Elektronische Signatur: welche Form wann rechtlich gilt

Parallel zum deutschen Formenrecht regelt eine europäische Verordnung, was eine elektronische Signatur überhaupt ist. Sie unterscheidet drei Stufen. Die einfache elektronische Signatur sind Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Artikel 3 Nummer 10, eIDAS-Verordnung). Diese Definition ist bewusst weit gefasst: Der eingescannte Namenszug fällt darunter, das Häkchen im Formular ebenso. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die die Anforderungen des Artikels 26 erfüllt (Artikel 3 Nummer 11, eIDAS-Verordnung). Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht (Artikel 3 Nummer 12, eIDAS-Verordnung).

Die vier Anforderungen aus Artikel 26 (eIDAS-Verordnung) sind der Kern der mittleren Stufe: Die Signatur ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners, sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und sie ist so mit den unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann. Wer diese vier Punkte liest, erkennt den Zweck: Es geht um Zuordnung und um Erkennbarkeit von Veränderungen, nicht um eine hoheitliche Feststellung der Identität.

Der Unterschied zur höchsten Stufe liegt in der Rechtsfolge. Einer elektronischen Signatur darf die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt oder weil sie die Anforderungen an qualifizierte elektronische Signaturen nicht erfüllt (Artikel 25 Absatz 1, eIDAS-Verordnung). Zugleich gilt: Eine qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift (Artikel 25 Absatz 2, eIDAS-Verordnung). Beide Sätze zusammen ergeben die Arbeitsteilung, um die es hier geht: Jede Stufe ist verwendbar, aber nur eine ersetzt die Unterschrift.

Die Grundregel steht in einem einzigen Satz: Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt (§ 126 Absatz 3, Bürgerliches Gesetzbuch). Der Nebensatz trägt das Gewicht. An mehreren Stellen ergibt sich aus dem Gesetz ein anderes, und genau dort endet ein sonst durchgängig digitaler Ablauf.

Praktisch am wichtigsten ist die Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Kündigung und Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623, Bürgerliches Gesetzbuch). Eine per E-Mail versandte Kündigung ist damit unwirksam, unabhängig davon, wie sorgfältig sie signiert wurde. Ebenso ist die Erteilung der Bürgschaftserklärung in elektronischer Form ausgeschlossen (§ 766 Satz 2, Bürgerliches Gesetzbuch) - ein Punkt, der bei Mietsicherheiten und im Kreditgeschäft regelmäßig übersehen wird.

Beim Mietvertrag ist die Lage seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (Bundesgesetzblatt 2024 I Nummer 323) zweigeteilt. Wird ein Wohnraummietvertrag für längere Zeit als ein Jahr nicht in schriftlicher Form geschlossen, so gilt er für unbestimmte Zeit (§ 550 Satz 1, Bürgerliches Gesetzbuch). Für Mietverhältnisse über Grundstücke und über Räume, die keine Wohnräume sind, ist diese Vorschrift dagegen mit der Maßgabe anzuwenden, dass ein Mietvertrag, der für längere Zeit als ein Jahr nicht in Textform geschlossen wird, für unbestimmte Zeit gilt (§ 578 Absatz 1 Satz 2, Bürgerliches Gesetzbuch). Für den Gewerbemietvertrag genügt damit Textform, für die Wohnraummiete bleibt es bei der Schriftform.

Dieser Baum passt auf eine Seite und wird einmal je Dokumenttyp durchlaufen, nicht je Vorgang. Das Ergebnis gehört in eine Liste, die Vertrieb, Personalabteilung und Buchhaltung gemeinsam pflegen. Solange diese Liste fehlt, wird die Frage bei jedem einzelnen Dokument neu gestellt und meistens zugunsten des Papiers beantwortet, weil das der Weg ist, den alle kennen.

Die Zivilprozessordnung knüpft an die qualifizierte Signatur eine eigene Beweisregel. Die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden sind entsprechend anzuwenden auf private elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit einer notariell beglaubigten elektronischen Unterschrift versehen sind (§ 371a Absatz 1 Satz 1, Zivilprozessordnung). Ein qualifiziert signiertes Dokument steht damit einer unterschriebenen Urkunde im Prozess sehr nahe.

Der zweite Satz wirkt in der Praxis noch stärker: Der Anschein der Echtheit einer in elektronischer Form vorliegenden Erklärung, der sich auf Grund der Prüfung der qualifizierten elektronischen Signatur ergibt, kann nur durch Tatsachen erschüttert werden, die ernstliche Zweifel daran begründen, dass die Erklärung von der verantwortenden Person abgegeben worden ist (§ 371a Absatz 1 Satz 2, Zivilprozessordnung). Wer die Signatur bestreitet, muss also mehr vorbringen als das Bestreiten selbst. Bei den unteren Stufen fehlt diese Regel; dort zählt, was der Betrieb an Protokollen und begleitenden Umständen vorlegen kann.

Das Prüfprotokoll ist der Teil, der in der Praxis am häufigsten fehlt. Eine Signatur, die heute gültig ist, lässt sich Jahre später schwerer prüfen, weil Zertifikate ablaufen und Sperrlisten nicht dauerhaft vorgehalten werden. Wer das Ergebnis der Prüfung zum Zeitpunkt der Unterzeichnung festhält und gemeinsam mit dem Dokument aufbewahrt, hat später eine belastbare Aussage, auch wenn die technische Nachprüfung aufwendiger geworden ist.

Die Einführung scheitert erfahrungsgemäß seltener an der Technik als an der fehlenden Zuordnung. Solange nicht feststeht, welcher Dokumenttyp welche Form braucht, entscheidet jede Abteilung für sich. Das Ergebnis ist ein Bestand aus Papier, PDF und Signaturen in drei Stufen, der später niemandem eine klare Auskunft gibt. Die folgende Reihenfolge hat sich bewährt, weil sie mit der billigsten Arbeit beginnt und die Technik ans Ende stellt.

Die ersten drei Schritte kosten Abstimmung und keine Lizenz. Sie verhindern erfahrungsgemäß den größten Teil der späteren Reibung, weil sie die Frage aus dem Einzelfall herausnehmen. Wo Personalunterlagen betroffen sind, gehört der Zugriff gleich mitgedacht; dazu der Beitrag Digitale Personalakte: Zugriff, Fristen und Nachweis.