Datenintegration: eine gemeinsame Datenbasis statt vieler Listen
Kundenadressen in der Auftragssoftware, Ansprechpartner in einer Tabellenkalkulation, Preise in einem Dokument auf dem Netzlaufwerk, Notizen im Postfach: Wir führen diese Bestände zusammen, bereinigen Dubletten, vereinheitlichen die Stammdaten und legen fest, wer welches Feld pflegt.
Einstieg und Umsetzung · netto zzgl. USt.
- Bestandsaufnahme vor jeder Zusammenführung, damit der Umfang bekannt ist
- Festpreis je Datenquelle statt offener Aufwandsschätzung
- Bereinigung und Zuständigkeitsregeln gehören zum Projekt, nicht danach
- Ansprechpartner und Pflege auch nach der Einführung
Die Analyse startet bei 1.900 € netto und umfasst die Sichtung Ihrer Datenquellen, eine Dublettenprüfung im Bestand, einen schriftlichen Bericht und eine priorisierte Maßnahmenliste. Die Zusammenführung einer Datenquelle liegt bei ab 4.900 € netto als Festpreis, der nach der Analyse feststeht. Die laufende Betreuung der Datenbasis beginnt bei 190 € netto pro Monat. Alle Preise netto zzgl. USt.; Lizenzen und Gebühren Dritter weisen wir getrennt aus. Die vollständige Aufstellung steht auf der Preisübersicht.
Preisstand: September 2026. Laufende Leistungen sind einzeln buchbar und monatlich kündbar, eine Mindestlaufzeit gibt es nicht.
In gewachsenen Betrieben liegen dieselben Informationen an mehreren Stellen: Der Kunde steht in der Auftragssoftware, sein Ansprechpartner in einer Tabelle im Vertrieb, seine Bankverbindung im Buchhaltungsprogramm und die Absprache aus dem letzten Projekt in einem Postfach. Jede dieser Quellen war zu ihrer Zeit sinnvoll, und keine ist vollständig. Datenintegration heißt deshalb nicht, alles in ein einziges Programm zu zwingen. Es heißt, für jede Information festzulegen, wo sie entsteht, wer sie pflegt und wohin sie verteilt wird — und die vorhandenen Bestände so zusammenzuführen, dass am Ende eine Antwort auf eine Frage steht statt vier.
Aus vier Ständen wird ein gepflegter Bestand
Wie aus einer Liste vier Wahrheiten werden
Der Weg dorthin ist selten eine Fehlentscheidung, sondern eine Kette kleiner, jeweils vernünftiger Schritte. Die Auftragssoftware kann keine Ansprechpartner mit Zuständigkeiten führen, also legt der Vertrieb eine eigene Liste an. Die Buchhaltung braucht abweichende Rechnungsadressen, also pflegt sie ihre eigene Version des Kundenstamms. Der Service will wissen, welches Gerät wo steht, und beginnt eine dritte Aufstellung. Nach einigen Jahren sind alle drei Bestände im Einsatz, alle drei sind teilweise gepflegt, und niemand kann sagen, welcher stimmt. Der Aufwand fällt zuerst nicht auf, weil er sich auf viele kurze Suchvorgänge verteilt. Sichtbar wird er erst, wenn eine Auswertung ansteht oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und sein Wissen über die Listen mitnimmt.
Vier Antworten auf eine Frage
Wie viele aktive Kunden hat der Betrieb? Je nachdem, wen man fragt und welche Liste geöffnet wird, kommen unterschiedliche Zahlen heraus — und keine davon lässt sich belegen.
Suchen statt arbeiten
Bevor eine Auskunft gegeben werden kann, werden zwei Programme und ein Netzlaufwerk geöffnet. Der einzelne Vorgang dauert Minuten, in Summe ist es ein spürbarer Teil des Arbeitstages.
Post kommt zurück
Adressänderungen erreichen eine Quelle, aber nicht die anderen. Rechnungen gehen an veraltete Anschriften, Erinnerungen an ehemalige Ansprechpartner, Angebote an geschlossene Standorte.
Auswertung kostet Tage
Für jede Kennzahl werden Listen exportiert, von Hand zusammengeführt und abgeglichen. Bis das Ergebnis steht, ist der Zeitraum, den es beschreibt, längst vorbei.
