Prozessautomatisierung: wiederkehrende Handarbeit ersetzen
Daten übernehmen statt abtippen, Belege dem richtigen Vorgang zuordnen, Benachrichtigungen und Freigaben regeln, Auswertungen ohne Zusammensuchen erzeugen. Wir automatisieren die Schritte, die sich jede Woche gleichartig wiederholen — und lassen die Fälle bei den Menschen, in denen Erfahrung und Abwägung gebraucht werden.
Umsetzung je Automatisierung · netto zzgl. USt.
- Ein abgegrenzter Ablauf je Maßnahme statt Komplettumbau in einem Zug
- Fachkonzept und Regeln vor der Entwicklung schriftlich festgehalten
- Fehlerbehandlung, Protokoll und Handbetrieb sind Teil des Festpreises
- Übergabe mit Dokumentation und Einweisung der beteiligten Personen
Eine abgegrenzte Automatisierung beginnt bei 4.900 € netto — als Festpreis, der nach der Prozessanalyse feststeht und den Umfang schriftlich beschreibt. Die Analyse selbst startet bei 1.900 € netto und legt fest, welcher Ablauf zuerst an die Reihe kommt. Für Überwachung, Störungsbehebung und Anpassungen beginnt die laufende Betreuung bei 190 € netto pro Monat. Alle Preise netto zzgl. USt.; Lizenzen und Gebühren Dritter weisen wir getrennt aus. Die vollständige Aufstellung steht auf der Preisübersicht.
Preisstand: September 2026. Laufende Leistungen sind einzeln buchbar und monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
Automatisierung klingt nach einem großen Vorhaben. In der Praxis besteht sie aus vielen kleinen Schritten, die heute jemand von Hand erledigt: eine Auftragsnummer aus einer Mail in ein Programm übertragen, einen Lieferschein dem passenden Vorgang zuordnen, nachfragen, weil eine Freigabe liegen geblieben ist, am Monatsende Zahlen aus drei Programmen in einer Tabelle zusammenführen. Jeder dieser Schritte fällt für sich kaum auf. Zusammen binden sie in den Betrieben, die wir begleiten, regelmäßig mehrere Stunden pro Woche und Person (Projekterfahrung). Wir setzen genau dort an — nicht mit einem weiteren Programm, sondern mit einer Regel, die den Schritt künftig selbst ausführt.
Ein wiederkehrender Schritt, vorher und nachher
Welche Handarbeit sich zum Automatisieren eignet
Nicht jeder Handgriff lohnt eine Automatisierung. Sinnvoll wird sie dort, wo vier Bedingungen zusammenkommen: Der Schritt wiederholt sich regelmäßig, er folgt einer Regel, die sich in Worte fassen lässt, die benötigten Daten liegen in einem System vor, das sich auslesen lässt, und ein Fehler an dieser Stelle hat spürbare Folgen. Fehlt eine dieser Bedingungen, ist der Aufwand meist höher als der Nutzen. Deshalb steht am Anfang die Prozessanalyse: Sie hält fest, wie oft ein Schritt vorkommt, wie lange er dauert, wer ihn ausführt und welche Systeme beteiligt sind. Erst mit diesen Angaben lässt sich beurteilen, ob sich eine Umsetzung rechnet.
Diese Reihenfolge ist wichtig, weil Automatisierung einen bestehenden Ablauf verstärkt. Ein Ablauf, der von Hand unsauber läuft, läuft automatisiert unsauber weiter — nur schneller und mit mehr betroffenen Datensätzen. Wir klären deshalb erst die Regel und bauen sie danach. Häufig zeigt sich dabei, dass ein Schritt gar nicht automatisiert, sondern gestrichen werden kann, weil das Ergebnis niemand mehr verwendet. Eine gestrichene Aufgabe ist die günstigste Form der Automatisierung, und wir sprechen das aus, auch wenn dadurch der Auftrag kleiner wird.
Was wir typischerweise automatisieren
Die folgenden sechs Bereiche kommen in nahezu jedem Projekt vor, unabhängig davon, ob ein Handwerksbetrieb, ein Produktionsunternehmen, ein Dienstleister, ein Großhändler oder eine Verwaltung dahintersteht. Sie lassen sich einzeln beauftragen und bauen sinnvoll aufeinander auf: Wer Daten sauber übernimmt, kann anschließend Belege zuordnen, und wer Belege zugeordnet hat, kann daraus Auswertungen erzeugen.
