Stammdaten in Ordnung bringen: Kunden, Artikel, Lieferanten

Ein Kunde hat eine Nummer, einen Namen, eine Anschrift, ein Zahlungsziel und eine steuerliche Einordnung. Ein Artikel hat eine Nummer, eine Bezeichnung, eine Mengeneinheit, einen Preis und eine Warengruppe. Ein Lieferant hat eine Nummer, eine Anschrift, Konditionen und eine Bankverbindung. Diese Angaben bestehen über viele Vorgänge hinweg und ändern sich selten. Ihnen gegenüber stehen die Bewegungsdaten: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Buchungen. Bewegungsdaten entstehen täglich neu und verweisen auf den Stamm. Genau daraus ergibt sich die Hebelwirkung: Ein falscher Wert im Stamm wirkt nicht einmal, sondern in jedem Beleg, der danach erzeugt wird, und in jeder Auswertung, die auf diesen Belegen aufsetzt.

Im Alltag hat der Stamm keinen Fürsprecher. Ein Auftrag hat einen Liefertermin, eine Rechnung hat ein Fälligkeitsdatum, ein Stammsatz hat nichts davon. Er entsteht nebenbei, meist unter Zeitdruck, weil gerade ein Auftrag erfasst werden muss. Wer ihn anlegt, füllt aus, was für den eigenen Zweck gebraucht wird, und lässt den Rest leer. Das ist keine Nachlässigkeit, sondern eine nachvollziehbare Priorisierung im Tagesgeschäft. Stammdaten gehören keiner Abteilung, deshalb pflegt sie jede nach eigenen Maßstäben. Erst in der Auswertung oder beim Verbinden zweier Systeme fällt auf, dass diese Maßstäbe nicht zueinander passen, und dann ist der Bestand bereits mehrere Jahre alt.

Der weit überwiegende Teil der Unternehmen in Deutschland sind kleine und mittlere Unternehmen (Statistisches Bundesamt). Dort gibt es selten eine Stelle, die Datenqualität als eigene Aufgabe verantwortet, und es wäre auch unwirtschaftlich, dafür eine zu schaffen. Der Ausweg liegt nicht in einer neuen Abteilung, sondern in wenigen Festlegungen, die im Tagesgeschäft tragen: eine geklärte Zuständigkeit je Feld, eine überschaubare Zahl von Pflichtfeldern und Regeln, die in der Eingabemaske stehen statt in einem Dokument, das niemand öffnet. Die folgenden Abschnitte beschreiben genau diese Festlegungen und die Reihenfolge, in der sie sinnvoll sind.

Die erste Festlegung kostet keine Entwicklung, sondern eine Entscheidung: Welches System hält für welches Feld die verbindliche Fassung? Alle anderen Systeme dürfen den Wert anzeigen und verwenden, aber nicht eigenständig ändern. Das klingt nach einer Formalie, ändert im Alltag jedoch viel. Wer eine Anschrift korrigieren will, weiß danach ohne Rückfrage, wo er das tut, und niemand muss diskutieren, welche von zwei abweichenden Fassungen gilt. Ohne diese Klärung entsteht die typische Situation, in der eine Änderung dort vorgenommen wird, wo der Fehler aufgefallen ist, und an den übrigen Stellen unverändert stehen bleibt.

Entscheidend ist die Ebene der Festlegung. Führend ist ein System je Feld, nicht je Datenart als Ganzes. Sonst entsteht eine Grundsatzdiskussion darüber, welches System im Haus das wichtigste ist, und die ist weder zu gewinnen noch nützlich. Je Feld lässt sich die Frage dagegen sachlich klären: Dort, wo ein Wert fachlich entsteht und wo er im Zweifel geprüft wird, gehört er hin. Die Anschrift entsteht im Vertrieb und wird in der Warenwirtschaft geführt, das Zahlungsziel verantwortet die Buchhaltung, die Bankverbindung eines Lieferanten der Einkauf, und zwar unter zusätzlicher Kontrolle. Die folgende Übersicht zeigt die Fälle, die in Projekten regelmäßig strittig sind.

Halten Sie das Ergebnis in einer Tabelle mit drei Spalten fest: Feld, führendes System, Begründung. Diese Tabelle ist kein Verwaltungsdokument, sondern die Grundlage für jede spätere technische Entscheidung, denn eine Übertragung, deren Richtung nicht geklärt ist, lässt sich weder als Schnittstelle noch als Dateiübergabe sauber abbilden. Wo es das System hergibt, sollten nachgelagerte Felder schreibgeschützt sein; wo das nicht möglich ist, hilft eine sichtbare Kennzeichnung in der Maske. Der größere Rahmen, in dem solche Festlegungen zusammenlaufen, ist unter Datenintegration beschrieben.

