Mindestlohn 2027: Stammdaten und Kalkulation umstellen

Die Rechtsgrundlage ist eindeutig. Die Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung legt zwei Stufen fest: 13,90 Euro ab dem 1. Januar 2026 und 14,60 Euro ab dem 1. Januar 2027, jeweils brutto je Zeitstunde (Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung, § 1). Über beide Stufen gerechnet ist das eine Erhöhung um 13,88 Prozent (Bundesregierung). Der zweite Schritt zum Jahreswechsel macht 5,04 Prozent aus (BMAS). Grundlage ist der Vorschlag der unabhängigen Mindestlohnkommission vom Juni 2025, den die Bundesregierung per Verordnung verbindlich gemacht hat (Bundesregierung).

Wie viele Arbeitsverhältnisse betroffen sind, hat das Statistische Bundesamt geschätzt: Auf Basis der Verdiensterhebung vom April 2025 sind von der zweiten Stufe höchstens 7 Millionen Jobs betroffen, das entspricht rund 18 Prozent der Beschäftigungsverhältnisse (Destatis). Die Zahl ist eine Obergrenze, weil Lohnerhöhungen nach April 2025 nicht eingerechnet sind; Auszubildende, Praktikanten und Minderjährige sind nicht berücksichtigt (Destatis). Für einen Betrieb heißt das: Auch wer heute über dem Mindestlohn zahlt, hat womöglich einzelne Stellen, Aushilfen oder Zuschlagsregeln, die der neue Wert berührt.

Drei Regeln aus dem Mindestlohngesetz gehören in jede Prüfung. Branchenmindestlöhne nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz gehen vor, soweit sie den allgemeinen Mindestlohn nicht unterschreiten (Mindestlohngesetz, § 1 Abs. 3). Wer also einen Branchenmindestlohn zahlt, pflegt ihn als eigenen Satz mit eigenem Termin. Und der Anspruch lässt sich vertraglich nicht abbedingen: Vereinbarungen, die ihn unterschreiten, sind insoweit unwirksam (Mindestlohngesetz, § 3). Ausgenommen sind unter anderem Auszubildende, ehrenamtlich Tätige, Minderjährige ohne abgeschlossene Berufsausbildung, bestimmte Pflichtpraktika sowie zuvor Langzeitarbeitslose in den ersten sechs Monaten der Beschäftigung (Mindestlohngesetz, § 22). Diese Ausnahmen gehören als Kennzeichen in den Personalstamm, damit eine spätere Prüfung sie nicht als Fehler meldet.

Für Minijobs wirkt der Jahreswechsel doppelt, weil die Verdienstgrenze am Mindestlohn hängt. Das Sozialgesetzbuch definiert die Geringfügigkeitsgrenze als Monatsentgelt bei zehn Wochenstunden zum Mindestlohn; berechnet wird sie, indem der Mindestlohn mit 130 vervielfacht, durch drei geteilt und auf volle Euro aufgerundet wird (SGB IV, § 8 Abs. 1a). Aus 14,60 Euro ergibt sich so eine Grenze von 633 Euro im Monat, nach 603 Euro im Jahr 2026 (Bundesregierung). Die jährliche Grenze steigt auf 7.596 Euro (Minijob-Zentrale).

Die Kopplung soll sicherstellen, dass bei einem höheren Stundenlohn die Arbeitszeit nicht gekürzt werden muss (Bundesregierung). Bei genau dem Mindestlohn bleibt es deshalb bei etwa 43 Stunden im Monat (Minijob-Zentrale). Wer mehr als den Mindestlohn zahlt, hat weniger Spielraum: Die mögliche Arbeitszeit verringert sich entsprechend (Minijob-Zentrale). Genau diese Rechnung steckt selten in der Lohnsoftware, sondern im Einsatzplan, der Schichten verteilt, bevor abgerechnet wird.

Das Rechenbeispiel zeigt eine Kleinigkeit mit Folgen: Wer 2026 die Stundenobergrenze voll ausgeschöpft hat, liegt 2027 mit derselben Stundenzahl knapp über der Monatsgrenze. Es geht um Cent-Beträge, aber eine Planungsregel, die mit einer festen Stundenzahl statt mit dem Produkt aus Stunden und Satz arbeitet, rechnet ab Januar falsch. Bei einem Stundenlohn von 15,50 Euro, also über dem Mindestlohn, sind es rund zweieinhalb Stunden weniger im Monat.

Schwankende Monate sind erlaubt, solange der Jahresverdienst die Grenze nicht übersteigt (Minijob-Zentrale). Ein unvorhersehbares Überschreiten, etwa durch eine Krankheitsvertretung, steht dem Minijob nicht entgegen, wenn es in nicht mehr als zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres vorkommt (SGB IV, § 8 Abs. 1b); der Verdienst darf in diesen Monaten höchstens 1.266 Euro betragen (Minijob-Zentrale). Für den Einsatzplan heißt das: Er braucht die Grenze als Wert mit Gültigkeitsdatum, den Stundenlohn je Person und einen Zähler für Monate mit Überschreitung.

