Jede Auswertung und jede Automatisierung ist nur so belastbar wie die Daten darunter. Diese Kategorie behandelt Stammdatenpflege, Dubletten, uneinheitliche Schreibweisen und die Frage, welches System für welches Feld führend ist. Dazu kommt der Weg vom Papier zum Vorgang: Erfassung, Texterkennung, Verschlagwortung, Verknüpfung mit dem Auftrag, Zugriffsrechte und Aufbewahrung. Und schließlich die Auswertung selbst — welche Kennzahlen im Mittelstand wirklich tragen, woher sie kommen, wie oft sie aktualisiert werden müssen und wo ihre Grenzen liegen. Wer Daten ordnet, gewinnt meist mehr Zeit als durch die nächste Automatisierung.
Welches Fach der Personalakte welche Aufbewahrungsfrist trägt, wer zugreifen darf, was protokolliert wird und wie Einsicht und Auskunft zum Vorgang werden.
Kopfwissen aufnehmen, kritische Abläufe dokumentieren und die Vertretung erproben, bevor eine erfahrene Kraft den Betrieb verlässt: Fahrplan und Kennzahlen.
Monatsbericht von Hand? So lösen Sie den Zahlenabgleich ab: feste Datenquellen, klare Kennzahlendefinitionen, ein automatischer Lauf und geregelter Versand.
Fünf Kennzahlen, die im Mittelstand tatsächlich steuern: Auftragsdurchlauf, Termintreue, Nacharbeit, Auslastung, offene Posten — Quelle, Takt und Grenzen.
Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht widersprechen sich nur scheinbar. So entsteht ein Ablagekonzept mit Fristen je Dokumentart, Löschsperren und Protokoll.
Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Auswertbarkeit: was die GoBD für die digitale Belegablage bedeuten und was in die Verfahrensdokumentation gehört.
Texterkennung realistisch bewertet: saubere Vorlagen gegen Durchschläge, Stempel und Handschrift, Erkennungsgüte messen, Felder auslesen, Aufwand je Belegtyp.
Vom PDF-Ordner zum durchsuchbaren Bestand: Verschlagwortung, Verknüpfung mit dem Vorgang, Versionen, Rechte, Aufbewahrung und der Umgang mit dem Altbestand.
Bestandsaufnahme, Feldzuordnung, Probelauf und Summenabgleich: Wie die Datenübernahme aus einem Altsystem gelingt und wie Sie die Vollständigkeit belegen.
Doppelte Kunden- und Artikelsätze: wie Dubletten entstehen, wie ein Ähnlichkeitsvergleich sie findet und wie Sie zusammenführen, ohne die Historie zu verlieren.
Kunden, Artikel, Lieferanten: welches System führt, welche Pflichtfelder gelten und wie sich Stammdaten bereinigen lassen, ohne den Betrieb anzuhalten.