Uneinheitliche Schreibweisen entstehen dort, wo Freitext möglich ist. Die Mengeneinheit steht einmal als Stück, einmal abgekürzt, einmal in Großbuchstaben. Die Rechtsform steht mal vor, mal hinter dem Firmennamen. Der Ortsteil steht in Klammern hinter dem Ort oder gar nicht. Telefonnummern erscheinen mit Landesvorwahl, mit Null in Klammern oder mit Bindestrichen an wechselnden Stellen. Für einen Menschen ist das lesbar, für jede Sortierung, jede Suche und jeden automatischen Abgleich nicht. Der erste Schritt ist deshalb nicht Bereinigung, sondern eine kurze, verbindliche Regel je betroffenem Feld.

Wirksam werden solche Regeln erst, wenn sie an der Eingabe ansetzen. Eine Werteliste, aus der ausgewählt wird, verhindert Abweichungen zuverlässiger als jede Schulung. Eine Suche, die vor der Neuanlage automatisch nach ähnlichen Datensätzen sucht, verhindert Dubletten wirksamer als ein Hinweis in der Einarbeitung. Beides ist in gängigen Systemen konfigurierbar und kostet meist weniger Aufwand als die spätere Bereinigung derselben Fehler. Was sich technisch nicht erzwingen lässt, gehört in eine kurze Handreichung, die am Arbeitsplatz erreichbar ist und beim Einarbeiten neuer Mitarbeitender verwendet wird.

Eine Bereinigung, die den Betrieb anhält, findet nicht statt. Der Vorschlag, den Bestand an einem Wochenende durchzugehen, scheitert an der Menge und an der Tatsache, dass die Personen mit dem nötigen Fachwissen genau dann im Tagesgeschäft gebraucht werden. Tragfähig ist ein Vorgehen in Wellen, das mit dem Teil des Bestands beginnt, der tatsächlich benutzt wird, und den Rest ruhen lässt. In vielen Betrieben entfällt ein erheblicher Teil der Datensätze auf Kunden und Artikel ohne Bewegung in den letzten Jahren; diese müssen nicht zuerst angefasst werden, und manche nie.

Der wichtigste Punkt an diesem Vorgehen ist die Reihenfolge. Erst die Regel, dann die Bereinigung. Wer den Bestand ordnet, ohne die Neuanlage abzusichern, arbeitet gegen einen Zufluss, der schneller ist als die eigene Bearbeitung. Umgekehrt entfaltet eine abgesicherte Neuanlage bereits Wirkung, bevor der Altbestand berührt wurde, weil die Datensätze, die täglich neu entstehen, ab sofort den Regeln entsprechen. Für die Kalkulation des Aufwands hat sich bewährt, eine Stichprobe von etwa hundert Datensätzen vollständig zu bereinigen und die dafür benötigte Zeit hochzurechnen (Projekterfahrung).

Stammdatenqualität ist kein Zustand, sondern eine laufende Aufgabe mit geringem, aber regelmäßigem Aufwand. Nach einer Bereinigung genügt in vielen Betrieben eine kurze monatliche Prüfung, in der wenige Kennzahlen betrachtet und offene Punkte verteilt werden. Wichtig ist, dass diese Prüfung einen festen Termin und eine benannte Person hat. Ohne beides verschwindet sie im Tagesgeschäft, und nach zwei bis drei Jahren steht derselbe Bestand wieder da, an dem die Bereinigung angesetzt hat.

Halten Sie den Feldkatalog, die Zuständigkeiten und die Regeln an einer Stelle fest, die auch dann noch auffindbar ist, wenn die Person mit dem Wissen im Kopf nicht mehr im Betrieb ist. Eine solche Beschreibung ist zugleich ein Baustein der Prozessdokumentation und zahlt sich bei jeder Einarbeitung, bei jeder Prüfung und bei jedem Systemwechsel aus. Sie muss nicht umfangreich sein: Wenige Seiten mit Tabellen sind wirksamer als ein Handbuch, das nach einem Jahr nicht mehr stimmt.

Ein Systemwechsel ist der Moment, in dem sich die Qualität des Stamms auszahlt oder rächt. Übernommen wird, was vorhanden ist, und eine Migration ist der ungünstigste Zeitpunkt für eine erste Bereinigung, weil dann Termindruck und fachliche Klärung zusammenfallen. Wer einen Wechsel plant, sollte den Stamm ein bis zwei Quartale vorher ordnen und die Migration mit einem Bestand beginnen, der Regeln folgt (Projekterfahrung). Der Aufwand fällt in beiden Fällen an; vorher ist er planbar, während der Umstellung ist er es nicht.