Steuerbescheide ab 2027 digital: Postfach und Fristen

Die elektronische Bekanntgabe von Steuerbescheiden ist nicht neu. Seit Jahren können Steuerpflichtige in ELSTER einwilligen, dass ihr Finanzamt Bescheide zum Abruf bereitstellt, statt sie per Post zu schicken. Neu ist die Richtung. Nach der Fassung der Abgabenordnung, die seit dem 1. Januar 2026 im Gesetz steht (Einführungsgesetz zur Abgabenordnung, Art. 97 § 28 Abs. 2), können Verwaltungsakte dem Beteiligten oder seiner bevollmächtigten Person bekannt gegeben werden, indem sie zum Datenabruf bereitgestellt werden. Von einer Einwilligung ist in dieser Fassung keine Rede mehr (Abgabenordnung, § 122a Abs. 1). Für Bescheide auf elektronisch übermittelte Erklärungen wird daraus eine Soll-Regel: Sie sollen insbesondere auf diesem Weg bekannt gegeben werden.

Diese Soll-Regel wurde zeitlich verschoben. Sie gilt erst für Verwaltungsakte, die nach dem 31. Dezember 2026 erlassen werden (Einführungsgesetz zur Abgabenordnung, Art. 97 § 28 Abs. 2). Für 2026 bleibt es deshalb beim bisherigen Vorgehen: Elektronisch bekannt gegeben wird nur, wer im ELSTER-Benutzerkonto oder über eine elektronische Vollmacht aktiv eingewilligt hat, alle anderen bekommen Post (Bundesministerium der Finanzen). Das Bundesfinanzministerium hat die Übergangsfragen in einem Schreiben vom 13. August 2026 an die obersten Finanzbehörden der Länder geregelt. Es beschreibt den elektronischen Steuerbescheid ab 2027 als Regelfall und die postalische Bekanntgabe als Ausnahme.

Wer weiter Papier möchte, muss das beantragen. Die Abgabenordnung sieht einen Antrag auf einmalige oder dauerhafte postalische Bekanntgabe vor. Antrag und Widerruf wirken nur für die Zukunft und erst, wenn sie dem Finanzamt zugehen (Abgabenordnung, § 122a Abs. 2). Nach dem Schreiben des Ministeriums kommt es darauf an, dass der Antrag im Zeitpunkt der Bereitstellung vorliegt, und er lässt sich für alle Bescheide zu derselben Steuernummer nur einheitlich stellen oder widerrufen (Bundesministerium der Finanzen). Ein Betrieb kann also nicht festlegen, dass der Körperschaftsteuerbescheid digital und der Gewerbesteuermessbescheid auf Papier kommt, wenn beide unter derselben Steuernummer geführt werden.

Wohin der Bescheid geht, entscheidet sich bei der Abgabe der Erklärung. Die Abgabenordnung nennt zwei Fälle, in denen die Bereitstellung zum Abruf der Regelweg sein soll: Die Erklärung wurde vom Beteiligten selbst über ein Nutzerkonto der Finanzverwaltung übermittelt, oder sie wurde von einer Person nach § 80 Abs. 2 übermittelt, etwa einer Steuerberatung, der gegenüber der Bescheid bekannt zu geben ist (Abgabenordnung, § 122a Abs. 1). Der Kanzlei soll der Bescheid bekannt gegeben werden, wenn dem Finanzamt eine schriftliche oder elektronisch übermittelte Empfangsvollmacht vorliegt (Abgabenordnung, § 122 Abs. 1). Hat eine Kanzlei ihre Empfangsvollmacht noch nicht elektronisch übermittelt, etwa über eine Vollmachtsdatenbank, bleibt es 2027 bei der Post (Bundesministerium der Finanzen).

Im ersten Fall liegt der Bescheid im Postfach des Betriebs. Die Benachrichtigung geht an die E-Mail-Adresse, die im ELSTER-Konto hinterlegt ist, und wer dieses Konto bedient, entscheidet praktisch darüber, ob die Frist im Betrieb bemerkt wird. Im zweiten Fall liegt der Bescheid bei der Kanzlei. Der Betrieb sieht ihn nur, wenn die Kanzlei ihn weitergibt, und muss sich darauf verlassen, dass Zahlbetrag und Zahlungstermin rechtzeitig ankommen. Rechtlich trägt er das Risiko mit: Bei der Wiedereinsetzung nach einer versäumten Frist wird das Verschulden eines Vertreters dem Vertretenen zugerechnet (Abgabenordnung, § 110 Abs. 1).

Bei Einzelunternehmen kommt eine Besonderheit hinzu. Betrifft ein Bescheid Ehegatten oder Lebenspartner mit gemeinsamer Anschrift, genügt es, wenn einem von beiden eine Ausfertigung bereitgestellt und dieser benachrichtigt wird, sofern niemand einen Antrag auf Papier gestellt hat (Abgabenordnung, § 122 Abs. 7). Führt einer das Unternehmen und der andere das ELSTER-Konto, muss im Haushalt geklärt sein, wer den Einkommensteuerbescheid öffnet und wer die Frist im Blick hat.

