Fuhrpark digital: Führerscheinkontrolle und UVV-Prüfung

Im Fuhrpark überlagern sich zwei Rechtskreise. Das Straßenverkehrsrecht richtet sich an den Halter: Er darf die Inbetriebnahme nicht anordnen oder zulassen, wenn ihm bekannt ist oder bekannt sein muss, dass die fahrende Person nicht zur selbstständigen Leitung geeignet oder das Fahrzeug nicht vorschriftsmäßig ist (StVZO, § 31 Abs. 2). Das Arbeitsschutzrecht richtet sich an den Unternehmer: Die Unfallverhütungsvorschrift Fahrzeuge regelt, wen er mit dem Führen betrauen darf und wie oft er die Fahrzeuge prüfen lassen muss (DGUV Vorschrift 70, §§ 35 und 57). Bei Firmenfahrzeugen fallen beide Rollen in der Regel beim Unternehmen zusammen, die Zuständigkeiten im Haus dagegen nicht: Die Fahrzeuge betreut die Werkstatt oder der Einkauf, die Führerscheine kennt die Personalabteilung oder die Teamleitung, und die Prüfberichte liegen dort, wo gerade jemand Zeit hatte.

Wie ernst das Straßenverkehrsrecht die Halterrolle nimmt, zeigt § 21 StVG. Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer als Halter anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen verboten ist (StVG, § 21 Abs. 1 Nr. 2). Schon die fahrlässige Tat ist strafbar, mit Freiheitsstrafe bis zu sechs Monaten oder Geldstrafe bis zu 180 Tagessätzen (StVG, § 21 Abs. 2 Nr. 1). Bei vorsätzlicher Tat kann zusätzlich das Fahrzeug eingezogen werden, wenn der Person die Fahrerlaubnis entzogen oder das Fahren verboten war (StVG, § 21 Abs. 3). Die Vorschrift fragt nicht nach dem Prüfrhythmus, sondern danach, ob der Halter es zugelassen hat. Wer nachweisen kann, dass er regelmäßig nachsieht und auf Hinweise reagiert, steht anders da als jemand, der sich auf die Einstellungsunterlagen verlässt.

Für den Arbeitsschutz legt § 35 der Unfallverhütungsvorschrift fest, wer selbstständig fahren darf: Versicherte, die das 18. Lebensjahr vollendet haben, körperlich und geistig geeignet sind, im Führen des Fahrzeugs unterwiesen wurden, ihre Befähigung nachgewiesen haben und von denen zu erwarten ist, dass sie ihre Aufgaben zuverlässig erfüllen (DGUV Vorschrift 70, § 35 Abs. 1). Außerdem müssen sie vom Unternehmer zum Führen des Fahrzeugs bestimmt sein; die Durchführungsanweisung hält es für zweckmäßig, diesen Auftrag schriftlich zu erteilen. Die Fahrberechtigung im Betrieb ist damit mehr als ein gültiger Führerschein. Sie ist eine Entscheidung des Unternehmens, die an Voraussetzungen hängt und die sich festhalten lässt.

Dass Fahrten bei der Arbeit kein Randthema des Arbeitsschutzes sind, zeigt die Statistik der gesetzlichen Unfallversicherung für abhängig Beschäftigte und Unternehmer im Jahr 2024. Der Anteil neuer Unfallrenten an den meldepflichtigen Arbeitsunfällen liegt im Betrieb ohne Straßenverkehrsbeteiligung bei 1,3 Prozent und steigt bei Arbeitsunfällen im Straßenverkehr auf 2,0 Prozent (DGUV). Tödlich endeten im selben Jahr 48 Arbeitsunfälle im Straßenverkehr und 39 Dienstwegeunfälle im Straßenverkehr (DGUV). Unfälle auf der Straße sind unter den Arbeitsunfällen seltener als Unfälle im Betrieb, aber im Schnitt schwerer. Gerade deshalb lohnt es sich, die beiden Stellschrauben, die der Betrieb in der Hand hat, sauber zu führen: den Zustand der Fahrzeuge und die Berechtigung der Menschen am Steuer.

