Prüffristen digital überwachen statt Zettel im Ordner

In den meisten Betrieben ist die Prüffristenverwaltung gewachsen, nicht entworfen. Ein Ordner im Meisterbüro sammelt die Protokolle, eine Tabelle listet die Termine, am Gerät klebt eine Plakette mit dem nächsten Monat, und drei Leute wissen ungefähr, wann der Prüfer wiederkommt. Solange dieselben drei Leute im Betrieb sind, trägt das erstaunlich lange. Es bricht an der Stelle, an der eine dieser Quellen sich von den anderen löst: Das Gerät wird verlagert, die Tabelle wird kopiert und nur eine Kopie gepflegt, der Prüfer kommt früher als geplant und niemand zieht den Folgetermin nach. Wer das im Handwerk oder in einer kleinen Fertigung einmal aufgeräumt hat, kennt das Muster: Es fehlt selten die Prüfung. Es fehlt die verlässliche Auskunft darüber, wann sie stattgefunden hat.

Diese Auskunft ist keine Formalie. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, die erforderlichen Maßnahmen zu treffen, ihre Wirksamkeit zu überprüfen und sie sich ändernden Gegebenheiten anzupassen (Arbeitsschutzgesetz). Wirksamkeit prüfen heißt: nachvollziehbar, nicht auswendig. Wie weit der Weg dahin im Mittelstand ist, zeigt die Betriebsbefragung der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie. In rund 68 Prozent (GDA-Betriebsbefragung 2023/24) der Betriebe wird eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt, etwa 30 Prozent (GDA-Betriebsbefragung 2023/24) geben an, dass bei ihnen keine stattfindet; befragt wurden zwischen September 2023 und Juni 2024 3.817 (GDA-Betriebsbefragung 2023/24) Betriebe. Und 78 Prozent (GDA-Betriebsbefragung 2023/24) der Betriebe ohne Gefährdungsbeurteilung geben an, Gefährdungen würden bei ihnen mündlich besprochen. Mündlich ist im Zweifel genau die Form, die sich später nicht belegen lässt: dieselbe Lücke, die auch die Rückmeldung aus der Fertigung betrifft.

Wenn die Verordnung keine allgemeine Tabelle liefert, woher stammen dann die Zahlen, die in jeder Prüfplanung stehen? Aus drei Ebenen. Erstens aus der Verordnung selbst, die für einzelne überwachungsbedürftige Anlagen Höchstfristen setzt; für die wiederkehrende Prüfung von Aufzugsanlagen gilt etwa, dass die Prüffrist zwei Jahre nicht überschreiten darf (Betriebssicherheitsverordnung). Zweitens aus den Technischen Regeln für Betriebssicherheit, die den Stand der Technik konkretisieren. Drittens aus dem Unfallversicherungsrecht. Welche Ebene für welches Gerät zieht, klärt eine Prozessanalyse schneller als jede Sammelvorlage, weil sie beim tatsächlichen Bestand anfängt und nicht bei einer Musterliste.

Zwei Dinge an dieser Tabelle werden regelmäßig überlesen. Erstens sind die Werte aus dem Unfallversicherungsrecht als Richtwerte formuliert und nicht als starre Vorgabe: Tabelle 1B enthält ausdrücklich Richtwerte für Prüffristen (DGUV Vorschrift 3). Zweitens hängt eine Verlängerung an einer Messgröße. Beträgt die Fehlerquote höchstens 2 Prozent (DGUV Vorschrift 3), kann die Prüffrist als ausreichend angesehen werden; als Maximalwerte nennen die Durchführungsanweisungen ein Jahr auf Baustellen, in Fertigungsstätten und Werkstätten sowie zwei Jahre in Büros oder unter ähnlichen Bedingungen (DGUV Vorschrift 3). Genau hier wird die digitale Erfassung zum Hebel: Ohne gezählte Fehlerquote lässt sich eine Verlängerung nicht begründen, und die Quote fällt nur an, wenn jedes Prüfergebnis strukturiert erfasst wird. Es ist dieselbe Denkweise wie bei Kennzahlen, die wirklich tragen.

Aus diesem Datensatz wird eine Überwachung, sobald ein Termin nicht nur gespeichert, sondern bewertet wird. Drei Stufen reichen: erledigt, fällig, überfällig. Die Arbeit steckt in den Übergängen, denn zwischen fällig und überfällig liegt der Nachlauf von bis zu zwei Monaten (Betriebssicherheitsverordnung), und der gilt nicht für jedes Gerät. Eine Übersicht, die das nicht unterscheidet, meldet entweder zu früh oder verdeckt eine echte Überschreitung. Solche Regeln gehören in die Prozessautomatisierung an die Stelle, an der die Daten ohnehin entstehen: in den Instandhaltungsdatensatz, nicht in eine nachgelagerte Liste.

Die Statusrechnung bleibt bewusst einfach, weil sie erklärbar sein muss. Wer einer Aufsichtsperson gegenübersteht, sollte sagen können, warum ein Gerät gelb und nicht rot ist. Aus derselben Grundlage entstehen dann die Auswertungen über den Zustand des Bestands; der Weg dahin ist derselbe wie bei automatisch erzeugten Berichten: erst der saubere Datensatz, dann die Zusammenfassung. Dasselbe Prinzip trägt die automatisierte Rechnungsprüfung, bei der eine Regel aus vorhandenen Feldern rechnet, statt einen Menschen vergleichen zu lassen.

Die Aufzeichnung ist der Teil, den die Verordnung am genauesten regelt. Vorgeschrieben ist, dass sie mindestens Auskunft gibt über Art der Prüfung, Prüfumfang, Ergebnis der Prüfung sowie Name und Unterschrift der zur Prüfung befähigten Person (Betriebssicherheitsverordnung). Werden Dokumente ausschließlich elektronisch übermittelt, tritt an die Stelle der Unterschrift die elektronische Signatur. Aufbewahrt wird mindestens bis zur nächsten Prüfung, bei den Anlagen nach Anhang 3 über die gesamte Verwendungsdauer des Arbeitsmittels (Betriebssicherheitsverordnung).

Die elektronische Aufbewahrung ist ausdrücklich zugelassen (Betriebssicherheitsverordnung), und genau das macht die Ablösung des Papierordners sauber möglich. Der praktische Unterschied liegt in der Wiederauffindbarkeit: Ein Protokoll im Ordner ist nach Datum sortiert, ein Protokoll am Objekt beantwortet die Frage, die tatsächlich gestellt wird, nämlich die nach dem Gerät. Wie die Umstellung von Papier auf eine durchsuchbare Ablage abläuft, beschreibt die Leistung Dokumente digitalisieren.

Eine digitale Fristenübersicht ersetzt weder die Prüfung noch die Gefährdungsbeurteilung noch die Zuständigkeit. Sie verschiebt lediglich den Zeitpunkt, an dem eine Lücke sichtbar wird, von hinten nach vorn. Das ist der ganze Gewinn, und er ist erheblich, aber er beschreibt zugleich die Grenze. In Produktionsbetrieben fällt zusätzlich auf, dass Prüftermine und Wartungspläne oft getrennt geführt werden, obwohl beide dasselbe Objekt betreffen: zwei Kalender, ein Gerät, und im Zweifel zwei Stillstände statt einem.