Kurz und einfach erklärt
Reisekosten machen im Büro oft viel Arbeit. Belege gehen verloren, und die Buchhaltung fragt nach.
Für Reisekosten gibt es feste Regeln. Was feste Regeln hat, kann ein Programm rechnen.
Der Beitrag zeigt einen digitalen Ablauf. Sie machen ein Foto vom Beleg. Das Programm rechnet die Pauschale. Eine feste Person gibt frei, auch mit Vertretung. Dann geht alles an Lohn und Buchhaltung.
Der Beitrag erklärt auch, welche Regeln für Pauschalen und Ablage gelten.
Wir richten diesen Ablauf für Sie ein.
Im Herbst stapeln sich in vielen Betrieben die Reisekostenabrechnungen. Belege stecken in Jackentaschen und Handschuhfächern, die Abrechnung entsteht in einer Tabelle, und die Buchhaltung fragt nach, weil ein Frühstück auf der Hotelrechnung steht, in der Abrechnung aber nicht. Im Dezember wird es dann eng: Die Reisen des Jahres sollen abgerechnet sein, bevor der letzte Lohnlauf und die Vorarbeiten für den Jahresabschluss beginnen. Dabei folgt die Reisekostenabrechnung festen Regeln. Das Einkommensteuergesetz nennt die Verpflegungspauschalen, die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten und die Fristen, die Abgabenordnung die Aufbewahrung der Belege. Was feste Regeln hat, lässt sich rechnen, statt es jedes Mal neu zu klären. Dieser Beitrag zeigt, wie ein digitaler Ablauf aussieht: Belege per Foto erfassen, die Reise mit Zeiten und Mahlzeiten anlegen, die Pauschale automatisch rechnen, die Freigabe mit Vertretung regeln und das Ergebnis geordnet an Lohn und Buchhaltung übergeben. Wie aus Papierbelegen durchsuchbare Dokumente am richtigen Vorgang werden, beschreiben wir unter Dokumente digitalisieren.
Das Wichtigste in Kürze
- Für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit gilt eine Verpflegungspauschale von 28 Euro, für An- und Abreisetag sowie für Tage mit mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung jeweils 14 Euro (Einkommensteuergesetz, § 9 Abs. 4a).
- Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, sinkt die Pauschale um 20 Prozent für ein Frühstück und um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, gerechnet vom 28-Euro-Satz, also um 5,60 beziehungsweise 11,20 Euro (Einkommensteuergesetz, § 9 Abs. 4a).
- Belege dürfen mit dem Smartphone fotografiert werden, auf Auslandsreisen auch direkt vor Ort. Das Bild muss bildlich mit dem Original übereinstimmen, der ausgelesene Text wird nach Prüfung mit aufbewahrt (Bundesministerium der Finanzen, GoBD Rz. 130).
- Fahrten mit dem eigenen Pkw auf Dienstreisen können mit 30 Cent je gefahrenem Kilometer angesetzt werden (Bundesreisekostengesetz, § 5 Abs. 2). Die Entfernungspauschale von 0,38 Euro gilt für den Arbeitsweg, nicht für Dienstreisen (Einkommensteuergesetz, § 9 Abs. 1).
- Eine Freigabe braucht eine feste Zuständigkeit, eine Vertretung bei Abwesenheit und eine Frist, nach der sie weitergereicht wird. Rückfragen gehören an die Abrechnung selbst, nicht in einen Mailverlauf.
- Erstattungen sind bis zur Höhe der abziehbaren Werbungskosten steuerfrei (Einkommensteuergesetz, § 3 Nr. 16). Die Belege bleiben als Buchungsbelege acht Jahre aufbewahrungspflichtig (Abgabenordnung, § 147 Abs. 3).