Daten übernehmen statt abtippen
Auftrags-, Kunden- und Artikeldaten wandern zwischen den beteiligten Programmen, ohne dass jemand sie ein zweites Mal eingibt. Grundlage sind Schnittstellen oder ein geregelter Dateiaustausch, wenn ein System keine Schnittstelle anbietet.
Belege zuordnen und ablegen
Eingehende Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen werden erfasst, ausgelesen, dem passenden Vorgang zugeordnet und nachvollziehbar abgelegt. Den ausführlichen Weg beschreibt Dokumente digitalisieren.
Benachrichtigungen auslösen
Wechselt ein Auftrag den Status, rückt ein Termin näher oder unterschreitet ein Bestand eine vereinbarte Grenze, geht die Information an die zuständige Person — statt darauf zu warten, dass jemand von sich aus nachsieht.
Freigaben abbilden
Wer gibt ab welchem Betrag frei, wer vertritt wen bei Abwesenheit, und was geschieht, wenn eine Freigabe liegen bleibt? Der Weg wird einmal festgelegt und danach vom System eingehalten, erinnert und protokolliert.
Berichte automatisch erzeugen
Auslastung der kommenden Wochen, offene Posten, Materialverbrauch: Auswertungen entstehen aus den Quellsystemen und stehen zum vereinbarten Zeitpunkt bereit. Mehr dazu unter Kennzahlen und Auswertung.
Stammdaten gleich halten
Adressänderungen, neue Artikel und geänderte Preise werden an einer Stelle gepflegt und in die übrigen Systeme verteilt, damit nicht drei Programme drei Stände führen. Den Unterbau dafür beschreibt Datenintegration.
Wo Automatisierung an ihre Grenze stößt
Automatisierung ersetzt Wiederholung, nicht Urteilsvermögen. Ein Ablauf mit vielen Ausnahmen, seltenen Sonderfällen oder einer Abwägung, die von Erfahrung lebt, gehört weiterhin in menschliche Hand. Wir sagen das offen, auch wenn es Umsatz kostet: Wenn ein Vorgang zwanzigmal im Jahr vorkommt und jedes Mal anders aussieht, ist eine saubere Arbeitsanweisung die tragfähigere Antwort als eine Regel im System. Ein zu ehrgeiziges Regelwerk erzeugt Sonderfälle, die später niemand mehr überblickt — und damit genau das Misstrauen, das eine Automatisierung eigentlich beseitigen sollte.
Drei Haltungen zur Automatisierung
Zwischen dem Anspruch, alles automatisch laufen zu lassen, und dem Verzicht darauf liegt der Weg, den wir für tragfähig halten.
Alles automatisieren
- Enthalten: Auch seltene Sonderfälle sind im System hinterlegt
- Enthalten: Der Ablauf ist vollständig beschrieben und wiederholbar
- Nicht enthalten: Das Regelwerk wächst, bis es niemand mehr überblickt
- Nicht enthalten: Jede Ausnahme erzeugt eine weitere Sonderregel
- Nicht enthalten: Aufwand und Wartung wachsen schneller als der Zeitgewinn
Lieber weiter von Hand
- Enthalten: Keine Umstellung und keine Einführungskosten
- Enthalten: Jeder Fall wird individuell entschieden
- Nicht enthalten: Doppelerfassungen und Übertragungsfehler bleiben bestehen
- Nicht enthalten: Wissen hängt an einzelnen Personen und deren Anwesenheit
- Nicht enthalten: Auswertungen entstehen weiterhin durch Zusammensuchen
Gezielt automatisieren
- Enthalten: Zuerst die Schritte, die sich häufig und gleichartig wiederholen
- Enthalten: Ausnahmen laufen bewusst in die manuelle Bearbeitung
- Enthalten: Fehlerbehandlung und Protokoll gehören zu jeder Maßnahme
- Enthalten: Festpreis je Maßnahme ab 4.900 € netto nach der Analyse
- Nicht enthalten: Verlangt eine klare Entscheidung, welcher Fall Ausnahme ist
Was bewusst beim Menschen bleibt
Fehlerbehandlung und Protokollierung gehören dazu
Eine Automatisierung, die nur den Normalfall kennt, ist keine fertige Automatisierung. Ein Zielsystem ist zeitweise nicht erreichbar, eine Datei kommt in einem unerwarteten Format, ein Pflichtfeld ist leer, ein Beleg gehört zu keinem bekannten Vorgang. Diese Fälle treten nicht ausnahmsweise auf, sondern regelmäßig — und sie entscheiden darüber, ob dem Ergebnis nach einem halben Jahr noch vertraut wird. Deshalb planen wir den Umgang mit Störungen mit derselben Sorgfalt wie den eigentlichen Ablauf.
