Referenzen und Kompetenzfelder in der Prozessoptimierung
Statt erfundener Fallstudien zeigen wir, woran wir arbeiten: Kompetenzfelder, typische Szenarien aus dem Mittelstand und unser Vorgehen im Projekt. Konkrete Ergebnisse und passende Referenzen besprechen wir persönlich.
50+
umgesetzte Projekte (Projekterfahrung)
10
Leistungsfelder von der Analyse bis zum Betrieb
6
Branchenschwerpunkte (Projekterfahrung)
seit 2013
Erfahrung mit Systemintegration (Projekterfahrung)
Wir veröffentlichen keine Kundennamen und keine ausgeschmückten Fallstudien. Was wir zeigen können, ist unser Handwerk: Prozessanalyse, Automatisierung wiederkehrender Arbeit, Schnittstellen zwischen Systemen, Datenintegration und der laufende Betrieb danach. Auf dieser Seite finden Sie unsere Kompetenzfelder, typische Szenarien aus Handwerk, Produktion, Handel, Logistik und Verwaltung, unseren Projektansatz und die Technik, mit der wir arbeiten. Welche Projekte davon zu Ihrem Vorhaben passen, ordnen wir im Gespräch ein.
Vier Muster, die in fast jedem Projekt auftauchen
Unsere Kompetenzfelder
Betriebe unterscheiden sich in Größe, Branche und Software, die Engpässe ähneln sich jedoch: Daten werden mehrfach erfasst, Papier und Dateien liegen neben den Systemen, und Auswertungen entstehen von Hand. Die folgenden neun Felder decken den Weg von der Bestandsaufnahme bis zum stabilen Betrieb ab. In den meisten Projekten greifen mehrere davon ineinander, weil eine Automatisierung ohne saubere Datenbasis selten trägt.
Prozessanalyse
Ist-Aufnahme der Abläufe entlang der tatsächlichen Arbeit: Wer erfasst was, wo entstehen Medienbrüche, welche Schritte wiederholen sich. Ergebnis ist ein Bericht mit priorisierten Maßnahmen. Mehr erfahren
Prozessautomatisierung
Wiederkehrende Arbeit übernimmt die Technik: Belege übernehmen, Status setzen, Benachrichtigungen auslösen, Listen erzeugen. Freigaben und Ausnahmen bleiben in menschlicher Hand. Mehr erfahren
Schnittstellen
Systeme verbinden über REST-Schnittstellen, Webhooks, Middleware oder Dateiaustausch, je nachdem, was die vorhandene Software hergibt. Mit Wiederholungslogik und Protokoll. Mehr erfahren
Datenintegration
Insellösungen, gewachsene Listen und Tabellenkalkulationen werden zu einer Datenbasis zusammengeführt. Dubletten bereinigt, Datenhoheit je Feld geklärt, Abgleich dokumentiert. Mehr erfahren
Dokumente digitalisieren
Papier und PDF-Ablagen werden durchsuchbar und mit dem Vorgang verknüpft: Auftrag, Lieferschein, Rechnung und Nachweis liegen am selben Ort statt in vier Ordnern. Mehr erfahren
Kennzahlen und Auswertung
Zahlen aus den vorhandenen Systemen werden zusammengeführt und laufend aktualisiert, statt sie monatlich von Hand zusammenzusuchen. Auswertungen mit nachvollziehbarer Herkunft. Mehr erfahren
Altsysteme ablösen
Schrittweise Migration statt Stichtagswechsel: Daten übernehmen, Parallelbetrieb absichern, Funktion für Funktion umstellen und den alten Stand als Rückfalloption behalten. Mehr erfahren
Prozessdokumentation
Abläufe schriftlich festhalten, damit Vertretung, Einarbeitung und Prüfungen ohne Rückfragen funktionieren. Verständlich geschrieben, nicht als Aktenordner. Mehr erfahren
Typische Szenarien im Mittelstand
Rund 99 Prozent (Statistisches Bundesamt) der Unternehmen in Deutschland sind kleine und mittlere Unternehmen. Deren Abläufe sind über Jahre gewachsen, oft um eine Branchensoftware herum, ergänzt durch Listen, Formulare und Postfächer. Die folgenden vier Szenarien beschreiben Ausgangslagen, die uns in Projekten regelmäßig begegnen, samt der Frage, die vor der Technik zu klären ist.