Wo Reisekosten im Betrieb hängen bleiben
Eine Dienstreise erzeugt mehr Unterlagen, als ihr Anlass vermuten lässt: Bahnfahrkarte oder Tankquittung, Hotelrechnung, Parkschein, Taxiquittung, dazu die Zeiten von Abfahrt und Rückkehr und die Angabe, ob unterwegs eine Mahlzeit gestellt wurde. In vielen kleinen Betrieben laufen diese Angaben über drei Stationen. Die reisende Person sammelt Belege und trägt Zeiten in eine Tabelle ein, die Führungskraft zeichnet ab, und Buchhaltung oder Lohnbüro rechnen nach. Jede Station arbeitet mit einer eigenen Fassung derselben Daten.
Genau dort entstehen die typischen Nachfragen. Fehlt eine Uhrzeit, lässt sich nicht entscheiden, ob 14 Euro oder gar keine Pauschale zustehen. Steht auf der Hotelrechnung ein Frühstück, muss die Pauschale gekürzt werden, auch wenn die Tabelle davon nichts weiß. Ist ein Beleg unleserlich oder verloren, beginnt eine Suche, die mit der eigentlichen Reise nichts mehr zu tun hat. Solche Brüche zwischen Papier, Tabelle und Fachprogramm haben wir im Beitrag Medienbrüche im Betrieb erkennen allgemein beschrieben; die Reisekostenabrechnung ist dafür ein besonders anschauliches Beispiel.
Was das kostet, lässt sich für den eigenen Betrieb grob einordnen. Unternehmen des Produzierenden Gewerbes und des Dienstleistungsbereichs zahlten 2025 im Durchschnitt 45,00 Euro für eine geleistete Arbeitsstunde (Statistisches Bundesamt). Jede Viertelstunde Arbeitszeit, die in Nachfragen und Nachrechnen zwischen reisender Person, Führungskraft und Buchhaltung fließt, kostet damit im Schnitt gut elf Euro, bevor ein einziger Euro erstattet ist. Zum Jahresende kommt Termindruck hinzu: Reisen aus dem Herbst treffen auf den letzten Lohnlauf des Jahres, und offene Abrechnungen rutschen ins neue Jahr, wo sie die Vorarbeiten für den Jahresabschluss zusätzlich belasten.
Die Pauschalen: 28 Euro, 14 Euro und die Kürzung
Verpflegungsmehraufwand wird bei Beschäftigten steuerlich nicht nach Belegen berücksichtigt, sondern nur pauschal. Das Einkommensteuergesetz legt drei Fälle fest: 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem jemand 24 Stunden von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte abwesend ist, jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag einer Reise mit Übernachtung und 14 Euro für einen Tag ohne Übernachtung mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit (Einkommensteuergesetz, § 9 Abs. 4a). Wer kürzer unterwegs ist, bekommt keine Pauschale. Für Inhaberinnen und Inhaber, die selbst reisen, gilt dieselbe Rechnung beim Betriebsausgabenabzug (Einkommensteuergesetz, § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5).
Zwei Sonderregeln sind für die Berechnung wichtig. Beginnt eine Auswärtstätigkeit an einem Tag und endet sie ohne Übernachtung am nächsten, zählt die Abwesenheit für den Kalendertag, auf den der überwiegende Teil der mehr als 8 Stunden fällt. Und an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gibt es die Pauschalen nur in den ersten drei Monaten; eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu in Gang (Einkommensteuergesetz, § 9 Abs. 4a). Für Monteure auf einer langen Baustelle oder Beschäftigte in einem mehrmonatigen Kundenprojekt muss ein System deshalb mitzählen, wie lange jemand schon an diesem Ort tätig ist.