Wiederholen mit Abstand
Bricht ein Lauf ab, weil ein System kurzzeitig nicht antwortet, versucht es die Automatisierung in wachsenden Abständen erneut — statt sofort aufzugeben oder in einer Endlosschleife zu laufen und dabei Daten mehrfach zu schreiben.
Fehler mit Zuständigkeit
Was sich nicht selbst klären lässt, landet in einer sichtbaren Liste mit Zuständigkeit und Frist — nicht in einem Sammelpostfach, in das niemand hineinsieht. Wer den Fall bearbeitet, sieht Ursache und Datensatz an einer Stelle.
Nachvollziehbares Protokoll
Jeder Lauf wird mit Zeitpunkt, Auslöser, verarbeiteter Menge und Ergebnis festgehalten. So lässt sich später beantworten, warum ein Datensatz aussieht, wie er aussieht — und ob ein Vorgang übersprungen oder verändert wurde.
Handbetrieb bleibt möglich
Jede Automatisierung lässt sich anhalten, und der betroffene Schritt lässt sich von Hand ausführen. Das ist die Rückfallebene für Wartungsfenster, Störungen bei Dritten und Sonderfälle, die außerhalb der Regel liegen.
Diese vier Punkte sind Bestandteil jeder Umsetzung und kein Aufpreis. Sie sind auch der Grund, warum wir Automatisierungen ungern ohne begleitenden Betrieb übergeben: Protokolle helfen nur, wenn jemand hineinsieht, und Fehlerlisten nur, wenn sie jemand abarbeitet. Wo Sie das selbst übernehmen möchten, richten wir die Zuständigkeiten so ein, dass Ihr Team ohne uns handlungsfähig ist, und halten das in der Prozessdokumentation fest.
Ein Beispiel: Auftragsdaten übernehmen statt abtippen
Ein Auftrag kommt per Mail, wird im Kalender notiert, in die Auftragssoftware getippt und zusätzlich in einer Liste geführt, damit die Disposition den Überblick behält. Vier Erfassungen für einen Vorgang, drei Stellen, an denen etwas abweichen kann. Die Automatisierung dreht das um: Der Auftrag wird einmal erfasst und von dort an die weiteren Systeme verteilt. Termine entstehen aus dem Auftrag, die Disposition liest denselben Stand, und die Abrechnung greift auf dieselben Positionen zu. Was nicht eindeutig zugeordnet werden kann — ein unbekannter Kunde, eine fehlende Position — geht in die Klärliste statt in eine stille Fehlbuchung.
- Ausgangslage: derselbe Vorgang wird an vier Stellen erfasst und gepflegt
- Umsetzung: eine führende Erfassung, geregelte Weitergabe, Klärliste für Ausnahmen
- Ergebnis: ein Stand für Planung und Abrechnung, weniger Rückfragen im Alltag
So läuft eine Automatisierung bei uns ab
Ablauf aufnehmen
Wir begleiten den Ablauf dort, wo er stattfindet, und notieren jeden Schritt, jede Übergabe und jede Wartezeit. Dabei zählt, was tatsächlich getan wird, nicht das, was in einer alten Verfahrensanweisung steht. Aus der Aufnahme ergibt sich, welche Schritte sich wie oft wiederholen.
Regel schriftlich festhalten
Vor der Entwicklung schreiben wir auf, was künftig geschehen soll: welche Daten aus welchem System kommen, welches Feld auf welches Feld geht, was bei fehlenden Angaben passiert und welcher Fall bewusst Ausnahme bleibt. Dieses Fachkonzept stimmen wir mit den Beteiligten ab.