Szenario 1: Dieselben Daten werden mehrfach erfasst
Ein Auftrag wird im Postfach angenommen, in der Branchensoftware angelegt, für die Disposition in eine Liste übertragen und am Monatsende noch einmal für die Buchhaltung aufbereitet. Jede Übertragung kostet Zeit und erzeugt Abweichungen zwischen den Ständen. In der Analyse klären wir zuerst, welches System für welches Feld führend ist. Erst danach entsteht die Verbindung: eine Schnittstelle, wenn die Software eine anbietet, ein geregelter Dateiaustausch, wenn nicht. Nach der Umstellung wird an einer Stelle erfasst, alle weiteren Stände folgen automatisch nach.
Szenario 2: Papier und Dateien liegen neben dem Vorgang
Lieferscheine kommen als Foto aus dem Fahrzeug, Prüfnachweise als PDF per Mail, Stundenzettel auf Papier aus der Werkstatt. Gesucht wird später in Ordnern, Postfächern und Laufwerken. Wir verknüpfen die Ablage mit dem Vorgang: Belege werden beim Eingang erkannt, dem Auftrag oder dem Kunden zugeordnet und durchsuchbar abgelegt, inklusive Aufbewahrungsfristen. Der Nebeneffekt ist meist wichtiger als die Suchfunktion: Rückfragen aus Buchhaltung und Kundendienst lassen sich ohne Rückgriff auf Kolleginnen und Kollegen beantworten.
Szenario 3: Zahlen entstehen erst am Monatsende
Auslastung, offene Posten, Materialverbrauch und Deckungsbeiträge stecken in verschiedenen Systemen. Wer den Stand wissen will, wartet auf die Auswertung, die jemand von Hand zusammenstellt. Wir führen die benötigten Werte zusammen, legen die Berechnung schriftlich fest und aktualisieren sie automatisch. Wichtiger als das Dashboard ist die Definition dahinter: Wenn zwei Abteilungen unterschiedlich rechnen, hilft keine Grafik. Deshalb steht am Anfang eine Kennzahlendefinition, die beide Seiten mittragen.
Szenario 4: Ein Altsystem trägt nicht mehr, darf aber nicht ausfallen
Eine ältere Anwendung hält den Betrieb am Laufen, wird aber nicht mehr weiterentwickelt, kennt keine Schnittstellen und läuft auf Hardware, für die es kaum noch Ersatz gibt. Ein Wechsel über Nacht ist in dieser Lage riskant. Wir lösen solche Systeme schrittweise ab: Daten sichern und übernehmen, eine Zwischenschicht für den Datenaustausch bauen, einzelne Funktionen nacheinander umstellen und den alten Stand während der Übergangszeit lesend verfügbar halten. Der Betrieb läuft dabei weiter, die Umstellung wird in Etappen abgenommen.
Welches Szenario kommt Ihrem Betrieb am nächsten?
Beschreiben Sie kurz, welche Systeme im Einsatz sind und wo Arbeit doppelt anfällt. Wir ordnen Ihr Vorhaben ein und sagen, mit welchem Schritt wir beginnen würden.
Unser Projektansatz
Erstgespräch und Einordnung
Rund 30 Minuten, kostenfrei: Wir klären, welche Systeme im Einsatz sind, wo Arbeit doppelt anfällt und was aus Ihrer Sicht drückt. Danach sagen wir offen, ob wir passen und welcher Schritt sich zuerst lohnt.
