Nachhaltigkeitsdaten für Kunden: der freiwillige EU-Standard

Der erste Schritt war eine Empfehlung. Am 30. Juli 2025 (EU-Kommission) nahm die Kommission die Empfehlung (EU) 2025/1710 zu einem freiwilligen Nachhaltigkeitsstandard für kleine und mittlere Unternehmen an, kurz VSME. Entwickelt hatte ihn die EFRAG, das fachliche Beratungsgremium der Kommission für die Nachhaltigkeitsberichterstattung. Die Kommission ermutigte große Unternehmen und Finanzinstitute, ihre Anfragen an KMU so weit wie möglich auf diesen Standard zu stützen (EU-Kommission). Eine Pflicht war das nicht, und genau darin lag die Schwäche: Wer einen eigenen Fragebogen gewohnt war, konnte ihn behalten.

Die Omnibus-I-Richtlinie vom 24. Februar 2026 (Richtlinie (EU) 2026/470) hat das geändert. Sie verpflichtete die Kommission, einen freiwilligen Standard als delegierten Rechtsakt zu erlassen, der auf der Empfehlung von 2025 aufbaut und zugleich als Obergrenze für Datenanfragen dient. Die Kommission nahm die Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560 am 3. Juli 2026 an; veröffentlicht wurde sie am 21. September 2026 im Amtsblatt, in Kraft ist sie seit dem 24. September 2026 (Wirtschaftsprüferkammer). Im Rechtstext heißt der Standard schlicht „freiwilliger Standard“, in der Fachdiskussion VS für Voluntary Standard. Mit dem Inkrafttreten gilt die Empfehlung zum VSME als nicht mehr rechtswirksam (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560, Erwägungsgrund 5). Wer bereits nach dem VSME berichtet hat, fängt nicht neu an: Der neue Standard behält die Gliederung in Basismodul und Zusatzmodul bei.

Für die Kunden selbst ändert sich parallel der Rahmen. Die überarbeiteten Europäischen Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung, kurz ESRS, treten am 10. November 2026 in Kraft und sind spätestens für Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2027 anzuwenden (Wirtschaftsprüferkammer). Wer als Lieferant eines berichtspflichtigen Unternehmens arbeitet, kann also damit rechnen, dass die Fragebögen für das Geschäftsjahr 2027 neu aufgesetzt werden. Das ist der richtige Zeitpunkt, die eigenen Daten nach dem freiwilligen Standard zu ordnen.

Der Kern für den Mittelstand steht in Artikel 3 der Verordnung: Der freiwillige Standard legt die Obergrenze für die Wertschöpfungskette fest. Berichtspflichtige Unternehmen dürfen von Unternehmen in ihrer Wertschöpfungskette, die im vorangegangenen Geschäftsjahr durchschnittlich nicht mehr als 1.000 Beschäftigte hatten, für ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung keine Angaben verlangen, die darüber hinausgehen (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560, Art. 1). Welche Datenpunkte unter diese Obergrenze fallen, listet Anhang II der Verordnung. Artikel 3 gilt für Geschäftsjahre, die am oder nach dem 1. Januar 2027 beginnen (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560, Art. 4).

Die Richtlinie ergänzt dieses Recht um zwei Regeln. Vertragsklauseln, die zum Zweck der Nachhaltigkeitsberichterstattung mehr verlangen, sind unwirksam, der übrige Vertrag bleibt bestehen. Und wer mehr abfragt, muss das geschützte Unternehmen darauf hinweisen, welche Angaben über den Standard hinausgehen und dass es sie verweigern darf (Richtlinie (EU) 2026/470, Art. 2). Diese Regeln stehen in einer Richtlinie und wirken über das nationale Recht; die Mitgliedstaaten müssen sie bis zum 19. März 2027 umsetzen (Richtlinie (EU) 2026/470, Art. 5).

Die meisten Werte des Basismoduls liegen im Betrieb bereits vor, nur nicht an einer Stelle. Der Stromverbrauch steht auf der Jahresrechnung des Versorgers; der Standard nennt ausdrücklich den Strom, wie er in den Rechnungen der Versorgungsunternehmen angegeben ist (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560, Anhang I Nr. 32). Gas, Heizöl und Diesel stehen in Rechnungen und Tankbelegen, eigene Zwischenzähler zeigen, welcher Standort oder welche Halle wie viel verbraucht. Der Haken liegt in den Einheiten: Die Kilowattstunden auf der Gasrechnung beziehen sich in der Regel auf den Brennwert, viele Emissionsfaktoren dagegen auf den Heizwert. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle rechnet Erdgas mit dem Faktor 0,906 (BAFA) vom Brennwert auf den Heizwert um und weist ausdrücklich darauf hin, dass sich seine Faktoren auf den Heizwert beziehen.

Aus den Verbrauchsmengen werden Emissionen, indem jede Energieart mit einem Emissionsfaktor multipliziert wird. Scope 1 umfasst Emissionen aus Quellen, die dem Unternehmen gehören oder die es kontrolliert, also Heizung, Öfen und Fuhrpark; Scope 2 die Emissionen aus der Erzeugung eingekaufter Energie, im Basismodul standortbezogen gerechnet (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560, Anhang I Nr. 33). Für den deutschen Strommix schätzt das Umweltbundesamt für 2025 durchschnittlich 344 Gramm CO2 je Kilowattstunde (Umweltbundesamt). Das BAFA setzt in seiner Förderung für Erdgas 0,201 Tonnen CO2 je Megawattstunde an, für leichtes Heizöl und Diesel 0,266 Tonnen (BAFA). Wichtig ist, die verwendeten Faktoren mit Quelle und Stand im Datensatz festzuhalten und einen Wechsel der Quelle kenntlich zu machen. Sonst sinken oder steigen die Emissionen von einem Jahr zum nächsten, ohne dass sich im Betrieb etwas geändert hat.

