E-Rechnungen aufbewahren: was die GoBD seit 2025 verlangen

Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, sind kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, nach dem die Finanzverwaltung prüft. Die Grundfassung stammt vom 28. November 2019, eine erste Änderung folgte am 11. März 2024 (GoBD-Änderung vom 14.07.2025). Die zweite Änderung begründet das Ministerium ausdrücklich mit der Einführung der obligatorischen E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 (GoBD-Änderung vom 14.07.2025). Sie gilt ohne Übergangsfrist: Die neue Fassung ist mit Wirkung vom 14. Juli 2025 anzuwenden (GoBD-Änderung vom 14.07.2025, Rz. 185).

Für die Ablage sind vier Randziffern entscheidend. Randziffer 119 legt fest, dass bei E-Rechnungen der strukturierte Teil genügt. Randziffer 131 verlangt, Eingangsrechnungen im Empfangsformat aufzubewahren, bei E-Rechnungen also als XML. Randziffer 125 stellt klar, dass eine Formatumwandlung den XML-Teil nicht löschen darf. Und Randziffer 76 erlaubt für Ausgangsrechnungen, auf eine bildhafte Kopie zu verzichten, wenn sich jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen lässt (GoBD-Änderung vom 14.07.2025). Was eine E-Rechnung ist, bestimmt das Umsatzsteuergesetz: eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (Umsatzsteuergesetz, § 14 Abs. 1). Eine PDF-Datei ohne eingebettete Daten ist danach eine sonstige Rechnung, für die die bisherigen Regeln weitergelten.

Der Satz danach schränkt die Erleichterung ein: Der menschenlesbare Teil einer hybriden E-Rechnung, etwa der PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung, ist nur dann aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, zum Beispiel Buchungsvermerke (GoBD-Änderung vom 14.07.2025, Rz. 119). Die Übersicht zeigt, was daraus für die häufigsten Rechnungsarten folgt.

Randziffer 131 der GoBD lautet seit Juli 2025: Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden, zum Beispiel Rechnungen im XML-Format (GoBD-Änderung vom 14.07.2025, Rz. 131). Für empfangene strukturierte Datensätze verlangt die Finanzverwaltung dabei keine bildliche, sondern nur eine inhaltliche Übereinstimmung (GoBD-Änderung vom 14.07.2025, Rz. 118). Das folgt schon daraus, dass eine XML-Datei kein Bild hat, mit dem man eine Wiedergabe vergleichen könnte.

Eine Umwandlung in ein anderes Format bleibt möglich, aber nur unter den Bedingungen von Randziffer 135. Grundsätzlich sind bei einer Konvertierung in ein unternehmenseigenes Format beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen, unter demselben Index zu verwalten und die konvertierte Fassung als solche zu kennzeichnen (GoBD, Rz. 135). Die konvertierte Fassung allein reicht nur, wenn vier Bedingungen zugleich erfüllt sind (GoBD, Rz. 135):

Für die Praxis ist die Folgerung einfach: Die Datei, die angekommen ist, bleibt unverändert im Archiv. Alles, was der Betrieb für die eigene Arbeit daraus erzeugt, eine Ansicht, ein Auszug für die Buchhaltung, eine durchsuchbare Fassung, kommt hinzu und ersetzt sie nicht. Wer per Texterkennung aus Bilddateien Text gewinnt, muss auch diesen Text nach Verifikation und Korrektur aufbewahren (GoBD-Änderung vom 14.07.2025, Rz. 131); bei einer echten E-Rechnung entfällt dieser Schritt, weil die Daten schon strukturiert vorliegen. Wie verlässlich Texterkennung bei Papier und reinen PDF-Rechnungen arbeitet, beschreibt der Beitrag Texterkennung in der Praxis.

Ein hybrides Format besteht aus einem strukturierten Datenteil, etwa einer XML-Datei, und einem menschenlesbaren Datenteil, etwa einem PDF-Dokument; beide sind in einer Datei zusammengefasst (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Ein Beispiel ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Umsatzsteuerlich ist die Rangfolge eindeutig: Die Rechnungsdaten im strukturierten Teil bilden den führenden Teil, und bei Abweichungen gehen sie den Angaben im Bildteil vor (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).