Neben der UVV-Prüfung steht die Hauptuntersuchung. Halter zulassungspflichtiger Fahrzeuge müssen ihre Fahrzeuge nach Maßgabe der Anlage VIII in regelmäßigen Zeitabständen untersuchen lassen (StVZO, § 29 Abs. 1). Die Abstände richten sich nach Fahrzeugart und zulässiger Gesamtmasse. Für die Fahrzeuge, die in Handwerk, Dienstleistung und Lieferverkehr typischerweise im Einsatz sind, gelten diese Werte (StVZO, Anlage VIII):

Den Monat der nächsten Hauptuntersuchung weist die Prüfplakette am hinteren Kennzeichen aus (StVZO, § 29 Abs. 2). Für den Fristendatensatz ist das ein Monat, kein Tag, und genau darin unterscheidet er sich vom UVV-Termin, der an einem Prüfdatum hängt. Beide Termine gehören deshalb in getrennte Felder. Wer sie bündeln möchte, legt den UVV-Termin bewusst in den Monat der Hauptuntersuchung oder der Inspektion und lässt dort beides in einem Gang erledigen, sofern die prüfende Stelle auch den arbeitssicheren Zustand bewertet und das im Bericht vermerkt.

Die zulässige Gesamtmasse entscheidet nicht nur über den Prüfabstand, sondern auch über die nötige Führerscheinklasse. Klasse B umfasst Kraftfahrzeuge mit einer zulässigen Gesamtmasse von nicht mehr als 3.500 kg (FeV, § 6 Abs. 1). Ein Transporter darüber verlangt Klasse C1 und damit eine Fahrerlaubnis, die befristet erteilt wird. Zu jedem Fahrzeug gehören darum die zulässige Gesamtmasse und die erforderliche Klasse in den Datensatz, damit die Zuteilung prüfen kann, ob Person und Fahrzeug zusammenpassen. Eine Tabelle, in der Fahrzeuge und Fahrer auf getrennten Blättern stehen, kann diese Prüfung nicht leisten.

Neben der Frage, ob die Fahrerlaubnis besteht, gibt es eine zweite, die eine Sichtkontrolle leicht übersieht: Ist das Dokument noch gültig? Führerscheine, die ab dem 19. Januar 2013 ausgestellt wurden, sind auf 15 Jahre befristet (FeV, § 24a Abs. 1). Ältere Führerscheine sind nach einem gestaffelten Plan umzutauschen; nach Ablauf der jeweiligen Frist verliert der Führerschein seine Gültigkeit (FeV, § 24a Abs. 2). Die Stufen stehen in der Anlage 8e der Fahrerlaubnis-Verordnung (FeV, Anlage 8e):

Die nächste Stufe betrifft viele Belegschaften direkt: Kartenführerscheine mit Ausstellungsjahr 2002 bis 2004 müssen bis zum 19. Januar 2027 umgetauscht sein (FeV, Anlage 8e). Die Fahrerlaubnis selbst erlischt durch einen versäumten Umtausch nicht; ungültig wird das Dokument, mit dem sie nachzuweisen ist (FeV, § 4 Abs. 2 und § 24a Abs. 2). Für den Betrieb ist das trotzdem ein Fall für die Fristenliste, denn wer mit einem ungültigen Führerschein fährt, kann die Fahrerlaubnis bei einer Verkehrskontrolle nicht wie vorgeschrieben nachweisen. Der Datensatz braucht deshalb das Ausstellungsjahr älterer Karten und bei neuen Karten das aufgedruckte Ablaufdatum.

Eine dritte Frist hängt an den Klassen. Die Fahrerlaubnis der Klassen AM, A1, A2, A, B, BE, L und T wird unbefristet erteilt, die der Klassen C1, C1E, C, CE, D1, D1E, D und DE längstens für fünf Jahre (FeV, § 23 Abs. 1). Wer Transporter über 3,5 t oder Lkw fährt, braucht also eine Verlängerung im Fünfjahresabstand, mit den Nachweisen, die die Fahrerlaubnisbehörde dafür verlangt. Läuft die Klasse C1 ab, bleibt Klasse B bestehen: Die Person darf weiter Pkw fahren, aber nicht mehr den schweren Transporter. Genau diese Unterscheidung muss die Zuteilung kennen, sonst sperrt sie zu viel oder zu wenig.

Ein Datensatz, der Fälligkeiten nur anzeigt, ist eine bessere Liste. Wirksam wird er, wenn er handelt: Er erinnert rechtzeitig, er eskaliert, wenn niemand reagiert, und er hält die Zuteilung an, wenn ein Nachweis fehlt. Die Stufen lassen sich in Worte fassen und deshalb automatisieren. Die Zeitangaben im folgenden Ablauf sind Beispielwerte, die jeder Betrieb selbst festlegt.

Die Eskalation braucht eine Zuständigkeit, die nicht an einer einzelnen Person hängt. Wer die Fuhrparkverantwortung trägt, wer sie vertritt und ab wann eine Meldung an die Geschäftsführung geht, gehört in eine Regel, genau wie bei Freigaben, deren Vertretung und Fristen der Beitrag Freigaben digital abbilden behandelt. Eine Erinnerung an ein Postfach, das niemand liest, ist keine Erinnerung.