Das Rechenbeispiel zeigt die Logik, nicht einen typischen Betrieb. Gas wird zuerst auf den Heizwert umgerechnet, Diesel über 10 Kilowattstunden (BAFA) je Liter in Energie übersetzt, dann wird jede Menge mit ihrem Faktor multipliziert. Wer Zählerstände und Rechnungen ohnehin in der Buchhaltung erfasst, braucht dafür keine neue Software, sondern eine feste Rechenvorschrift an einer Stelle, die jedes Jahr gleich angewendet wird.

Die Angaben zu Beschäftigten kommen aus Lohnabrechnung oder Personalsystem. Der Standard lässt die Wahl zwischen Köpfen und Vollzeitäquivalenten (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560, Anhang I Nr. 40); entscheidend ist, die einmal gewählte Zählweise und den Stichtag festzuhalten, damit die Zahl im nächsten Jahr vergleichbar bleibt. Vertragsart und Geschlecht werden in den Stammdaten der Lohnabrechnung ohnehin geführt und lassen sich in der Regel als Liste auswerten. Weiterbildungsstunden dagegen stehen oft nirgends vollständig. Sie sind ein typischer Fall für eine kleine neue Erfassung, etwa direkt am Teilnahmenachweis einer Schulung oder Unterweisung.

Bei den Arbeitsunfällen hilft eine Pflicht, die ohnehin besteht. Der Standard zählt einen Arbeitsunfall als meldepflichtig, wenn er zum Tod oder zu einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Tagen führt (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560, Anlage A). Das deckt sich mit der Unfallanzeige an die Berufsgenossenschaft: Sie ist fällig, wenn Versicherte so verletzt sind, dass sie mehr als drei Tage arbeitsunfähig werden, und binnen drei Tagen zu erstatten, nachdem der Betrieb vom Unfall erfahren hat (Siebtes Buch Sozialgesetzbuch, § 193). Wer die Unfallanzeigen geordnet ablegt, hat die Zahl für B9 bereits. Für die Quote braucht es zusätzlich eine Bezugsgröße wie die geleisteten Arbeitsstunden aus Lohn oder Zeiterfassung.

Der Standard sieht für Berichte, die Großunternehmen oder Banken mit jährlicher Aktualisierung verlangen, eine jährliche Erstellung vor, und zwar für einen Zeitraum, der zum Jahresabschluss passt (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560, Anhang I Nr. 18). Haben sich Datenpunkte nicht geändert, darf auf den Vorjahreswert verwiesen werden. Ab dem zweiten Berichtsjahr gehören Vergleichswerte des Vorjahres dazu (Delegierte Verordnung (EU) 2026/1560, Anhang I Nr. 14). Daraus ergibt sich ein fester Takt, der sich an den Abschluss anlehnt, den der Betrieb ohnehin erstellt. Vieles, was im Dezember für den Jahresabschluss vorbereitet wird, etwa abgegrenzte Energierechnungen und der Personalstand zum Stichtag, liefert auch hier die Grundlage.

Für einen mittelständischen Betrieb reichen in der Regel drei Rollen: eine Person, die den Datensatz verantwortet und die Fragebögen beantwortet; die Fachbereiche, die ihre Werte liefern, also Buchhaltung, Personal, Haustechnik oder Fuhrpark und Arbeitssicherheit; und die Geschäftsführung, die freigibt und entscheidet, was über den Standard hinaus herausgegeben wird. Wer Zuständigkeit, Quellen und Rechenweg einmal schriftlich festhält, macht den Takt unabhängig von einzelnen Personen. Das ist Prozessdokumentation im kleinen Maßstab, und sie hilft auch dann, wenn die verantwortliche Person wechselt.

Für die meisten Betriebe ist der Datensatz keine Frage der Technik, sondern der Ordnung: Welche Zahl gilt, wer liefert sie, wann ist sie fertig. Wir beginnen deshalb mit einer kurzen Prozessanalyse: Welche Anfragen kamen im letzten Jahr, welche Fragen wiederholen sich, wo liegen die Werte heute. Daraus entstehen die Zuordnung zum Basismodul und eine Liste der Lücken, typischerweise Weiterbildungsstunden, Arbeitsstunden für die Unfallquote oder fehlende Zwischenzähler.

Danach bauen wir den Datensatz dort, wo Ihre Kennzahlen ohnehin entstehen. Werte aus Buchhaltung, Lohnabrechnung und Zählerablesung werden über Exporte oder Schnittstellen abgeholt, Umrechnungen und Faktoren an einer Stelle hinterlegt, und eine Auswertung zeigt den Stand zum Stichtag samt Vorjahresvergleich. Das ist derselbe Aufbau wie bei automatisch erzeugten Berichten, nur mit anderen Feldern. Wie ein solches Kennzahlenblatt bei uns entsteht, beschreibt die Seite Kennzahlen und Auswertung. Das Ergebnis ist ein Datensatz, aus dem sich die nächste Anfrage beantworten lässt, ohne wieder bei null anzufangen.