Was Datenintegration konkret umfasst
Datenintegration ist Handwerk, kein Werkzeugkauf. Der größere Teil der Arbeit besteht darin, den vorhandenen Bestand zu verstehen: Welche Quellen gibt es wirklich, welche Felder bedeuten dasselbe, obwohl sie anders heißen, und welche Sätze beschreiben denselben Kunden in drei Schreibweisen. Erst danach folgt die technische Zusammenführung, die im Vergleich meist unspektakulär ist. Die folgenden sechs Bausteine bearbeiten wir in nahezu jedem Projekt, in dieser Reihenfolge und mit unterschiedlichem Gewicht je nach Ausgangslage.
Quellen sichten
Wir nehmen auf, welche Programme, Tabellen, Postfächer und Ordner heute Daten führen — auch die, die offiziell nicht mehr benutzt werden, aber im Alltag noch geöffnet werden. Für jede Quelle halten wir Umfang, Aktualität und Nutzerkreis fest.
Datenmodell festlegen
Kunde, Standort, Ansprechpartner, Objekt, Auftrag: Wir klären, welche Begriffe im Betrieb wirklich gemeint sind, wie sie zusammenhängen und welche Felder eine gemeinsame Basis tragen muss. Das Modell entsteht aus Ihren Abläufen, nicht aus einer Vorlage.
Dubletten erkennen
Mit Vergleichsregeln über Name, Anschrift, Steuernummer, Telefonnummer und Adresse finden wir Sätze, die dasselbe beschreiben. Zweifelsfälle werden nicht automatisch entschieden, sondern zur Prüfung vorgelegt.
Zuständigkeit je Feld
Für jedes wichtige Feld wird festgelegt, welches System führend ist und welche Abteilung es pflegt. Diese Festlegung steht schriftlich in der Prozessdokumentation und ist damit auch nach Personalwechseln nachvollziehbar.
Historische Daten übernehmen
Alte Vorgänge, Belege und Verläufe werden übernommen, soweit sie im Alltag oder für Aufbewahrungsfristen gebraucht werden. Was übernommen wird und was ins Archiv geht, entscheiden Sie auf Basis einer klaren Aufstellung.
Auswertbarkeit herstellen
Erst wenn Begriffe und Schlüssel einheitlich sind, lassen sich Zahlen ohne Handarbeit ziehen. Die gemeinsame Basis ist deshalb die Voraussetzung für Kennzahlen und Auswertung.
Dubletten erkennen und zusammenführen
Dubletten entstehen nicht durch Nachlässigkeit, sondern durch Eile: Der Anrufer wird nicht gefunden, weil die Firmierung anders geschrieben ist, also wird ein neuer Satz angelegt. Nach Jahren stehen für einen Kunden mehrere Einträge im Bestand, jeder mit einem Teil der Geschichte. Wir gehen diesen Bestand mit mehreren Vergleichsregeln durch und arbeiten dabei mit abgestuften Treffern statt mit einer einzigen Ja-Nein-Entscheidung. Eindeutige Fälle werden zusammengeführt, unsichere Fälle bekommen eine Prüfliste, die Ihre Fachabteilung in überschaubaren Schritten abarbeitet. Vor jeder Zusammenführung wird der Ausgangsbestand gesichert, und jede Zusammenführung wird protokolliert, sodass sie nachvollziehbar und im Zweifel umkehrbar bleibt.
- Schreibweisen von Firmierungen: Rechtsform abgekürzt, ausgeschrieben oder ganz weggelassen
- Umlaute und Sonderzeichen, die beim Import in eine andere Kodierung geraten sind
- Anschriften mit unterschiedlicher Schreibweise von Straße, Hausnummer und Zusatz
- Ehemalige Ansprechpartner, die noch als aktive Kontakte geführt werden
- Standorte desselben Unternehmens, die als eigenständige Kunden angelegt wurden
- Testeinträge und Übungsdatensätze aus der Einführungszeit früherer Programme
Bereinigung gehört ins Projekt, nicht danach
Stammdaten vereinheitlichen
Vereinheitlichung klingt nach Formalie und entscheidet in der Praxis darüber, ob eine gemeinsame Basis trägt. Wenn ein Programm Kundennummern mit führenden Nullen führt und ein anderes ohne, passen die Bestände nicht zusammen. Wenn Mengeneinheiten einmal ausgeschrieben und einmal abgekürzt stehen, lässt sich nichts summieren. Wir legen deshalb für jedes gemeinsame Feld ein verbindliches Format fest: Nummernkreise, Datumsformate, Einheiten, Länderkennzeichen, Telefonnummern in einheitlicher Schreibweise und eine Liste erlaubter Werte für Auswahlfelder. Diese Regeln werden nicht nur dokumentiert, sondern bei der Eingabe und beim Import geprüft, damit sich der bereinigte Zustand nicht innerhalb weniger Monate wieder auflöst.