Bei Reisen ins Ausland treten länderweise Pauschbeträge an die Stelle der inländischen. Das Bundesministerium der Finanzen setzt sie mit 120 Prozent für den vollen Tag und mit 80 Prozent für die übrigen Fälle der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz fest; maßgeblich ist der Ort, den die reisende Person vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht (Einkommensteuergesetz, § 9 Abs. 4a). Die Ländertabelle veröffentlicht das Ministerium in eigenen Schreiben. Sie gehört als gepflegte Stammdatentabelle ins System und nicht als Kopie in jede Abrechnungsvorlage.
| Situation | Pauschale | Rechenregel nach § 9 Abs. 4a EStG |
|---|---|---|
| Voller Kalendertag, 24 Stunden abwesend | 28 Euro | alle Tage zwischen An- und Abreise |
| An- und Abreisetag mit Übernachtung | 14 Euro | unabhängig von der Dauer an diesem Tag |
| Eintägige Reise, mehr als 8 Stunden | 14 Euro | über Mitternacht: Tag mit dem größeren Anteil |
| Eintägige Reise, bis 8 Stunden | keine | gestellte Mahlzeiten mit Sachbezugswert prüfen |
| Gestelltes Frühstück | minus 5,60 Euro | 20 Prozent von 28 Euro |
| Gestelltes Mittag- oder Abendessen | minus 11,20 Euro je Mahlzeit | 40 Prozent von 28 Euro |
| Ab dem vierten Monat am selben Ort | keine | Neubeginn nach mindestens vier Wochen Pause |
Die Kürzung rechnet vom vollen Tagessatz
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt ein einfaches Rechenbeispiel. Eine Mitarbeiterin fährt am Montag früh zu einem Kunden, übernachtet zweimal im Hotel und kommt am Mittwochabend zurück. Der Betrieb hat das Hotel mit Frühstück gebucht und bezahlt, die übrigen Mahlzeiten zahlt sie selbst.
Reise Montag 07:00 bis Mittwoch 18:30, zwei Übernachtungen, Hotel mit Frühstück vom Betrieb
Tag Abwesenheit Pauschale Kürzung Ergebnis
-------------------------------------------------------------------------
Montag Anreisetag 14,00 EUR keine 14,00 EUR
Dienstag voller Tag, 24 Std. 28,00 EUR Frühstück -5,60 EUR 22,40 EUR
Mittwoch Abreisetag 14,00 EUR Frühstück -5,60 EUR 8,40 EUR
-------------------------------------------------------------------------
Summe 56,00 EUR -11,20 EUR 44,80 EURAm Beispiel wird der Kern der Automatisierung sichtbar: Die Pauschale hängt nicht an Belegen, sondern an vier Angaben je Tag, nämlich Abfahrt, Rückkehr, Übernachtung und gestellte Mahlzeiten. Liegen diese Angaben strukturiert vor, ist das Ergebnis eindeutig. Fehlen sie, kann auch ein gutes Programm nur raten, und die Nachfrage landet wieder bei der Buchhaltung.
Belege per Foto erfassen, ohne sie zu verlieren
Für Fahrt, Übernachtung und Nebenkosten zählen grundsätzlich die tatsächlichen Ausgaben, und dafür braucht es Belege. Die Finanzverwaltung lässt ausdrücklich zu, Papierbelege bildlich zu erfassen, auch mit dem Smartphone (Bundesministerium der Finanzen, GoBD Rz. 130). Das elektronische Dokument muss so aufbewahrt werden, dass es, lesbar gemacht, bildlich mit dem Original übereinstimmt (Abgabenordnung, § 147 Abs. 2). Für Dienstreisen ins Ausland enthält dieselbe Randziffer eine eigene Erleichterung: Belege, die im Ausland entstehen, dürfen dort direkt mit dem mobilen Gerät erfasst werden.
Für die Texterkennung gilt eine Regel, die oft übersehen wird: Wird ein fotografierter Beleg per Texterkennung um Volltext angereichert, ist dieser Text nach Prüfung und Korrektur ebenfalls aufzubewahren (Bundesministerium der Finanzen, GoBD Rz. 130). Die ausgelesenen Felder sind also kein Wegwerfprodukt, sondern Teil der Unterlage. Wo die Erkennung verlässlich arbeitet und wo sie rät, haben wir in Texterkennung in der Praxis beschrieben. Für Reisebelege heißt das: Datum, Betrag und Aussteller lassen sich gut auslesen, ob ein Frühstück im Zimmerpreis steckt, braucht oft einen zweiten Blick.