Der Halt der Zuteilung ist der Schritt, der den Tagesablauf am stärksten berührt. Er braucht deshalb einen klaren Ausweg für den Fall, dass die Prüfung stattgefunden hat, der Bericht aber noch nicht abgelegt ist: Eine berechtigte Person bestätigt den Termin mit Begründung, der Halt wird für wenige Tage aufgehoben, und das Protokoll hält fest, wer das entschieden hat. Für die Fahrerlaubnis gibt es diesen Ausweg nicht. Dort hebt nur eine neue Sichtkontrolle den Halt auf, weil § 21 StVG und § 31 StVZO genau an dieser Stelle ansetzen.

Viele Lücken im Fuhrpark entstehen an den Übergängen. Eine neue Mitarbeiterin bekommt am ersten Tag den Schlüssel, weil der Kundentermin drängt, und die Führerscheinkontrolle wird für später notiert. Ein Mitarbeiter wechselt vom Pkw auf den schweren Transporter, und niemand prüft, ob er Klasse C1 besitzt. Ein ausgeschiedener Fahrer steht noch Wochen später als fahrberechtigt in der Liste. Keiner dieser Fälle ist böser Wille; jeder entsteht, weil die Information an einer Stelle anfällt und an einer anderen gebraucht wird.

Der Auslöser für alle drei Fälle steht im Personalstamm: Eintritt, Wechsel der Tätigkeit und Austritt entstehen dort ohnehin als Datensatz mit Datum. Wird der Fuhrparkablauf daran angeschlossen, entsteht beim Eintritt eine offene Aufgabe „Fahrberechtigung prüfen“ mit Sichtkontrolle des Führerscheins (StVG, § 21), Unterweisung im Führen des Fahrzeugs und Bestimmung durch den Unternehmer (DGUV Vorschrift 70, § 35 Abs. 1). Erst wenn alle drei erledigt sind, wird die Person für Fahrten freigegeben. Die Unterweisung gehört in dieselbe Matrix wie die übrigen Unterweisungen; wie sie je Person geplant und belegt wird, steht im Beitrag Unterweisungen planen und nachweisen.

Beim Wechsel der Tätigkeit vergleicht der Ablauf die Fahrzeuggruppen der neuen Stelle mit den Klassen der Person. Fehlt eine Klasse, wird die Zuteilung für diese Gruppe nicht freigegeben, und die Personalabteilung erhält einen Hinweis. Beim Austritt endet die Fahrberechtigung zum letzten Arbeitstag; Schlüssel, Tankkarte und Fahrtenbuch werden als Rückgabepunkte geführt, und die Fahrerdaten werden nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrung gelöscht. Dieselbe Logik für Konten und Zugänge beschreibt der Beitrag Konten und Rechte bei Eintritt und Austritt.

Die Fahrzeugseite bleibt davon unberührt. Prüfberichte gehören zum Fahrzeug und müssen mindestens bis zur nächsten Prüfung verfügbar sein, unabhängig davon, wer das Fahrzeug zuletzt gefahren hat. Wird ein Fahrzeug verkauft oder an den Leasinggeber zurückgegeben, wird sein Datensatz geschlossen und erst gelöscht, wenn die betrieblich festgelegte Aufbewahrung abgelaufen ist.

Wir bauen den Fuhrparkablauf mit den Systemen, die im Betrieb schon vorhanden sind: Personalstamm, Einsatzplanung, Dokumentenablage und Kalender. In einer Prozessanalyse nehmen wir auf, wo Fahrzeugdaten, Führerscheinkontrollen und Prüfberichte heute liegen und wer sie pflegt. Daraus entsteht der Fristendatensatz mit den Regeln Ihres Betriebs, und die Prozessautomatisierung übernimmt Erinnerung, Eskalation, Zuteilungsprüfung und Protokoll, einschließlich der Fälle, in denen ein System nicht antwortet oder ein Pflichtfeld leer ist.

Wo Daten aus mehreren Programmen zusammenkommen, etwa die Personalnummer aus der Lohnabrechnung und die Fahrzeugdaten aus der Werkstattsoftware, legt die Datenintegration fest, an welcher Stelle jede Angabe gepflegt wird. Welche Prüf- und Kontrollabstände Sie festlegen, bleibt Ihre Entscheidung; wir richten das System so ein, dass es diese Regeln einhält und belegt. Für den Einstieg genügt über die Kontaktseite eine kurze Beschreibung: wie viele Fahrzeuge und Fahrer, wo die Listen heute liegen und wer sie pflegt. Personenbezogene Fahrerlisten brauchen wir dafür nicht.