Rechnungsprüfung automatisieren: der Drei-Wege-Abgleich

Im Rechnungseingang treffen drei Belege aufeinander, die an drei verschiedenen Stellen entstehen. Die Bestellung kommt aus dem Einkauf und hält fest, was zu welchem Preis und zu welchen Konditionen bestellt wurde. Der Wareneingang entsteht im Lager und hält fest, was tatsächlich angekommen ist. Die Rechnung kommt vom Lieferanten und nennt den Betrag, der gezahlt werden soll. Jeder dieser Belege ist für sich genommen unvollständig. Erst der Vergleich beantwortet die drei Fragen, die vor jeder Zahlung stehen: Haben wir das bestellt, haben wir es bekommen, und ist der Preis der vereinbarte? Wo dieser Vergleich von Hand geschieht, wandert er als Papier oder als Anhang durch den Betrieb und legt an jeder Station eine Pause ein. Was solche Pausen kosten, rechnet der Beitrag was ein Vorgang wirklich kostet im Einzelnen vor.

Die Ausgangslage ist gut vermessen. Eine Befragung unter 201 deutschen mittelständischen Unternehmen kommt für den Finanzbereich auf einen Digitalisierungsgrad von 82 Prozent, für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen dagegen nur auf 67 Prozent (IW Consult 2025). Bei den Formaten ist der Abstand noch deutlicher: 26 Prozent der eingehenden Rechnungen kommen auf Papier, 55 Prozent als digitales, aber nicht direkt verarbeitbares Dokument, und nur 19 Prozent in einem strukturierten Format (IW Consult 2025). Vier von fünf Eingangsrechnungen müssen also erst gelesen werden, bevor überhaupt etwas verglichen werden kann. Wie sich dieser Leseschritt technisch abbilden lässt und wo seine Grenzen liegen, beschreibt der Beitrag zur Texterkennung in der Praxis.

Der Preis dieser Handarbeit lässt sich beziffern. Die Bearbeitungskosten je Eingangsrechnung liegen im Mittelwert bei 15,69 Euro (BME 2018). Die Zahl stammt aus einer Datenerhebung von 2017 unter vier Branchengruppen - Metall-, Elektro- und Kunststoffindustrie samt Maschinenbau; Energie, Versorgung und Körperschaften des öffentlichen Rechts; Dienstleister; Chemie-, Bio- und Pharmaindustrie -; eine Teilnehmerzahl und einen Bezug auf den Mittelstand weist die Quelle nicht aus. Dieselbe Erhebung nennt einen Wert von 1,29 Rechnungen je Bestellvorgang (BME 2018) - ein Hinweis darauf, dass Teillieferungen, Nachberechnungen und Frachtzuschläge nicht die Ausnahme sind, sondern der Normalfall, mit dem der Abgleich umgehen muss. Auf der Zeitachse fällt der Unterschied ähnlich aus: Gegenüber der Bearbeitung einer Papierrechnung spart die Verarbeitung einer strukturierten Rechnung rund ein Drittel der Zeit, gegenüber einem PDF-Dokument etwa eine Minute je Rechnung (IW Consult 2025). Gingen alle Eingangsrechnungen in einem direkt verarbeitbaren E-Rechnungsformat ein, ergäbe das hochgerechnet auf den deutschen Mittelstand ein Einsparpotenzial von 9,2 Millionen Arbeitsstunden pro Monat und rund 3,4 Milliarden Euro an Lohnkosten im Jahr (IW Consult 2025). Beide Werte gelten für diese vollständige Umstellung; bei einem Anteil strukturierter Formate von 19 Prozent ist sie nicht erreicht.

Der Abgleich ist nur so gut wie die Daten, auf die er zugreift. In der Praxis scheitert er selten an der Logik und häufig an einem Stammsatz, den zwei Systeme unterschiedlich schreiben. Wenn die Warenwirtschaft eine Artikelnummer mit führender Null führt und die Buchhaltung ohne, findet kein Vergleich statt. Wenn derselbe Lieferant zweimal angelegt ist, verteilt sich die Historie auf zwei Konten und die Dublettenprüfung greift ins Leere. Bevor also Regeln formuliert werden, gehört der Stammdatenbestand auf den Tisch; dazu passt der Beitrag Stammdaten in Ordnung bringen.

Der zweite wunde Punkt ist der Wareneingang. Ein Abgleich, der die gelieferte Menge prüfen soll, braucht eine Buchung, die zeitnah und positionsgenau entsteht - nicht einen Lieferschein, der am Monatsende gesammelt erfasst wird. Interessant ist dabei eine Regel zur Aufbewahrung: Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung (Abgabenordnung). Genau dieser Erhalt ist der Moment, in dem der Abgleich stattfindet. Wer den Lieferschein bis dahin nicht digital verfügbar hat, verliert den einzigen Beleg, der die gelieferte Menge bezeugt. Wie sich der Weg von der Rampe bis zur Buchung verkürzen lässt, zeigt der Beitrag Lagerprozesse verschlanken.