Nach dem Erfassen wird nur noch mit dem elektronischen Dokument gearbeitet; Vermerke auf dem Papier, die im Bild fehlen, sollen gar nicht erst entstehen (Bundesministerium der Finanzen, GoBD Rz. 139). Das Papier darf danach vernichtet werden, soweit es nicht nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren ist (Bundesministerium der Finanzen, GoBD Rz. 140). Ob der Betrieb davon Gebrauch macht, gehört in die Verfahrensdokumentation und wird sinnvollerweise mit der Steuerberatung abgestimmt.
Zwei Regeln aus dem Umsatzsteuerrecht entscheiden, ob ein Beleg für die Buchhaltung taugt. Bei Kleinbeträgen bis 250 Euro, etwa Taxi oder Parken, genügen weniger Pflichtangaben, der Leistungsempfänger muss nicht genannt sein (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, § 33). Darüber muss die Rechnung Namen und Anschrift des Leistungsempfängers tragen (Umsatzsteuergesetz, § 14 Abs. 4). Für Hotelrechnungen heißt das: auf den Betrieb ausstellen lassen, nicht auf die reisende Person. Kommt eine Hotelrechnung als elektronische Rechnung beim Betrieb an, gehört die empfangene Datei in die Ablage; ein Foto des Ausdrucks ersetzt sie nicht. Wie sich der Rechnungseingang darauf einstellt, steht im Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2027.
Bild in voller Lesbarkeit
Der ganze Beleg, gerade und scharf, mit allen Rändern. Unscharfe Bilder sollten schon beim Hochladen auffallen, solange der Beleg noch in der Hand ist.
Ausgelesene Felder
Datum, Aussteller, Betrag, Steuersatz und Belegart. Unsichere Werte werden zur Prüfung markiert, statt still übernommen zu werden.
Zuordnung zur Reise
Jeder Beleg hängt an genau einer Reise und einem Reisetag. So fällt auf, wenn eine Hotelrechnung zu einem Tag ohne Übernachtung gehört.
Mahlzeiten im Beleg
Steht ein Frühstück oder Abendessen auf der Rechnung, entsteht ein Hinweis für die Pauschale des betreffenden Tages, bevor jemand rechnet.
Zahlungsweg
Privat ausgelegt, mit Firmenkarte bezahlt oder direkt vom Betrieb beglichen. Erstattet wird nur, was die reisende Person selbst ausgelegt hat.
Fehlender Beleg
Ist ein Beleg verloren, wird ein Ersatzbeleg mit Begründung angelegt und als solcher gekennzeichnet, statt die Lücke stillschweigend zu füllen.
Fahrtkosten und Übernachtung richtig zuordnen
Fährt jemand mit dem eigenen Auto zu einem Kunden, kann die Fahrt ohne Einzelnachweis mit einem Kilometersatz angesetzt werden. Das Einkommensteuergesetz verweist dafür auf die höchste Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes (Einkommensteuergesetz, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a). Für einen Kraftwagen sind das 30 Cent je gefahrenem Kilometer (Bundesreisekostengesetz, § 5 Abs. 2), für andere motorbetriebene Fahrzeuge wie Motorrad oder Motorroller 20 Cent (Bundesreisekostengesetz, § 5 Abs. 1). Gezählt wird die tatsächlich zurückgelegte Strecke, hin und zurück.
Nicht verwechseln sollte man diesen Satz mit der Entfernungspauschale. Sie beträgt 0,38 Euro je vollem Kilometer der Entfernung, gilt aber für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und nicht für Dienstreisen, und sie zählt nur die einfache Strecke (Einkommensteuergesetz, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4). Wer beide Sätze in derselben Tabelle führt, erwischt früher oder später den falschen. Ein System trennt das über die Art der Fahrt: Arbeitsweg oder Auswärtstätigkeit.
