeme im Einsatz sind. Danach wissen Sie, ob eine Analyse sinnvoll ist und was sie kostet.
Bestandsaufnahme im Betrieb, an den Arbeitsplätzen, an denen der Ablauf tatsächlich stattfindet. Ergebnis ist ein Bericht mit Medienbrüchen, Doppelerfassungen und priorisierten Maßnahmen, ab 1.900 € netto.
Für jede Maßnahme nennen wir einen Festpreis und einen Nutzen. Sie entscheiden, welche Ausbaustufe zuerst kommt. Nichts wird umgesetzt, bevor Umfang und Preis schriftlich feststehen.
Wir setzen die erste Stufe um, testen sie mit echten Vorgängen und nehmen sie gemeinsam ab. Erst danach beginnt die nächste. So bleibt der Betrieb jederzeit arbeitsfähig.
Schulung der Beteiligten, Begleitung in den ersten Wochen, danach laufende Betreuung ab 190 € netto pro Monat mit Überwachung, Störungsbehebung und Anpassungen.
Was Sie am Ende in der Hand halten
Der Umfang hängt vom Projekt ab, aber die folgenden Ergebnisse entstehen in fast jedem Vorhaben. Sie gehören Ihnen und lassen sich auch dann weiterverwenden, wenn Sie später mit jemand anderem weiterarbeiten.
- Aufnahme des Ist-Ablaufs mit allen Schritten, Übergaben und Wartezeiten
- Liste der Medienbrüche und Doppelerfassungen mit geschätztem Zeitaufwand
- Priorisierte Maßnahmenliste nach Nutzen und Umsetzungsaufwand
- Festpreisangebot je Maßnahme mit klar abgegrenztem Umfang
- Beschreibung der Zielabläufe, verständlich für die Beteiligten im Betrieb
- Übersicht der Datenhoheiten: welches System führt welche Information
- Eingerichtete Automatisierungen und Verbindungen mit Protokollierung
- Kurze Arbeitsanleitungen für die betroffenen Arbeitsplätze
- Überwachung der laufenden Übertragungen mit Benachrichtigung bei Störungen
- Übergabedokumentation für Ihre eigene IT oder Ihren künftigen Dienstleister
Typische Ausgangslagen im Mittelstand
Wie solche Projekte in der Praxis verlaufen
Illustrative Szenarien aus typischen Projektverläufen (Projekterfahrung), anonymisiert und ohne Kundenangaben.
Wo wir bewusst anders arbeiten
| Aspekt | Werkzeug zuerst einführen | Unser Vorgehen: Analyse zuerst |
|---|---|---|
| Projektstart | Software wird ausgewählt, der Ablauf passt sich an | Ablauf wird aufgenommen, danach entscheidet sich das Mittel |
| Umfang | Alles auf einmal, Nutzen erst am Ende sichtbar | Abgegrenzte Stufen, jede mit eigenem Nutzen und Festpreis |
| Datenhaltung | Neue Insel neben den bestehenden Listen | Datenhoheit je Information vorab geklärt |
| Beteiligte | Einführung per Ankündigung | Schulung an echten Vorgängen, Begleitung nach dem Start |
| Nach der Einführung | Projekt endet mit der Übergabe | Überwachung, Störungsbehebung und Anpassung ab 190 € netto pro Monat |
Drei Wege, Abläufe zu verbessern
Die Reihenfolge entscheidet über Risiko und Budgetbindung. Ein sachlicher Vergleich der gängigen Vorgehensweisen.
Neue Software für alles
- Enthalten: Ein System, ein Ansprechpartner, ein Vertrag
- Enthalten: Der Zielzustand ist von Anfang an beschrieben
- Nicht enthalten: Der Nutzen wird erst nach vielen Monaten sichtbar
- Nicht enthalten: Gewachsene Besonderheiten des Betriebs gehen leicht verloren
- Nicht enthalten: Das gesamte Budget ist gebunden, bevor etwas produktiv läuft
Einzelne Werkzeuge nach Bedarf
- Enthalten: Sofort einsatzbereit, geringe Einstiegskosten
- Enthalten: Jede Abteilung kann selbst entscheiden
- Nicht enthalten: Es entstehen neue Inseln neben den alten
- Nicht enthalten: Dieselben Daten werden an mehreren Stellen unterschiedlich gepflegt
- Nicht enthalten: Die Summe der Abos wächst, ohne dass Handarbeit verschwindet
Analyse, dann Ausbaustufen
- Enthalten: Die Reihenfolge ergibt sich aus gemessenem Zeitaufwand
- Enthalten: Jede Stufe hat einen Festpreis und einen sichtbaren Nutzen
- Enthalten: Bestehende Systeme bleiben nutzbar, solange sie tragen
- Enthalten: Prozessanalyse ab 1.900 € netto, Umsetzung ab 4.900 € netto je Maßnahme
- Nicht enthalten: Die Analyse kostet Zeit, bevor die erste Maßnahme startet
Was die Umsetzung kostet
Wir nennen Preise, bevor Sie fragen müssen. Der Einstieg ist grundsätzlich die Prozessanalyse, weil ohne sie jede Aufwandsschätzung geraten wäre. Danach erhalten Sie für jede Maßnahme einen Festpreis mit klar abgegrenztem Umfang. Lizenzen, Gebühren oder Zugänge Dritter, die für eine Anbindung nötig sind, weisen wir getrennt aus, damit Sie sehen, welcher Anteil auf unsere Leistung entfällt und welcher auf laufende Kosten.
Preise im Überblick
Alle Preise netto zzgl. USt. Der endgültige Festpreis für die Umsetzung steht nach der Prozessanalyse fest.
Prozessanalyse
Der Einstieg: Bestandsaufnahme, Bericht und Reihenfolge.
- Begleitung an den betroffenen Arbeitsplätzen
- Aufnahme des Ist-Ablaufs mit allen Übergaben
- Medienbrüche und Doppelerfassungen benannt
- Schriftlicher Bericht mit priorisierten Maßnahmen
- Aufwandseinschätzung je Maßnahme
Umsetzung
Festpreis je Automatisierung oder Schnittstelle.
- Automatisierung eines wiederkehrenden Ablaufs
- Oder Verbindung zweier Systeme über eine Schnittstelle
- Festpreis nach der Analyse, Umfang schriftlich
- Test mit echten Vorgängen vor der Abnahme
- Kurze Arbeitsanleitung für die Beteiligten
Laufende Betreuung
Damit die Lösung im Alltag stabil bleibt.
- Überwachung der eingerichteten Übertragungen
- Benachrichtigung bei ausbleibenden Läufen
- Störungsbehebung und Fehleranalyse
- Anpassung bei Änderungen an Ihren Systemen
- Fester Ansprechpartner, der Ihre Landschaft kennt
Alle Preise netto zzgl. USt. Lizenzen, Zugänge und Gebühren Dritter weisen wir getrennt aus. Ein verbindliches Angebot erhalten Sie nach der Prozessanalyse.
Abgrenzung: Handel und Warenwirtschaft am Onlineshop
Welcher Ablauf kostet Sie am meisten Zeit?
Beschreiben Sie kurz, wo es bei Ihnen hakt. Wir sagen Ihnen, ob eine Analyse sinnvoll ist und mit welcher Maßnahme wir anfangen würden.