Daraus folgt der wichtigste Satz für jede Archivierung: Die XML-Daten dürfen nicht verloren gehen. Die GoBD formulieren das am Beispiel ZUGFeRD. Entscheidend ist nicht, ob der Rechnungsempfänger nur das Rechnungsbild nutzt, sondern dass der strukturierte Datenteil vorhanden ist, der nicht durch eine Formatumwandlung, etwa in TIFF, gelöscht werden darf (GoBD-Änderung vom 14.07.2025, Rz. 125). Allgemein ist die Reduzierung einer bestehenden maschinellen Auswertbarkeit durch Umwandlung des Dateiformats nicht zulässig; als Beispiel nennen die GoBD die Umwandlung von PDF/A-Dateien ab der Norm PDF/A-3 in ein Bildformat wie TIFF oder JPEG (GoBD, Rz. 129).

Wann muss der PDF-Teil trotzdem bleiben? Wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind; die GoBD nennen Buchungsvermerke und qualifizierte elektronische Signaturen als Beispiele (GoBD-Änderung vom 14.07.2025, Rz. 131). In diesem Fall bezieht sich die maschinelle Auswertbarkeit auf sämtliche Inhalte der PDF-Datei (GoBD-Änderung vom 14.07.2025, Rz. 125). Abweichungen haben noch eine zweite Seite: Enthält der Bildteil andere Rechnungsangaben als der strukturierte Teil, etwa durch eine manipulierte Leistungsbeschreibung oder einen abweichenden Steuerbetrag, kann er eine weitere Rechnung darstellen, und der Vorsteuerabzug ist auch dann nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).

Für den Eingang lohnt deshalb ein maschineller Blick auf beide Teile. Liest das System den XML-Teil und legt Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersatz neben das Rechnungsbild, fallen Abweichungen beim Eingang auf und nicht erst Jahre später bei einer Prüfung. Wie ein solcher Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang aufgebaut wird, zeigt der Beitrag Rechnungsprüfung automatisieren: der Drei-Wege-Abgleich.

Für die eigene Fakturierung gab es schon vor der Änderung eine Erleichterung: Eine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung, etwa als PDF-Datei, musste nicht gespeichert werden, wenn sich jederzeit ein entsprechendes Doppel erstellen ließ (GoBD-Fassung im AO-Handbuch 2025, Rz. 76). Die Änderung fasst diesen Absatz neu und nennt ausdrücklich auch den PDF-Teil hybrider Rechnungen. Randziffer 76 lautet jetzt: Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung, etwa als PDF-Datei oder als PDF-Teil eines hybriden Formats, ab Erstellung gespeichert werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein inhaltlich identisches Mehrstück erstellt werden kann (GoBD-Änderung vom 14.07.2025, Rz. 76). Die versandte XML-Datei gehört trotzdem ins Archiv: Ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung ist acht Jahre aufzubewahren (Umsatzsteuergesetz, § 14b Abs. 1), und bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Entfallen kann nur die bildhafte Kopie.

Das Mehrstück ist an Bedingungen geknüpft, die die GoBD gleich mitliefern (GoBD, Rz. 76):

Genau hier liegt die Prüffrage für den Betrieb. Viele Programme können eine Rechnung erneut drucken, aber sie drucken sie mit der heutigen Anschrift des Kunden, dem heutigen Briefbogen und den heutigen Geschäftsbedingungen. Das ist kein inhaltlich identisches Mehrstück. Bevor die Ablage von PDF-Kopien für Ausgangsrechnungen abgeschaltet wird, lohnt deshalb ein Test: eine Rechnung aus dem Vorjahr erneut erzeugen, deren Kunde inzwischen umgezogen ist, und mit dem damals versandten Original vergleichen. Stimmen beide überein, trägt die Historisierung. Stimmen sie nicht überein, bleibt die Ablage der versandten Datei der einfachere Weg; sie braucht wenig Speicherplatz.