Bei der Übernachtung zählen die tatsächlichen Kosten der Unterkunft. Teilt sich die reisende Person das Zimmer mit jemandem, der nicht beim selben Arbeitgeber beschäftigt ist, sind nur die Kosten anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung angefallen wären (Einkommensteuergesetz, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a). Nach 48 Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte sind Unterkunftskosten nur noch begrenzt abziehbar (Einkommensteuergesetz, § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a). Das Frühstück auf der Hotelrechnung gehört nicht zu den Übernachtungskosten. Hat der Betrieb das Hotel samt Frühstück gebucht und bezahlt, gilt es in der Regel als gestellte Mahlzeit, und die Pauschale des Tages, an dem gefrühstückt wird, sinkt um 5,60 Euro (Einkommensteuergesetz, § 9 Abs. 4a).
Kilometer, Nächte, Mahlzeiten: wenige Felder je Tag
Die Freigabe: Zuständigkeit, Vertretung, Frist
Zwischen Abrechnung und Erstattung steht üblicherweise eine Freigabe. Sie hat eine sachliche Aufgabe: Jemand mit Kenntnis der Reise bestätigt, dass sie beruflich veranlasst war und die Angaben stimmen. Das Nachrechnen der Pauschalen gehört nicht dazu, das übernimmt das System. Je weniger die freigebende Person rechnen muss, desto gründlicher kann sie das prüfen, was nur sie beurteilen kann: Anlass, Dauer und ob die Kosten angemessen waren.
Damit Freigaben nicht liegen bleiben, braucht es drei Festlegungen. Erstens eine feste Zuständigkeit, in der Regel die direkte Führungskraft oder die Projektleitung, die die Reise veranlasst hat. Zweitens eine Vertretung, die greift, sobald die zuständige Person abwesend ist, ohne dass jemand eine Mail weiterleiten muss. Drittens eine Frist, nach der eine offene Freigabe erinnert und dann an die nächste Stelle weitergereicht wird. Wie wir solche Freigabewege grundsätzlich aufbauen, beschreibt der Beitrag Freigaben digital abbilden.
Beleg fotografieren
Die reisende Person fotografiert Belege noch unterwegs. Das Bild landet über einen festen Eingang direkt im Vorgang, die Texterkennung liest Datum, Betrag und Aussteller aus.
Reise anlegen
Ziel, Anlass, Abfahrt, Rückkehr und Übernachtungen werden einmal erfasst, gestellte Mahlzeiten je Tag angehakt. Termine aus Kalender oder Projekt können die Angaben vorbelegen.
Pauschale berechnen
Das System ermittelt je Kalendertag 28 Euro, 14 Euro oder keine Pauschale, zieht gestellte Mahlzeiten ab und prüft die Dreimonatsfrist am selben Ort.
Freigeben
Die zuständige Person sieht Reise, Belege und Rechenweg auf einer Seite und gibt frei oder stellt eine Rückfrage an der Abrechnung. Bei Abwesenheit geht die Freigabe an die Vertretung.
Übergeben
Der freigegebene Betrag geht als Erstattung an die Lohnabrechnung, die Belege mit Konto und Kostenstelle an die Buchhaltung. Beide arbeiten mit demselben Stand.
Die reisende Person fotografiert Belege noch unterwegs. Das Bild landet über einen festen Eingang direkt im Vorgang, die Texterkennung liest Datum, Betrag und Aussteller aus.
Ziel, Anlass, Abfahrt, Rückkehr und Übernachtungen werden einmal erfasst, gestellte Mahlzeiten je Tag angehakt. Termine aus Kalender oder Projekt können die Angaben vorbelegen.
Das System ermittelt je Kalendertag 28 Euro, 14 Euro oder keine Pauschale, zieht gestellte Mahlzeiten ab und prüft die Dreimonatsfrist am selben Ort.
Die zuständige Person sieht Reise, Belege und Rechenweg auf einer Seite und gibt frei oder stellt eine Rückfrage an der Abrechnung. Bei Abwesenheit geht die Freigabe an die Vertretung.
Der freigegebene Betrag geht als Erstattung an die Lohnabrechnung, die Belege mit Konto und Kostenstelle an die Buchhaltung. Beide arbeiten mit demselben Stand.
