Inventur vorbereiten: Verfahren wählen, Daten prüfen

Die Pflicht beginnt beim Kaufmann und nicht bei der Betriebsgröße. Jeder Kaufmann hat zu Beginn seines Handelsgewerbes seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines baren Geldes sowie die sonstigen Vermögensgegenstände genau zu verzeichnen und dabei den Wert der einzelnen Posten anzugeben (Handelsgesetzbuch). Danach ist für den Schluss jedes Geschäftsjahrs ein solches Inventar aufzustellen, und die Dauer des Geschäftsjahrs darf zwölf Monate (Handelsgesetzbuch) nicht überschreiten. Eine Ausnahme gilt für Einzelkaufleute: Wer an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 800 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80 000 Euro Jahresüberschuss aufweist, braucht die Vorschriften zur Buchführung und zum Inventar nicht anzuwenden (Handelsgesetzbuch). Diese Schwellen gelten erstmals für das nach dem 31. Dezember 2023 beginnende Geschäftsjahr (Einführungsgesetz zum Handelsgesetzbuch).

Neben dem Handelsrecht steht das Steuerrecht, und es greift auch dort, wo das Handelsrecht befreit. Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, muss diese Verpflichtungen auch für die Besteuerung erfüllen (Abgabenordnung). Unabhängig davon verpflichtet die Abgabenordnung gewerbliche Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800 000 Euro im Kalenderjahr oder einem Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 80 000 Euro im Wirtschaftsjahr dazu, Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen (Abgabenordnung). Diese Verpflichtung beginnt nicht mit dem Überschreiten, sondern vom Beginn des Wirtschaftsjahrs an, das auf die Mitteilung der Finanzbehörde folgt (Abgabenordnung). Der Gesetzgeber hat die Schwellen zuletzt um rund 33 Prozent angehoben (Bundestagsdrucksache 20/8628) — eine Entlastung, die kleinere Betriebe aus der formalen Pflicht nimmt, ohne dass die betriebswirtschaftliche Frage verschwindet: Wer seinen Bestand nicht kennt, kalkuliert auf Verdacht.

Wie viele Betriebe das betrifft, lässt sich an der Größenstruktur ablesen. Das Statistische Bundesamt weist für das Berichtsjahr 2024 in den Wirtschaftsabschnitten B bis N und P bis S — also ohne Land- und Forstwirtschaft, Fischerei und ohne Öffentliche Verwaltung — 3 543 865 rechtliche Einheiten mit Umsatzsteuervoranmeldungen oder Beschäftigten aus, davon 3 011 214 mit weniger als zehn abhängig Beschäftigten (Destatis). Im Handel einschließlich Instandhaltung und Reparatur von Kraftfahrzeugen sind es 557 277 rechtliche Einheiten, im verarbeitenden Gewerbe 209 815 (Destatis). Das sind überwiegend Betriebe, in denen die Inventur weder eine eigene Abteilung noch ein eigenes Werkzeug hat, sondern zwischen Tagesgeschäft und Jahresabschluss stattfindet. Und es sind die Betriebe, bei denen die Verfahrenswahl den größten Unterschied macht: Ein Zähltag im November kostet weniger als einer zwischen den Jahren, wenn die Datenlage ihn trägt.

Die Verfahrenswahl wird meist als Termin- und Personalfrage behandelt. Sie ist zuerst eine Datenfrage. Fortschreiben heißt, vom Zähltag aus jede Bewegung bis zum Stichtag mitzurechnen; Rückrechnen heißt dasselbe in die andere Richtung. Beides funktioniert genau so gut wie die Bewegungsdaten dazwischen. Fehlt ein Wareneingang, weil der Lieferschein erst mit der Rechnung erfasst wird, wandert der Fehler unbemerkt in den Stichtagsbestand. Wird eine Umlagerung als Abgang statt als Umbuchung erfasst, ebenso. Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (Abgabenordnung) — dieser Satz ist die eigentliche Voraussetzung dafür, dass eine verlegte Inventur trägt, und er wird bei der Verfahrenswahl regelmäßig übersprungen.

Der ehrlichste Test dauert eine Stunde und kostet nichts. Man nimmt zehn Artikel mit hoher Bewegung, zählt sie am Vormittag, zieht den Systembestand zum selben Zeitpunkt und vergleicht. Weichen mehr als zwei von zehn Positionen ab, ist die Fortschreibung für eine verlegte Inventur erfahrungsgemäß nicht belastbar genug, und die Vorbereitung beginnt nicht beim Termin, sondern bei der Erfassung (Projekterfahrung). Die Ursache liegt dabei selten im Lager und meistens an einer Stelle davor: bei Belegen, die nicht am Tag ihrer Entstehung gebucht werden, oder bei zwei Systemen, die denselben Artikel unterschiedlich kennen. Wo Bestellwesen, Wareneingang und Rechnung getrennt laufen, hilft der Abgleich, den der Beitrag zur Rechnungsprüfung im Drei-Wege-Abgleich beschreibt.