Auf einer Testumgebung bauen
Die Umsetzung erfolgt getrennt vom Tagesbetrieb, mit Kopien echter Daten. So lässt sich das Ergebnis prüfen, ohne dass ein Fehlversuch Belege, Bestände oder Termine im Produktivsystem verändert.
Mit echten Fällen prüfen
Die Abnahme erfolgt an Vorgängen aus dem Alltag, ausdrücklich einschließlich der unangenehmen: unvollständige Angaben, Stornierungen, Nachträge, doppelte Belege. Erst wenn diese Fälle sauber enden, gilt der Ablauf als fertig.
In Betrieb nehmen und begleiten
Der Start erfolgt in einem ruhigen Zeitfenster, zunächst mit engmaschiger Beobachtung. In den ersten Wochen sehen wir die Protokolle gemeinsam durch, klären Auffälligkeiten und justieren Schwellen und Zeitpunkte an der Wirklichkeit statt an der Annahme.
Übergeben und weiterentwickeln
Zum Abschluss stehen eine verständliche Dokumentation, eine Einweisung der beteiligten Personen und die Vereinbarung, wer künftig auf Fehlerliste und Protokoll sieht. Auf Wunsch übernehmen wir diesen Teil in der Schulung und Einführung und im laufenden Betrieb.
Wir begleiten den Ablauf dort, wo er stattfindet, und notieren jeden Schritt, jede Übergabe und jede Wartezeit. Dabei zählt, was tatsächlich getan wird, nicht das, was in einer alten Verfahrensanweisung steht. Aus der Aufnahme ergibt sich, welche Schritte sich wie oft wiederholen.
Vor der Entwicklung schreiben wir auf, was künftig geschehen soll: welche Daten aus welchem System kommen, welches Feld auf welches Feld geht, was bei fehlenden Angaben passiert und welcher Fall bewusst Ausnahme bleibt. Dieses Fachkonzept stimmen wir mit den Beteiligten ab.
Die Umsetzung erfolgt getrennt vom Tagesbetrieb, mit Kopien echter Daten. So lässt sich das Ergebnis prüfen, ohne dass ein Fehlversuch Belege, Bestände oder Termine im Produktivsystem verändert.
Die Abnahme erfolgt an Vorgängen aus dem Alltag, ausdrücklich einschließlich der unangenehmen: unvollständige Angaben, Stornierungen, Nachträge, doppelte Belege. Erst wenn diese Fälle sauber enden, gilt der Ablauf als fertig.
Der Start erfolgt in einem ruhigen Zeitfenster, zunächst mit engmaschiger Beobachtung. In den ersten Wochen sehen wir die Protokolle gemeinsam durch, klären Auffälligkeiten und justieren Schwellen und Zeitpunkte an der Wirklichkeit statt an der Annahme.
Zum Abschluss stehen eine verständliche Dokumentation, eine Einweisung der beteiligten Personen und die Vereinbarung, wer künftig auf Fehlerliste und Protokoll sieht. Auf Wunsch übernehmen wir diesen Teil in der Schulung und Einführung und im laufenden Betrieb.
seit 2013
Erfahrung mit Unternehmens-IT
50+
umgesetzte Projekte (Projekterfahrung)
2-6 Wochen
typische Dauer je Automatisierung (Projekterfahrung)
1
fester Ansprechpartner im Projekt
Automatisierung ohne neue Insellösung
Ein häufiger Fehlschlag beginnt gut gemeint: Ein Ablauf wird mit einem zusätzlichen Werkzeug automatisiert, das niemand sonst kennt. Nach einem Jahr ist die Person, die es eingerichtet hat, in einem anderen Bereich, das Werkzeug hat eine neue Version, und der Ablauf läuft still nicht mehr. Wir gehen deshalb zuerst mit den Systemen, die ohnehin im Haus sind, und bauen Zusätzliches nur dort, wo eine Lücke bleibt. Was gebaut wird, läuft auf Servern in Deutschland und ist dokumentiert, damit auch andere es übernehmen können.