Rückfragen sind ein typischer Punkt, an dem digitale Abläufe ins Postfach zurückfallen. Eine Rückfrage gehört an die Abrechnung selbst: Sie nennt den Beleg oder den Tag, um den es geht, und die Antwort ändert die Abrechnung, statt in einem Mailverlauf zu verschwinden. So bleibt für spätere Prüfungen nachvollziehbar, warum ein Betrag geändert wurde. Umsetzen lässt sich das über die Prozessautomatisierung, die Wertgrenzen, Vertretungen und Erinnerungen als Regeln führt.
Übergabe an Lohn und Buchhaltung
Nach der Freigabe trennt sich der Weg. Die Lohnabrechnung braucht den Erstattungsbetrag je Person, getrennt nach Art; die Buchhaltung braucht Belege, Konten und Steuerbeträge. Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten, ist das steuerfrei, soweit die Beträge die als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen nicht übersteigen (Einkommensteuergesetz, § 3 Nr. 16). Zahlt der Betrieb mehr als die Pauschale, kann er die Lohnsteuer auf den übersteigenden Teil mit 25 Prozent pauschal erheben, soweit die Vergütung die Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent übersteigt (Einkommensteuergesetz, § 40 Abs. 2).
Ein zweiter Punkt betrifft gestellte Mahlzeiten. Eine Mahlzeit, die der Arbeitgeber während einer Auswärtstätigkeit stellt, wird mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt, wenn ihr Preis 60 Euro nicht übersteigt (Einkommensteuergesetz, § 8 Abs. 2). Der Ansatz unterbleibt, wenn für den Tag eine Verpflegungspauschale in Betracht käme; dann wird stattdessen die Pauschale gekürzt. Für die Lohnsteuerbescheinigung ist die Mahlzeit trotzdem von Bedeutung: Für solche Mahlzeiten wird der Großbuchstabe M bescheinigt (Einkommensteuergesetz, § 41b Abs. 1). Die Information, ob und wann eine Mahlzeit gestellt wurde, muss deshalb aus der Reisekostenabrechnung in die Lohnabrechnung gelangen.
Steuerfreie Bezüge sind grundsätzlich im Lohnkonto einzutragen, das für jede beschäftigte Person und jedes Kalenderjahr geführt wird (Einkommensteuergesetz, § 41 Abs. 1). Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (Einkommensteuergesetz, § 41 Abs. 1). Für die Übergabe heißt das: Die Lohnabrechnung bekommt keinen Stapel Belege, sondern einen Datensatz je Person und Abrechnungsmonat mit steuerfreiem Betrag, pauschal versteuertem Anteil und dem Vermerk zu gestellten Mahlzeiten.
| Empfänger | Was übergeben wird | Wofür es gebraucht wird |
|---|---|---|
| Lohnabrechnung | Erstattungsbetrag je Person, getrennt in steuerfrei und pauschal versteuert | Lohnkonto und Auszahlung mit dem Gehalt |
| Lohnabrechnung | Tage mit gestellten Mahlzeiten | Großbuchstabe M, Sachbezug bei kurzen Reisen |
| Buchhaltung | Belege mit Konto, Kostenstelle und Steuerbetrag | Buchung, Vorsteuer, Auswertung je Projekt |
| Buchhaltung | Zahlungsweg je Beleg | Abgleich mit Firmenkarte und Bankkonto |
| Ablage | Bild, ausgelesener Text, Abrechnung, Freigabeprotokoll | Aufbewahrung und Nachweis bei einer Prüfung |
Ob die Übergabe als Datei, über eine Schnittstelle oder als Buchungsstapel läuft, hängt an den vorhandenen Programmen. Entscheidend ist, dass niemand die Beträge ein zweites Mal eintippt. Über welche Wege wir Programme verbinden, von der Programmierschnittstelle bis zum geregelten Dateiaustausch, steht unter Schnittstellen. Wer Zahlungen anschließend mit dem Bankkonto abgleicht, findet im Beitrag Zahlungseingänge automatisch zuordnen das Gegenstück auf der Eingangsseite.