Wo diese sechs Punkte sitzen, trägt die Fortschreibung, und der Zähltag darf in den November wandern. Wo sie nicht sitzen, ist die vorverlegte Inventur der teuerste Weg von allen: Sie verlegt die Aufnahme, ohne den Bestand dazwischen belegen zu können, und das fällt bei der ersten Stichprobe auf. Der Weg dorthin führt über die Stammdaten; wie eine solche Bereinigung ohne Großprojekt abläuft, steht im Beitrag zu Stammdaten in Ordnung bringen. Für die Bewertung selbst gilt derselbe Gedanke: Ohne verlässliche Zugangspreise ist auch der schönste Zählbeleg nur eine Menge ohne Wert.

Eine Inventur berührt fast jedes System im Betrieb: die Warenwirtschaft, in der der Sollbestand steht; die Finanzbuchhaltung, in der der Wert landet; das Dokumentenarchiv, in dem die Belege liegen; im Handwerk und in der Produktion zusätzlich die Zeit- und Materialrückmeldung. Wenn diese Systeme über getrennte Exporte verbunden sind, entsteht die Differenz nicht im Lager, sondern beim Übertragen. Ein Bestand, der an drei Stellen gepflegt wird, ist an drei Stellen unterschiedlich - das ist keine Nachlässigkeit, sondern die zwangsläufige Folge doppelter Erfassung.

Vor der Vorbereitung lohnt deshalb ein nüchterner Blick darauf, welches System die Wahrheit über den Bestand hält und welche Systeme sie nur spiegeln. Diese Festlegung ist unspektakulär und wirkt bis in die Bewertung hinein: Sie entscheidet, welcher Export zur Zählliste wird, welcher Bestand nach der Zählung korrigiert wird und welcher sich daraus ableitet. Wo bisher jedes System für sich gepflegt wurde, ist eine Datenintegration der kürzere Weg als eine weitere Abstimmrunde von Hand.

Diese sechs Punkte sind keine Wunschliste, sondern der kleinste gemeinsame Nenner, an dem sich die Wahl zwischen den Verfahren entscheidet. Sitzen sie, ist die permanente Inventur erreichbar und der Dezember bleibt frei. Sitzen sie nicht, ist die Stichtagsinventur ehrlicher als eine Verlegung, die im Nachhinein nicht belegt werden kann. Welche Kennzahlen aus einer sauber geführten Bestandsrechnung ohnehin abfallen, zeigt der Beitrag über Kennzahlen, die wirklich tragen.

Das Inventar ist kein Zwischenergebnis, sondern eine aufbewahrungspflichtige Unterlage. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind zehn Jahre aufzubewahren (Abgabenordnung). Die Frist beginnt nicht am Zähltag, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Inventar aufgestellt wurde (Abgabenordnung); handelsrechtlich gilt dieselbe Systematik (Handelsgesetzbuch). Praktisch heißt das: Ein Inventar zum 31. Dezember 2026, aufgestellt im Januar 2027, ist bis zum Ende des Jahres 2037 vorzuhalten.

Aufbewahren heißt dabei mehr als abheften. Werden die Unterlagen als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt, müssen sie während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können; Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind von dieser Aufbewahrungsform ausgenommen (Abgabenordnung). Für die Inventur betrifft das nicht nur das fertige Inventar, sondern auch die Zählprotokolle, die Beschreibung des gewählten Verfahrens und die Herleitung der Fortschreibung oder Rückrechnung. Wer die Verfahrensbeschreibung erst auf Nachfrage schreibt, schreibt sie aus dem Gedächtnis. Wie eine solche Beschreibung aufgebaut wird, steht im Beitrag zur Verfahrensdokumentation; die Fristenseite behandelt der Beitrag zum Einhalten von Aufbewahrungsfristen.

Damit verschiebt sich der Charakter der Inventur. Sie bleibt eine Pflicht, hört aber auf, ein Ereignis zu sein, das den Betrieb einmal im Jahr anhält. Für Betriebe mit größerem Lager ist dieser Übergang der eigentliche Gewinn: nicht der eingesparte Zähltag, sondern die Tatsache, dass der Bestand das ganze Jahr über eine belastbare Zahl ist. Wie sich die dafür nötigen Abläufe im Großhandel ordnen lassen, zeigt die Übersicht zu Prozessen im Großhandel; den Einstieg in die Aufnahme des Ist-Zustands beschreibt die Prozessanalyse.