Für Minijobs gilt zusätzlich eine Aufzeichnungspflicht. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren; dasselbe gilt für die Wirtschaftszweige nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (Mindestlohngesetz, § 17 Abs. 1). Fehlende oder verspätete Aufzeichnungen können mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet werden, die Nichtzahlung des Mindestlohns mit bis zu 500.000 Euro (Mindestlohngesetz, § 21 Abs. 3). Wie eine digitale Erfassung diese Fristen ohne Nacharbeit einhält, beschreibt der Beitrag Digitale Zeiterfassung 2026; welche Regeln ein Planwerkzeug darüber hinaus prüfen kann, steht in Einsatzplanung: Ruhezeiten und Qualifikation im Plan prüfen.

In laufenden Verträgen kann ein höherer Lohn lange unbemerkt bleiben: Wartungsverträge, Reinigungs- und Servicepauschalen, Rahmenverträge mit festen Stundensätzen. Ob und wie sich ein Preis anpassen lässt, regelt der Vertrag, und das Gesetz setzt ihm Grenzen. Das Preisklauselgesetz verbietet, dass ein Geldbetrag unmittelbar und selbsttätig durch den Preis nicht vergleichbarer Güter oder Leistungen bestimmt wird (Preisklauselgesetz, § 1 Abs. 1). Zulässig sind unter anderem Kostenelementeklauseln, bei denen der Betrag von Preisen abhängt, soweit diese die Selbstkosten des Gläubigers bei der Erbringung der Gegenleistung unmittelbar beeinflussen (Preisklauselgesetz, § 1 Abs. 2 Nr. 3). Eine Klausel, die den Lohnanteil eines Preises an die eigenen Lohnkosten koppelt, fällt typischerweise in diese Gruppe.

Gegenüber Verbrauchern kommt eine Grenze aus dem Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzu: Eine Bestimmung, die eine Preiserhöhung für Leistungen vorsieht, die innerhalb von vier Monaten nach Vertragsschluss erbracht werden sollen, ist unwirksam, Dauerschuldverhältnisse ausgenommen (BGB, § 309 Nr. 1). Gegenüber Unternehmern gilt dieses Klauselverbot nicht unmittelbar, die allgemeine Inhaltskontrolle nach § 307 BGB bleibt aber anwendbar (BGB, § 310 Abs. 1). Ob eine bestimmte Klausel trägt, beurteilt im Zweifel die Rechtsberatung. Die Prozessfrage ist eine andere: Wird die Klausel zum Stichtag überhaupt gefunden?

Mit diesen Feldern lässt sich zum Stichtag eine Liste ziehen: alle Verträge mit Lohnbezug, deren nächster Anpassungstermin erreicht ist, sortiert nach Ankündigungsfrist. Ohne Register steht diese Information in Ordnern und Postfächern, und die fehlende Anpassung fällt erst auf, wenn die Nachkalkulation im Frühjahr Verluste zeigt. Das Register ist kein Rechtsgutachten, sondern eine Arbeitsliste, die dafür sorgt, dass jede Klausel rechtzeitig auf dem Tisch liegt.

Eine Liste der Fundorte ist der Anfang, ob sie vollständig war, zeigt erst eine Prüfregel. Sie fragt nicht, ob jemand an alles gedacht hat, sondern sucht in den Daten nach Werten, die nach dem Stichtag nicht mehr passen dürfen. Sechs Abfragen decken typische Lücken ab:

Der zweite Punkt wird häufig übersehen. Bei einem festen Monatsgehalt steht kein Stundenlohn im System, und doch gilt der Mindestlohn je Stunde. Eine Stelle mit 40 Wochenstunden kommt auf rund 173,33 Stunden im Monat, gerechnet als 40 Stunden mal 13 Wochen durch drei Monate, nach derselben Logik wie die Minijob-Formel. Ein Gehalt von 2.450 Euro ergibt damit rund 14,13 Euro je Stunde: 2026 ausreichend, ab Januar 2027 nicht mehr. Nötig sind dann mindestens rund 2.530,67 Euro (eigene Rechnung). Die Prüfregel rechnet das für jede Person aus, statt sich auf ein leeres Feld im Stammsatz zu verlassen.

Die Regel läuft zweimal: Anfang Dezember auf Stammdaten und Planungen für Januar und nach der ersten Januarabrechnung auf die tatsächlich gezahlten Beträge, geteilt durch die erfassten Stunden. Der zweite Lauf findet, was der erste nicht sehen konnte, zum Beispiel Mehrarbeit, die bei festem Gehalt den rechnerischen Stundenlohn drückt. Eine solche Auswertung lässt sich als wiederkehrender Bericht einrichten, wie auf der Seite Kennzahlen und Auswertung beschrieben.

Für viele Betriebe ist die Umstellung keine Frage der Lohnsoftware, sondern der vielen Stellen um sie herum. Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme: Wo steht ein Stundensatz, wer pflegt ihn, und wie kommt er heute in die anderen Systeme? Das Ergebnis ist eine Liste der Fundorte mit Zuständigkeit, wie wir sie auch bei einer Prozessanalyse erstellen.

Danach legen wir die führende Stelle fest, richten die Übernahme in Zeiterfassung, Einsatzplanung und Kalkulation ein und hinterlegen die Prüfregel als wiederkehrende Auswertung. Wo Programme ihre Werte nicht teilen können, bauen wir einen geprüften Abgleich, statt eine weitere Tabelle anzulegen. Wie wir Bestände zusammenführen und je Feld ein führendes System festlegen, beschreibt die Seite Datenintegration. Am Ende steht ein Ablauf, der den nächsten Stichtag mit derselben Liste und derselben Regel abarbeitet.