Vertragsfristen im Griff: ein Vertragsregister im Betrieb

Die meisten Fristen im Register stammen aus dem Vertrag selbst. Für einige Vertragsarten setzt das Gesetz aber Leitplanken, die das Register kennen sollte, weil sie den nächsten Termin bestimmen oder eine vertragliche Klausel verdrängen.

Am wichtigsten ist für viele Betriebe die Gewerbemiete. Bei einem unbefristeten Mietverhältnis über Geschäftsräume ist die ordentliche Kündigung spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Kalendervierteljahres zulässig (BGB, § 580a Abs. 2). Das ist die gesetzliche Frist; vereinbart der Mietvertrag eine eigene, trägt das Register die vertragliche ein. Wer zum 31. Dezember 2027 kündigen will, muss die Kündigung also bis zum dritten Werktag im Juli 2027 zugestellt haben; geht sie später zu, verschiebt sich das Ende um ein Quartal. Bei befristeten Verträgen kommt eine zweite Falle hinzu: Setzt der Mieter den Gebrauch nach Ablauf der Mietzeit fort, verlängert sich das Mietverhältnis auf unbestimmte Zeit, wenn nicht eine Seite innerhalb von zwei Wochen widerspricht (BGB, § 545). Mietverträge können diese Regel ausschließen; ob der eigene Vertrag das tut, gehört als Feld ins Register.

Auch die Form des Mietvertrags wirkt auf die Fristen. Ein Mietvertrag über Geschäftsräume, der für längere Zeit als ein Jahr nicht in Textform geschlossen wurde, gilt für unbestimmte Zeit (BGB, § 578 Abs. 1 und 2 in Verbindung mit § 550). Dann greift die Kündigungsfrist nach § 580a Abs. 2, auch wenn im Vertrag eine feste Laufzeit steht. Für das Register heißt das: Neben der vereinbarten Laufzeit wird festgehalten, in welcher Form der Vertrag vorliegt, und Nachträge werden mit Datum und Form erfasst.

Für Telefon- und Internetverträge gilt eine Regel, die auch Betrieben zugutekommt. Verlängert sich ein solcher Vertrag nach der anfänglichen Laufzeit stillschweigend, kann der Endnutzer ihn danach jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündigen (TKG, § 56 Abs. 3). Der Anbieter muss rechtzeitig vor der Verlängerung auf einem dauerhaften Datenträger auf die Verlängerung und das Kündigungsrecht hinweisen; dieses Schreiben ist ein guter Anlass, den Registereintrag zu prüfen. Die Höchstgrenze von 24 Monaten für die anfängliche Laufzeit gilt zunächst für Verbraucher (TKG, § 56 Abs. 1), nach dem Gesetz aber auch für Kleinstunternehmen und kleine Unternehmen, sofern sie nicht ausdrücklich darauf verzichtet haben (TKG, § 71 Abs. 3). Das betrifft die große Mehrheit: 2024 waren 82,9 Prozent der Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und der erfassten Dienstleistungsbereiche Kleinstunternehmen und weitere 14,0 Prozent kleine Unternehmen (Destatis).

Bei Versicherungen ist eine im Voraus vereinbarte Verlängerung unwirksam, soweit sie sich jeweils auf mehr als ein Jahr erstreckt (VVG, § 11 Abs. 1). Die Kündigungsfrist muss für beide Seiten gleich sein und darf nicht weniger als einen Monat und nicht mehr als drei Monate betragen (VVG, § 11 Abs. 3). Verträge mit einer Dauer von mehr als drei Jahren kann der Versicherungsnehmer zum Schluss des dritten oder jedes folgenden Jahres mit einer Frist von drei Monaten kündigen (VVG, § 11 Abs. 4). Für Großrisiken gelten diese Beschränkungen der Vertragsfreiheit nicht (VVG, § 210 Abs. 1).

Neu ist der Rahmen für Cloud- und Software-Dienste. Der Data Act gilt seit dem 12. September 2025 (Data Act, Art. 50). Verträge über Datenverarbeitungsdienste müssen eine maximale Kündigungsfrist für die Einleitung eines Anbieterwechsels enthalten, die zwei Monate nicht überschreiten darf (Data Act, Art. 25 Abs. 2). Ab dem 12. Januar 2027 dürfen die Anbieter für den Vollzug des Wechsels keine Wechselentgelte mehr erheben (Data Act, Art. 29 Abs. 1). Für Dienste, deren zentrale Funktionen größtenteils auf einen einzelnen Kunden zugeschnitten sind und die nicht im größeren Maßstab angeboten werden, gilt die Entgeltregel nicht (Data Act, Art. 31 Abs. 1). Was die Verordnung außerdem regelt, beschreibt der Beitrag zum Data Act und den Maschinendaten.

Wo kein besonderes Gesetz greift, entscheidet der Vertrag. Die Regeln, die Verbraucher vor langen Laufzeiten in Allgemeinen Geschäftsbedingungen schützen, etwa höchstens zwei Jahre Erstlaufzeit und nach einer stillschweigenden Verlängerung eine Kündigungsfrist von höchstens einem Monat (BGB, § 309 Nr. 9), finden auf Geschäftsbedingungen gegenüber Unternehmern keine Anwendung (BGB, § 310 Abs. 1). Ein Wartungsvertrag mit drei Jahren Laufzeit und sechs Monaten Kündigungsfrist ist im Geschäftsverkehr deshalb möglich, und gerade solche Verträge rutschen ohne Register leicht in die nächste Verlängerung.