Bei hybriden Ausgangsrechnungen gilt dieselbe Rangfolge wie beim Eingang. Wer ZUGFeRD verschickt, sollte Bild und Daten aus derselben Quelle erzeugen. Weicht das Bild bei den Rechnungsangaben vom strukturierten Teil ab, kann es eine weitere Rechnung darstellen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Technisch begründete geringfügige Abweichungen, etwa Rundungsdifferenzen oder eine aus Gründen der Darstellung verkürzte Leistungsbeschreibung, beanstandet die Verwaltung dagegen nicht, solange der Charakter als inhaltlich identisches Mehrstück erhalten bleibt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).

Eine XML-Datei ist für Menschen schwer lesbar. Das ist kein Mangel: Die maschinelle Auswertbarkeit einer standardisierten Datei ermöglicht es, sie mit einer Visualisierungsanwendung menschenlesbar anzuzeigen, und eine zusätzliche menschenlesbare Fassung ist umsatzsteuerlich nicht erforderlich (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Wer Unterlagen als Wiedergabe auf Datenträgern aufbewahrt, muss aber auf eigene Kosten die Hilfsmittel stellen, um sie lesbar zu machen, und sie auf Verlangen ausdrucken oder lesbare Reproduktionen beibringen (Abgabenordnung, § 147 Abs. 5). Die GoBD ergänzen: Digitalisierte Unterlagen sind über das eigene System per Bildschirm lesbar zu machen, ein Ausdruck auf Papier ist nicht ausreichend (GoBD, Rz. 157).

Im Archiv muss deshalb neben den Dateien auch die Ansicht funktionieren, und zwar über die ganze Frist. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (Umsatzsteuergesetz, § 14b Abs. 1). Nach der Abgabenordnung gelten acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse und sechs Jahre für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (Abgabenordnung, § 147 Abs. 3). Die Frist für Rechnungen beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (Umsatzsteuergesetz, § 14b Abs. 1), und sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (Abgabenordnung, § 147 Abs. 3). Wie ein Betrieb diese Fristen mit Löschläufen verbindet, behandelt der Beitrag Aufbewahrungsfristen digital einhalten.

Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das System dafür nutzen, verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet zur Verfügung gestellt werden, oder sich die Daten in einem maschinell auswertbaren Format übertragen lassen (Abgabenordnung, § 147 Abs. 6). Für das Archiv bedeutet das: Die XML-Dateien müssen sich gesammelt und mit ihren Indexdaten ausgeben lassen, nicht nur einzeln öffnen.

Ein häufiger Stolperstein ist der Systemwechsel. Wer sein Programm für den Rechnungseingang oder seine Finanzbuchhaltung ablöst, muss die Altdaten nicht dauerhaft im alten System betreiben: Nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, genügt es, die Daten ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger vorzuhalten, sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat (Abgabenordnung, § 147 Abs. 6). Bis dahin muss die Finanzbehörde ihre Zugriffsrechte weiter ausüben können. Die Datenübernahme gehört deshalb in jede Ablösung, siehe Altsysteme ablösen und den Beitrag Datenübernahme aus dem Altsystem.

Jede der beschriebenen Entscheidungen gehört in die Verfahrensdokumentation. Sie muss für jedes DV-System Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig zeigen und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD, Rz. 151). In der Regel besteht sie aus vier Teilen: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation (GoBD, Rz. 153). Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein (GoBD, Rz. 154). Eine Umstellung auf die neuen Regeln für E-Rechnungen ist also eine neue Fassung mit Datum, nicht ein überschriebener Abschnitt.

Für die E-Rechnung sind vor allem diese Punkte nachzutragen:

Wie eine Verfahrensdokumentation insgesamt aufgebaut wird, zeigt der Beitrag Verfahrensdokumentation erstellen; bei der Beschreibung der Abläufe unterstützt die Prozessdokumentation. Die allgemeinen Anforderungen an eine Ablage nach den GoBD, von der Unveränderbarkeit bis zum ersetzenden Scannen, fasst der Beitrag GoBD-konforme Belegablage zusammen.