Prozessanalyse vor Ort und in den Systemen
Wir begleiten die tatsächliche Arbeit, sehen uns Datenstände, Schnittstellen und Dateiablagen an und sprechen mit den Menschen, die den Ablauf täglich bedienen. Ergebnis ist ein schriftlicher Bericht mit priorisierten Maßnahmen und Aufwandsschätzung.
Festpreis und Reihenfolge festlegen
Aus dem Bericht wird ein Angebot je Maßnahme, damit Sie einzeln entscheiden können. Wir beginnen mit dem Schritt, der den Alltag spürbar entlastet, nicht mit dem technisch reizvollsten.
Umsetzung in kleinen Schritten
Jede Automatisierung und jede Schnittstelle wird zuerst in einer Testumgebung mit echten Datenkopien gebaut und geprüft. Sie sehen Zwischenstände und können nachsteuern, bevor etwas in den Betrieb geht.
Übernahme in den Alltag
Einführung mit dem Team, kurze Schulung an den geänderten Stellen und schriftliche Prozessdokumentation. In den ersten Wochen begleiten wir enger und passen Details an, die sich erst im Echtbetrieb zeigen.
Betrieb, Überwachung, Weiterentwicklung
Schnittstellen werden überwacht, Fehler laufen in eine Wiedervorlage statt ins Leere. Bei Software-Updates prüfen wir die Verträglichkeit vorab, und neue Anforderungen bauen wir auf dem bestehenden Stand auf.
Rund 30 Minuten, kostenfrei: Wir klären, welche Systeme im Einsatz sind, wo Arbeit doppelt anfällt und was aus Ihrer Sicht drückt. Danach sagen wir offen, ob wir passen und welcher Schritt sich zuerst lohnt.
Wir begleiten die tatsächliche Arbeit, sehen uns Datenstände, Schnittstellen und Dateiablagen an und sprechen mit den Menschen, die den Ablauf täglich bedienen. Ergebnis ist ein schriftlicher Bericht mit priorisierten Maßnahmen und Aufwandsschätzung.
Aus dem Bericht wird ein Angebot je Maßnahme, damit Sie einzeln entscheiden können. Wir beginnen mit dem Schritt, der den Alltag spürbar entlastet, nicht mit dem technisch reizvollsten.
Jede Automatisierung und jede Schnittstelle wird zuerst in einer Testumgebung mit echten Datenkopien gebaut und geprüft. Sie sehen Zwischenstände und können nachsteuern, bevor etwas in den Betrieb geht.
Einführung mit dem Team, kurze Schulung an den geänderten Stellen und schriftliche Prozessdokumentation. In den ersten Wochen begleiten wir enger und passen Details an, die sich erst im Echtbetrieb zeigen.
Schnittstellen werden überwacht, Fehler laufen in eine Wiedervorlage statt ins Leere. Bei Software-Updates prüfen wir die Verträglichkeit vorab, und neue Anforderungen bauen wir auf dem bestehenden Stand auf.
Technik, mit der wir arbeiten
REST-Schnittstellen und Webhooks
Anbindung an dokumentierte Programmierschnittstellen, ereignisgesteuerte Übergaben per Webhook, Zugriffsschutz über Token und nachvollziehbare Protokollierung jedes Aufrufs.
Middleware und Warteschlangen
Eine Zwischenschicht entkoppelt die Systeme: Aufträge werden in Warteschlangen gehalten, bei Störungen wiederholt und in fachlicher Reihenfolge verarbeitet, statt direkt Punkt zu Punkt zu koppeln.
Datenbanken und Datenmodelle
Relationale Datenbanken für die gemeinsame Datenbasis, sauber modellierte Stammdaten, Historie für Änderungen und Abgleichläufe, die Abweichungen sichtbar machen statt sie zu überschreiben.
Dateiimport und -export
Wenn eine Software keine Schnittstelle bietet, arbeiten wir mit geregeltem Dateiaustausch: CSV, XML, JSON oder Branchenformate, mit Prüfregeln, Quarantäne für fehlerhafte Sätze und Wiederaufsetzpunkt.