Diese sechs Punkte klingen nach Vorarbeit, und das sind sie auch. Sie sind aber keine Zusatzaufgabe, sondern die Aufgabe selbst: Ein Abgleich, der auf sauberen Feldern arbeitet, braucht keine Ausnahmeregeln. Ein Abgleich, der auf unsauberen Feldern arbeitet, erzeugt so viele Klärfälle, dass die Prüfung von Hand wieder schneller wirkt. Erfahrungsgemäß entscheidet sich der Erfolg eines Rechnungsprojekts an dieser Stelle und nicht an der Software.

Der sichtbarste Effekt ist nicht die eingesparte Minute, sondern die veränderte Verteilung der Arbeit. Vor dem Abgleich beschäftigt sich die Buchhaltung mit allen Rechnungen gleich intensiv, weil sie vorher nicht weiß, welche in Ordnung ist. Nach dem Abgleich beschäftigt sie sich nur noch mit denen, die abweichen. Wie hoch der Anteil der glatt durchlaufenden Rechnungen ausfällt, hängt vom eigenen Bestand ab: entscheidend ist, wie viele Rechnungen überhaupt eine Bestellnummer und einen gebuchten Wareneingang tragen. Belastbar wird diese Quote erst mit der zweimonatigen Aufnahme aus Schritt 1, nicht mit einer Schätzung vorab; der Rest verteilt sich auf Toleranzfälle und echte Klärfälle. Diese Verschiebung ist der eigentliche Gewinn, und sie lässt sich messen, sobald der Betrieb die Quote je Monat ausweist.

Der zweite Effekt betrifft die Liegezeit. Eine Rechnung, die auf eine Unterschrift wartet, wartet in der Regel nicht auf eine Entscheidung, sondern auf eine Gelegenheit. Der Abgleich nimmt diesen Rechnungen den Umweg: Wo nichts abweicht, ist auch nichts zu entscheiden. Damit fällt die Liegezeit für den größten Teil des Bestands auf nahezu null, und der Skontozeitraum bleibt erhalten. Wie sich die Gegenseite - der eigene Zahlungseingang - ordnen lässt, behandelt der Beitrag Mahnwesen automatisieren.

Diese sechs Wirkungen hängen zusammen, aber sie treten nicht gleichzeitig ein. In der Regel wirkt zuerst die Doppelprüfung, weil sie ohne Stammdatenarbeit auskommt. Danach folgt die Toleranz, sobald der Bestand ausgewertet ist. Der automatische Durchlauf kommt zuletzt, weil er die saubere Zuordnung von Bestellung und Wareneingang voraussetzt. Diese Reihenfolge ist auch die sinnvolle Reihenfolge der Einführung.

Die Prüfung findet nicht in einem rechtsfreien Zeitfenster statt. Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet (Bürgerliches Gesetzbuch). Der Zugang der Rechnung ist damit der Zeitpunkt, an dem die Uhr sichtbar zu ticken beginnt - unabhängig davon, ob die Rechnung schon geprüft ist. Ein Abgleich, der zwei Wochen braucht, verbraucht die Hälfte dieser Zeit, bevor überhaupt jemand über die Zahlung entscheidet.

Auch die Vereinbarung längerer Fristen ist begrenzt. Eine Vereinbarung, nach der die Erfüllung erst nach mehr als 60 Tagen verlangt werden kann, ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen und im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig ist (Bürgerliches Gesetzbuch). Dasselbe gilt für die Prüfzeit selbst: Eine Vereinbarung, nach der die Zeit für die Überprüfung oder Abnahme mehr als 30 Tage nach Empfang der Gegenleistung beträgt, braucht ebenfalls eine ausdrückliche Abrede (Bürgerliches Gesetzbuch). Wer also eine lange Prüfzeit als Puffer einplant, verlagert ein betriebliches Problem in einen Vertrag, der es nur begrenzt tragen kann.

Die Aufbewahrung ist kein Anhängsel des Abgleichs, sondern sein Ergebnis. Ein Abgleich erzeugt genau die Spur, die eine spätere Prüfung sehen möchte: welcher Beleg mit welchem verglichen wurde, welche Regel angeschlagen hat und wer im Klärfall entschieden hat. Wer diese Spur nicht speichert, hat zwar automatisiert, aber nichts belegt. Wo die Ablage technisch entsteht, beschreibt die Leistungsseite zu den digitalisierten Dokumenten; wie die Systeme dafür zusammenkommen, steht auf der Seite zu den Schnittstellen.