Ein Schlüssel, der die Systeme verbindet
Damit zwei Systeme über denselben Kunden sprechen können, braucht es einen gemeinsamen Schlüssel. In der Regel führt ein System die Nummernvergabe, und die anderen speichern diese Nummer als Referenz mit. Wo ein älteres Programm kein zusätzliches Feld zulässt, arbeiten wir mit einer Zuordnungstabelle in der Zwischenschicht. Der Abgleich läuft dann über die Schnittstellen, ohne dass jemand Nummern von Hand vergleichen muss.
- Ausgangslage: Jedes System hat eine eigene Nummer für denselben Kunden
- Vorgehen: Führendes System bestimmen, Referenzfeld oder Zuordnungstabelle anlegen
- Ergebnis: Vorgänge lassen sich systemübergreifend derselben Kundenakte zuordnen
| Kundenakte | Warenwirtschaft | Abgleich |
|---|---|---|
| Kunde A | K-10428 | zugeordnet |
| Kunde B | K-10429 | zugeordnet |
| Kunde C | K-10430 | Klärung |
Zuständigkeit je Feld: wer pflegt was
Die häufigste Ursache dafür, dass eine bereinigte Datenbasis nach kurzer Zeit wieder auseinanderläuft, ist eine ungeklärte Zuständigkeit. Solange drei Abteilungen dieselbe Adresse ändern dürfen und keine weiß, welche Änderung sich durchsetzt, entstehen neue Abweichungen schneller, als sie bereinigt werden. Wir erarbeiten deshalb gemeinsam mit Ihnen eine Übersicht, die für jedes wichtige Feld drei Fragen beantwortet: Welches System führt den Wert, welche Rolle darf ihn ändern, und in welche Systeme wird er verteilt. Das Ergebnis ist keine Bürokratie, sondern eine Seite, die in der Einarbeitung ausgehändigt wird und im Streitfall die Diskussion beendet.
| Datenfeld | Führendes System | Pflege durch | Verteilt nach |
|---|---|---|---|
| Kundenstamm mit Anschrift und Steuernummer | Auftragssoftware | Auftragsannahme | Buchhaltung, Versand, Auswertung |
| Ansprechpartner und Telefonnummern | Kontaktverwaltung | Vertrieb und Innendienst | Auftragssoftware, Serviceplanung |
| Artikel- und Leistungsstamm | Warenwirtschaft | Einkauf | Angebot, Kalkulation, Rechnung |
| Preise und Konditionen | Warenwirtschaft | Kaufmännische Leitung | Angebot, Auftrag, Rechnung |
| Zahlungsstatus | Buchhaltungsprogramm | Buchhaltung | Auftragssoftware, Mahnwesen |
| Projekt- und Servicehistorie | Serviceplanung | Technik und Disposition | Kundenakte, Auswertung |
Historische Daten übernehmen
Die Frage, wie viel Vergangenheit mitkommt, entscheidet über Aufwand und Akzeptanz gleichermaßen. Wird zu wenig übernommen, arbeiten die Fachabteilungen weiter in den alten Listen, und die neue Basis bleibt leer. Wird alles ungeprüft übernommen, wandern zwanzig Jahre Unordnung in ein neues System. Wir trennen deshalb nach Nutzung: Was im Tagesgeschäft gebraucht wird, kommt vollständig und bereinigt mit. Was nur für Nachweise und Aufbewahrungsfristen gebraucht wird, geht in ein lesbares, durchsuchbares Archiv. Was weder das eine noch das andere erfüllt, wird nach Ihrer Freigabe ausgesondert. Diese Aufteilung besprechen wir vor der Übernahme anhand einer konkreten Aufstellung, nicht im Nachhinein.