Mit der Bekanntgabe beginnt nicht nur die Einspruchsfrist. Ergibt die Abrechnung eine Nachzahlung, ist sie bei der Einkommensteuer innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Bescheids zu entrichten; soweit sie fällig gewordenen, aber nicht gezahlten Vorauszahlungen entspricht, sofort (Einkommensteuergesetz, § 36 Abs. 4). Für die Körperschaftsteuer gelten die Vorschriften des Einkommensteuergesetzes entsprechend (Körperschaftsteuergesetz, § 31 Abs. 1). Bei der Gewerbesteuer ist die Abschlusszahlung ebenfalls innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Steuerbescheids zu leisten, hier des Bescheids der Gemeinde (Gewerbesteuergesetz, § 20 Abs. 2). Umgekehrt wird ein Überschuss zugunsten des Betriebs nach Bekanntgabe ausgezahlt.

Ein Einspruch ändert an der Zahlung zunächst nichts. Er hemmt die Vollziehung nicht und hält insbesondere die Erhebung der Steuer nicht auf (Abgabenordnung, § 361 Abs. 1). Wer nicht zahlen will, solange über den Einspruch entschieden wird, braucht eine Aussetzung der Vollziehung. Sie soll auf Antrag erfolgen, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit bestehen (Abgabenordnung, § 361 Abs. 2). Ob das der Fall ist, beurteilt die Steuerberatung. Aber auch ein solcher Antrag braucht Zeit, und die beginnt erst an dem Tag, an dem jemand den Bescheid tatsächlich sieht.

Wird nicht rechtzeitig gezahlt, entsteht für jeden angefangenen Monat der Säumnis ein Säumniszuschlag von 1 Prozent des abgerundeten Rückstands (Abgabenordnung, § 240 Abs. 1). Abgerundet wird auf den nächsten durch 50 Euro teilbaren Betrag (Abgabenordnung, § 240 Abs. 1). Bei einer Säumnis bis zu drei Tagen wird der Zuschlag nicht erhoben, allerdings nicht bei jeder Zahlungsart (Abgabenordnung, § 240 Abs. 3). Auf diese Schonfrist sollte niemand einen Ablauf bauen. Sie ist ein Puffer für den Zahlungsverkehr, nicht für ein Postfach, das niemand geöffnet hat.

Ob ein Bescheid an die Steuerberatung weitergegeben werden muss, hängt am Empfangsweg. Empfängt der Betrieb selbst, braucht die Kanzlei den Bescheid, um ihn mit der Erklärung zu vergleichen und über einen Einspruch zu entscheiden. Empfängt die Kanzlei, braucht der Betrieb Zahlbetrag, Zahlungstermin und Einspruchsfrist, ohne selbst ins Postfach schauen zu können. In beiden Fällen läuft die Frist ab der Bereitstellung, gleich, wie lange die Weitergabe dauert. Jede Stunde, die ein Bescheid unbemerkt liegt, fehlt am Ende der Prüfung.

Für den Vergleich mit der Erklärung bietet ELSTER zusätzlich die Abholung von Bescheiddaten an: Kennzahlen und Werte aus dem Bescheid, die eine Software mit den übermittelten Werten abgleichen kann. Dieser Dienst ist rein informatorisch und hat keine rechtliche Bindungswirkung; rechtlich bindend ist der Bescheid im PDF-Format (ELSTER). Für die Fristenrechnung zählt deshalb die Bereitstellung des Bescheids, nicht der Eingang der Daten.

Die Kanzlei prüft den Inhalt, der Betrieb organisiert den Eingang. Versäumt die Kanzlei als Vertreterin eine Frist, wird ihr Verschulden dem Betrieb zugerechnet (Abgabenordnung, § 110 Abs. 1). Eine schriftliche Absprache über Meldewege und Rückmeldetermine hilft darum beiden Seiten. Wie sich eine solche Absprache als Ablauf beschreiben lässt, der auch bei Personalwechsel verständlich bleibt, zeigt unsere Prozessdokumentation.

Für Bescheide, die bis Ende 2026 erlassen werden, gilt die Soll-Regel noch nicht (Einführungsgesetz zur Abgabenordnung, Art. 97 § 28 Abs. 2); digital bekommt sie in diesem Jahr nur, wer eingewilligt hat (Bundesministerium der Finanzen). Die Wochen bis dahin reichen, um die wenigen Entscheidungen zu treffen, die der Wechsel verlangt. Sie fallen in eine Zeit, in der viele Betriebe ohnehin den Jahresabschluss vorbereiten; was dafür im Dezember klar sein sollte, beschreibt unser Beitrag Jahresabschluss vorbereiten.

Wer Papier behalten will, stellt den Antrag so, dass er vorliegt, bevor der nächste Bescheid bereitgestellt wird. Das Ministerium empfiehlt dafür den Weg über ELSTER (Bundesministerium der Finanzen). Kommt ein Bescheid trotz Antrag elektronisch, gelten die Regeln der elektronischen Bekanntgabe; wurde er deshalb zu spät abgerufen, kommt nach Auffassung des Ministeriums eine Wiedereinsetzung in Betracht. Der Antrag darauf ist innerhalb eines Monats nach Wegfall des Hindernisses zu stellen (Abgabenordnung, § 110 Abs. 2). Ein geregelter Eingang ist der einfachere Weg.

Ob digital oder Papier die bessere Wahl ist, hängt weniger an der Technik als am Betrieb. Das Postfach ist schneller und lässt sich in einen geordneten Ablauf einbinden. Papier kommt auch ohne Anmeldung an, braucht aber ebenso eine Fristenliste und muss für die Ablage erst gescannt werden. Wo Abläufe rund um Fristen und Eingänge heute an einzelnen Personen hängen, lohnt ein Blick auf den ganzen Weg; wie wir dabei vorgehen, beschreibt unsere Prozessanalyse. Fragen zum eigenen Fall nehmen wir über das Kontaktformular entgegen.