Warenwirtschaft und Buchhaltung
Übergabe von Belegen, Zahlungen und Stammdaten zwischen Warenwirtschaft, Buchhaltung und Steuerkanzlei, einschließlich strukturierter Rechnungsformate für den elektronischen Belegaustausch.
Betrieb und Überwachung
Automatische Prüfung, ob Übertragungen laufen, Benachrichtigung bei Abbrüchen, Aufbewahrung der Protokolle und regelmäßige Kontrolle von Laufzeiten und Fehlerquoten. Hosting und Daten in Deutschland.
Branchen mit Projekterfahrung
Handwerk
Auftrag, Terminplanung, Materialentnahme und Stundenerfassung hängen zusammen. Wir verbinden Baustelle, Büro und Buchhaltung, damit Zettelwirtschaft und Nacherfassung entfallen.
Produktion
Stücklisten, Fertigungsaufträge, Rückmeldungen aus der Fertigung und Materialbestände. Ziel ist ein durchgängiger Stand von der Bestellung bis zum Versand ohne Zwischenlisten.
Dienstleister
Angebot, Projekt, Leistungserfassung und Abrechnung in einer Kette. Besonders häufig: Zeiterfassung, die nicht zur Rechnungsstellung passt, und Nachträge, die untergehen.
Großhandel
Artikelstamm, Preise, Staffeln und Bestände über mehrere Kanäle konsistent halten. Für den Handel mit Onlineshop-Schwerpunkt arbeiten wir mit einem eigenen Schwesterangebot zusammen.
Logistik
Sendungsdaten, Statusmeldungen, Tourenplanung und Nachweise. Schnittstellen zu Auftraggebern und Frachtführern samt Dateiformaten, die im Alltag zuverlässig verarbeitet werden müssen.
Verwaltung
Antrag, Prüfung, Bescheid und Ablage als durchgängiger Vorgang. Nachvollziehbarkeit, Fristen und Aufbewahrung stehen dabei gleichwertig neben der Zeitersparnis.
Anonymisierte Projektverläufe
So sehen typische Verläufe aus
Anonymisierte, verallgemeinerte Projektverläufe (Projekterfahrung). Keine Kundennamen, keine zugesicherten Einsparungen. Ergebnisse hängen von Ausgangslage und Systemen ab.
Woran sich tragfähige Prozessarbeit erkennen lässt
| Aspekt | Werkzeug zuerst | Unser Vorgehen |
|---|---|---|
| Einstieg | Software wird ausgewählt, der Ablauf passt sich an | Ablauf wird aufgenommen, danach fällt die Entscheidung über Technik |
| Datenhoheit | Bleibt offen, jedes System schreibt mit | Je Feld schriftlich festgelegt, bevor eine Verbindung entsteht |
| Fehlerfall | Übertragung bricht still ab | Wiederholung, Wiedervorlage und Benachrichtigung sind Teil der Umsetzung |
| Wissen im Betrieb | Steckt in den Köpfen weniger Personen | Prozessdokumentation und Einführung gehören zum Projektumfang |
| Nach dem Start | Projekt endet mit der Übergabe | Überwachung, Update-Prüfung und Weiterentwicklung im laufenden Betrieb |
Konkrete Ergebnisse auf Anfrage
Einstieg in die Zusammenarbeit
- Bestandsaufnahme entlang der tatsächlichen Arbeit
- Schriftlicher Bericht mit Aufwandsschätzung je Maßnahme
- Festpreisangebot je Umsetzungsschritt, einzeln entscheidbar
Prozessanalyse als Einstieg: Bestandsaufnahme der Abläufe, schriftlicher Bericht und priorisierte Maßnahmen. Umsetzung je Automatisierung oder Schnittstelle ab 4.900 € netto zzgl. USt. zum Festpreis nach der Analyse. Laufende Betreuung ab 190 € netto zzgl. USt. pro Monat.
Preisstand: September 2026. Laufende Leistungen sind einzeln buchbar und monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.