Bestandsaufnahme der Datenquellen
Wir sprechen mit den Menschen, die täglich mit den Daten arbeiten, und sehen uns die Quellen an: Programme, Tabellen, Ordner auf dem Netzlaufwerk, Postfächer und Formulare. Am Ende steht eine Übersicht, welche Information wo entsteht, wie oft sie sich ändert und wer sie braucht.
Feldabgleich und Datenmodell
Für jede Quelle ordnen wir die Felder einander zu und benennen die Unterschiede: abweichende Bezeichnungen, unterschiedliche Formate, Felder ohne Entsprechung. Daraus entsteht das gemeinsame Modell mit den Feldern, die tatsächlich gebraucht werden.
Dublettenprüfung und Bereinigung
Der Bestand wird mit abgestuften Vergleichsregeln geprüft. Eindeutige Dubletten werden zusammengeführt, unsichere Fälle landen auf einer Prüfliste für Ihre Fachabteilung. Der Ausgangsbestand wird vorher gesichert, jede Zusammenführung protokolliert.
Datenhoheit und Pflegeregeln
Wir halten je Feld fest, welches System führt, welche Rolle ändern darf und wohin verteilt wird. Dazu kommen Formatregeln und erlaubte Werte, die bei Eingabe und Import geprüft werden, damit der bereinigte Zustand hält.
Übernahme und Abgleich
Die Daten werden in die gemeinsame Basis übernommen und über Schnittstellen mit den Systemen abgeglichen, die weiterlaufen. Zunächst nur lesend, dann schreibend, jeweils mit Vergleich zwischen alt und neu.
Ablösung der Nebenlisten und Kontrolle
Erst wenn die gemeinsame Basis im Alltag trägt, werden die alten Listen schreibgeschützt und danach abgelöst. Eine regelmäßige Prüfung auf neue Dubletten, Lücken und Formatabweichungen gehört zur laufenden Betreuung.
Wir sprechen mit den Menschen, die täglich mit den Daten arbeiten, und sehen uns die Quellen an: Programme, Tabellen, Ordner auf dem Netzlaufwerk, Postfächer und Formulare. Am Ende steht eine Übersicht, welche Information wo entsteht, wie oft sie sich ändert und wer sie braucht.
Für jede Quelle ordnen wir die Felder einander zu und benennen die Unterschiede: abweichende Bezeichnungen, unterschiedliche Formate, Felder ohne Entsprechung. Daraus entsteht das gemeinsame Modell mit den Feldern, die tatsächlich gebraucht werden.
Der Bestand wird mit abgestuften Vergleichsregeln geprüft. Eindeutige Dubletten werden zusammengeführt, unsichere Fälle landen auf einer Prüfliste für Ihre Fachabteilung. Der Ausgangsbestand wird vorher gesichert, jede Zusammenführung protokolliert.
Wir halten je Feld fest, welches System führt, welche Rolle ändern darf und wohin verteilt wird. Dazu kommen Formatregeln und erlaubte Werte, die bei Eingabe und Import geprüft werden, damit der bereinigte Zustand hält.
Die Daten werden in die gemeinsame Basis übernommen und über Schnittstellen mit den Systemen abgeglichen, die weiterlaufen. Zunächst nur lesend, dann schreibend, jeweils mit Vergleich zwischen alt und neu.
Erst wenn die gemeinsame Basis im Alltag trägt, werden die alten Listen schreibgeschützt und danach abgelöst. Eine regelmäßige Prüfung auf neue Dubletten, Lücken und Formatabweichungen gehört zur laufenden Betreuung.
Datenqualität ist die Voraussetzung für jede Auswertung
Viele Auswertungsprojekte scheitern nicht an der Darstellung, sondern an der Grundlage. Ein Bericht, der Umsatz je Kunde zeigt, ist wertlos, wenn ein Kunde unter drei Nummern geführt wird. Eine Auslastungsübersicht führt in die Irre, wenn Stunden in zwei Systemen mit unterschiedlichen Definitionen erfasst werden. Deshalb steht Datenintegration bei uns vor dem Aufbau von Kennzahlen und nicht daneben. Sobald Begriffe, Schlüssel und Zuständigkeiten geklärt sind, lassen sich Zahlen automatisch ziehen, statt sie monatlich zusammenzusuchen — und die Diskussion im Führungskreis dreht sich um die Entscheidung statt um die Frage, welche Zahl stimmt. Der Anteil der Unternehmen in Deutschland, die betriebliche Abläufe softwaregestützt verknüpfen, wächst seit Jahren kontinuierlich (Statistisches Bundesamt).
seit 2013
Erfahrung mit Unternehmens-IT
50+
umgesetzte Projekte (Projekterfahrung)
3-8 Wochen
typische Dauer je Ausbaustufe (Projekterfahrung)
1
führende Quelle je Datenfeld
Drei Wege zu einer gemeinsamen Datenbasis
Verstreute Bestände lassen sich unterschiedlich zusammenführen. Welcher Weg passt, hängt von der Anzahl der Quellen, der Datenmenge und davon ab, wie viel Betriebsunterbrechung tragbar ist.