Frist und Termin sind zwei verschiedene Dinge. Die Frist sagt, wie lange vor dem Vertragsende gekündigt werden muss. Der Termin ist der konkrete Kalendertag, bis zu dem die Kündigung beim Vertragspartner eingegangen sein muss. Entscheidend ist der Zugang: Eine Erklärung gegenüber einem Abwesenden wird in dem Zeitpunkt wirksam, in dem sie ihm zugeht (BGB, § 130 Abs. 1). Ein Brief, der am letzten Tag eingeworfen wird und erst am nächsten Tag ankommt, ist zu spät.

Zwei Feinheiten verdienen eine eigene Regel im Register. Die erste ist die Verlängerung: Nach jedem verpassten Termin verschiebt sich das Laufzeitende um die Verlängerungsdauer, und der nächste Termin muss neu berechnet werden. Ein Register, das den Termin als festes Datum speichert, zeigt nach der ersten Verlängerung einen Termin in der Vergangenheit. Die zweite sind Wochenenden, Feiertage und Postlaufzeiten: Wer auf den letzten möglichen Tag plant, hängt von Dingen ab, die er nicht in der Hand hat. Das Register setzt deshalb einen eigenen Versandtermin einige Werktage vor den rechtlichen Termin.

Bei Geschäftsräumen hilft ein einfacher Griff: Eine Kündigung zum 31. Dezember darf auch früher zugehen als am dritten Werktag im Juli. Wer sie bereits Ende Juni zustellt, verschenkt keinen Tag Mietzeit und muss sich nicht mit der Frage befassen, ob ein Samstag in der ersten Juliwoche als Werktag mitzählt.

Ein Register, das nur Daten speichert, ist eine bessere Tabelle. Den Unterschied macht die Erinnerung, und zwar nicht eine, sondern zwei, mit klarer Aufgabe je Stufe. Die erste lässt Zeit für eine Entscheidung, die zweite sichert den Versand. Was danach geschieht, legt das Register ebenfalls fest.

Acht und zwei Wochen sind kein Gesetz, sondern ein Vorschlag für Verträge, bei denen eine Alternative gesucht werden muss. Für ein Software-Abo mit Datenumzug kann mehr Vorlauf nötig sein, für eine Fachzeitschrift weniger. Das Register sollte den Vorlauf deshalb je Vertragsart einstellen lassen.

Erinnerungen gehen an Rollen, nicht an Personen. Ist die zuständige Person im Urlaub oder hat sie den Betrieb verlassen, erreicht die Erinnerung die Vertretung. Wie Vertretungen und Fristen bei digitalen Abläufen zusammenspielen, beschreibt der Beitrag zu Freigaben im Betrieb; was beim Austritt mit Zugängen und Zuständigkeiten geschieht, steht im Beitrag zu Konten und Rechten bei Eintritt und Austritt. Ein Kalendereintrag ersetzt das nicht: Er kennt keine Vertretung, rechnet nach einer Verlängerung nicht neu und sagt nicht, ob gekündigt wurde. Dieselbe Erfahrung beschreibt der Beitrag zu Prüffristen für Arbeitsmittel.

Neben den ordentlichen Terminen kennt das Register einen zweiten Fristtyp. Wer einen Dauervertrag aus wichtigem Grund kündigen will, kann das nur innerhalb einer angemessenen Frist, nachdem er vom Kündigungsgrund Kenntnis erlangt hat (BGB, § 314 Abs. 3). Das Datum, an dem der Betrieb von einer schweren Vertragsverletzung erfährt, gehört deshalb sofort in den Eintrag, zusammen mit einer Aufgabe für die zuständige Rolle.

Ein Register muss nicht mit einer neuen Software beginnen. Für einen kleinen Bestand reicht anfangs eine gut gebaute Tabelle, solange sie die Termine berechnet und jemand sie pflegt. Die Grenzen zeigen sich bei Erinnerungen, Vertretung und der Verbindung zum Dokument.

Welche Variante passt, hängt weniger von der Zahl der Verträge ab als davon, wie viele Personen Verträge abschließen. Solange eine Person alles abschließt und pflegt, trägt eine Tabelle. Sobald Einkauf, Fuhrpark, IT und Leitung jeweils eigene Verträge eingehen, braucht es Rollen, Vertretung und den Verweis auf die Ablage. Wann eine Tabelle an ihre Grenze kommt, zeigt der Beitrag zum Ablösen von Tabellenkalkulationen.

Wir bauen kein Register von der Stange, sondern richten es dort ein, wo Ihre Dokumente bereits liegen oder künftig liegen sollen. Dazu gehören die Bestandsaufnahme der Ablagewege, die Erfassung und Texterkennung des Altbestands, die Festlegung der Pflichtfelder und die Verknüpfung jedes Eintrags mit dem Vertragsdokument, wie auf der Seite Dokumente digitalisieren beschrieben.

Die Erinnerungen mit Vorlauf, Vertretung und Meldung bei verstrichenen Terminen richten wir als Benachrichtigungsablauf ein, wie unter Prozessautomatisierung beschrieben. Wo das Register Daten aus Buchhaltung oder Warenwirtschaft braucht, etwa die wiederkehrenden Zahlungen für die Erstsuche, verbinden wir die Systeme über Datenintegration. Soll zuerst geklärt werden, wer im Betrieb heute Verträge abschließt und wo sie landen, beginnt die Arbeit mit einer Prozessanalyse.