| Aspekt | Automatisierung als Einzelwerkzeug | Unser Vorgehen |
|---|---|---|
| Ausgangspunkt | Werkzeug wird ausgewählt, der Ablauf passt sich an | Ablauf wird aufgenommen, danach entscheidet sich das Mittel |
| Umfang | Möglichst viele Schritte auf einmal | Ein abgegrenzter Ablauf je Maßnahme, mit eigenem Nutzen |
| Ausnahmen | Werden nach und nach als Sonderregeln ergänzt | Vorab benannt und bewusst in die manuelle Bearbeitung geführt |
| Störungen | Fallen erst auf, wenn jemand ein Ergebnis vermisst | Wiederholversuch, Fehlerliste mit Zuständigkeit, Protokoll je Lauf |
| Wissen | Steckt bei der Person, die es eingerichtet hat | Dokumentiert und eingewiesen, Betrieb ab 190 € netto pro Monat |
- Welches System führt die Information, wenn zwei Stände auseinanderlaufen?
- Was geschieht bei fehlenden Pflichtangaben: abbrechen, nachfragen oder vormerken?
- Wer bearbeitet die Fehlerliste, und in welcher Frist?
- Welche Fälle bleiben bewusst manuell, und woran erkennt sie das System?
- Wie lange werden Protokolle aufbewahrt, und wer darf sie einsehen?
- Wie sieht der Weg zurück aus, wenn die Automatisierung angehalten werden muss?
Was eine Automatisierung kostet
Der Preis einer Automatisierung hängt an drei Größen: der Anzahl der beteiligten Systeme, der Tiefe der Regeln und dem Zustand der Daten. Ein Ablauf zwischen zwei Systemen mit gepflegten Stammdaten liegt am unteren Ende, ein Ablauf über vier Systeme mit uneinheitlichen Nummernkreisen deutlich darüber. Weil wir den Umfang nach der Analyse kennen, nennen wir einen Festpreis statt einer offenen Aufwandsschätzung. Alle Beträge sind netto zzgl. USt.; Lizenz- und Nutzungsgebühren Dritter weisen wir getrennt aus, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt.
Preisbausteine für Ihre Automatisierung
Alle Preise netto zzgl. USt. Die genannten Beträge sind Einstiegspreise. Der verbindliche Festpreis für die Umsetzung steht nach der Prozessanalyse fest.
Prozessanalyse
Bestandsaufnahme der Abläufe und Entscheidung, was zuerst automatisiert wird.
- Aufnahme vor Ort oder per Videotermin, je nach Ablauf
- Häufigkeit, Dauer und Beteiligte je Arbeitsschritt erfasst
- Fundliste mit Doppelerfassungen, Medienbrüchen und Wartezeiten
- Priorisierte Maßnahmen mit Aufwandsspanne und Reihenfolgevorschlag
- Schriftlicher Bericht zur freien Weiterverwendung, auch ohne Folgeauftrag
Umsetzung je Automatisierung
Ein abgegrenzter Ablauf, vollständig gebaut und in Betrieb genommen.
- Fachkonzept mit Feldzuordnung und Regeln vor der Entwicklung
- Umsetzung auf einer Testumgebung mit Kopien echter Daten
- Fehlerbehandlung mit Wiederholversuch, Klärliste und Protokoll je Lauf
- Abnahme an echten Vorgängen einschließlich der Ausnahmefälle
- Übergabe mit Prozessdokumentation und Einweisung
Laufende Betreuung
Damit das Gebaute im Alltag stabil weiterläuft und mitwächst.
- Überwachung der automatisierten Abläufe mit Meldung bei Stillstand
- Kleine Anpassungen an Regeln, Feldern und Schwellen im vereinbarten Umfang
- Prüfung vor Updates der beteiligten Systeme
- Fester Ansprechpartner statt wechselnder Ticketbearbeitung
- Monatlich kündbar zum Ende der vereinbarten Periode
Alle Preise netto zzgl. USt. Der verbindliche Festpreis für die Umsetzung steht nach der Prozessanalyse fest. Lizenz- und Nutzungsgebühren Dritter weisen wir getrennt vom Festpreis aus.
Welcher Handgriff wiederholt sich bei Ihnen jede Woche?
Beschreiben Sie kurz, welcher Schritt bei Ihnen Zeit bindet und welche Programme daran beteiligt sind. Sie erhalten eine Einschätzung, ob sich eine Automatisierung rechnet und womit wir anfangen würden.
Typische Ausgangslagen aus Projekten
Illustrative Szenarien aus typischen Projektverläufen (Projekterfahrung), anonymisiert und ohne Kundenangaben.