Alles in ein System zwingen
- Enthalten: Am Ende steht tatsächlich nur noch ein Programm
- Enthalten: Keine Abstimmung zwischen Systemen mehr nötig
- Nicht enthalten: Fachliche Besonderheiten einzelner Abteilungen gehen oft verloren
- Nicht enthalten: Hoher Aufwand und langer Zeitraum bis zum ersten sichtbaren Nutzen
- Nicht enthalten: Der Umstieg trifft alle Bereiche gleichzeitig
Listen weiterführen und abgleichen
- Enthalten: Niemand muss seine gewohnte Arbeitsweise ändern
- Enthalten: Keine Projektkosten zum Start
- Nicht enthalten: Der Abgleich bleibt Handarbeit und wird nie vollständig
- Nicht enthalten: Bei jeder Auswertung beginnt die Zusammenführung von vorn
- Nicht enthalten: Wissen über die Listen hängt an einzelnen Personen
Gemeinsame Basis mit klarer Datenhoheit
- Enthalten: Bewährte Fachprogramme bleiben, wo sie ihre Stärke haben
- Enthalten: Je Feld ein führendes System, automatisch in die anderen verteilt
- Enthalten: Bereinigung und Zuständigkeitsregeln sind Teil der Umsetzung
- Enthalten: Schrittweise Ablösung der Nebenlisten statt Stichtagsumstellung
- Nicht enthalten: Die Abgleichstrecke muss betrieben und überwacht werden
Typische Ausgangslagen in mittelständischen Betrieben
Illustrative Szenarien aus typischen Projektverläufen (Projekterfahrung), anonymisiert und ohne Kundenangaben.
Was Datenintegration kostet
Preise für die Zusammenführung Ihrer Daten
Alle Preise netto zzgl. USt. Jedes Projekt beginnt mit einer Datenbestandsanalyse; der verbindliche Festpreis für die Umsetzung steht danach fest.
Datenbestandsanalyse
Der Einstieg: Wir sehen uns an, welche Quellen es gibt und in welchem Zustand sie sind.
- Aufnahme aller Datenquellen im Betrieb
- Feldabgleich und Entwurf des gemeinsamen Modells
- Dublettenprüfung im vorhandenen Bestand
- Schriftlicher Bericht mit Bereinigungsplan
- Priorisierte Maßnahmenliste mit Aufwandsrahmen
Zusammenführung je Quelle
Eine Datenquelle wird bereinigt, übernommen und dauerhaft abgeglichen.
- Bereinigung und Zusammenführung der Dubletten
- Vereinheitlichung von Formaten und Schlüsseln
- Übernahme der historischen Daten nach Absprache
- Abgleich über Schnittstelle oder geregelten Dateiaustausch
- Festpreis, der nach der Analyse feststeht
Laufende Betreuung
Damit die bereinigte Basis auch in zwei Jahren noch trägt.
- Regelmäßige Prüfung auf neue Dubletten und Lücken
- Überwachung der Abgleichstrecken mit Fehlermeldung
- Anpassung der Regeln bei geänderten Abläufen
- Ansprechpartner für Fragen aus den Fachabteilungen
- Erweiterung um zusätzliche Quellen nach Bedarf
Alle Preise netto zzgl. USt. Lizenzen und Gebühren Dritter weisen wir getrennt vom Festpreis aus. Die vollständige Aufstellung steht auf der Preisübersicht.
Unklar, wie viele Quellen es im Betrieb wirklich gibt?
Genau das klärt die Datenbestandsanalyse. Wir sprechen mit den Abteilungen, sichten die Quellen und legen Ihnen eine Aufstellung vor, aus der der Umfang und die sinnvolle Reihenfolge hervorgehen — bevor etwas zusammengeführt wird.