Ablage: acht Jahre am Vorgang
Belege einer Reisekostenabrechnung sind Buchungsbelege und damit acht Jahre aufzubewahren (Abgabenordnung, § 147 Abs. 3). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (Abgabenordnung, § 147 Abs. 4). Ein Hotelbeleg aus dem Oktober 2026 kann also frühestens nach Ablauf des Jahres 2034 gelöscht werden, und auch dann nur, wenn er nicht mehr für Steuern gebraucht wird, deren Festsetzungsfrist noch läuft.
Für die digitale Ablage verlangt die Abgabenordnung, dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist verfügbar ist, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden kann (Abgabenordnung, § 147 Abs. 2). Praktisch heißt das: Bild, ausgelesener Text, Abrechnung und Freigabeprotokoll liegen zusammen am Vorgang, werden nicht nachträglich überschrieben und lassen sich nach Reise, Person und Zeitraum finden. Was eine solche Ablage im Einzelnen leisten muss, beschreibt der Beitrag GoBD-konforme Belegablage; wie Fristen und Löschläufe zusammenspielen, steht in Aufbewahrungsfristen digital einhalten.
Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen.
Zum Ablauf gehört eine Verfahrensdokumentation: wer wann fotografiert, wie geprüft wird, wer freigibt, wann das Papier vernichtet wird und wo was liegt. Sie muss nicht lang sein, aber sie muss zum tatsächlichen Ablauf passen. Beim Aufschreiben unterstützen wir unter Prozessdokumentation.
Bis Dezember: was sich jetzt vorbereiten lässt
Ein digitaler Ablauf muss nicht zum Jahreswechsel fertig sein, um zu helfen. Viel gewonnen ist, wenn die offenen Reisen des Jahres vor dem letzten Lohnlauf abgerechnet sind und die Regeln für das kommende Jahr feststehen. Fünf Punkte lassen sich in wenigen Wochen klären:
- Offene Reisen einsammeln: alle Reisen des Jahres, die noch nicht abgerechnet sind, mit Datum und Person auflisten. Ein Abgabetermin im November schafft Luft bis zum Dezemberlohnlauf.
- Reiseregeln schriftlich fassen: wer Reisen genehmigt, wer freigibt, wer vertritt, ob der Betrieb mehr als die Pauschalen zahlt und wie Hotels gebucht werden. Was nicht aufgeschrieben ist, wird in jeder Abteilung anders gehandhabt.
- Erfassungsweg festlegen: ein Eingang für Belegfotos, eine feste Benennung und die Zuordnung zur Reise. Belege, die über private Messenger oder lose Mails kommen, landen sonst nicht im Vorgang.
- Übergabe abstimmen: mit Lohnbüro und Steuerberatung klären, in welcher Form Erstattungsbeträge, gestellte Mahlzeiten und Belege ankommen sollen und welche Konten und Kostenstellen gelten.
- Ablage und Papier regeln: ob Papierbelege nach dem Erfassen vernichtet werden, wer das entscheidet und wie es in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist.
Wer zuerst wissen möchte, wie viel Zeit die Reisekostenabrechnung heute tatsächlich bindet, beginnt mit einer Prozessanalyse: Wir gehen den Weg einer Abrechnung von der Reise bis zur Ablage mit, zählen Stationen und Rückfragen und benennen, welcher Schritt sich zuerst lohnt. Die Konditionen stehen unter Preise, ein erstes Gespräch lässt sich über Kontakt vereinbaren.
Verwandte Artikel
Zahlungseingänge automatisch den offenen Posten zuordnen
Zahlungseingänge automatisch zuordnen: elektronischer Kontoauszug, Regeln für den Verwendungszweck, Teilzahlung und Skonto sowie eine Klärliste für den Rest.
Jahresabschluss vorbereiten: was im Dezember klar sein muss
Jahresabschluss vorbereiten: welche Frist für welche Rechtsform gilt und welche fünf Vorarbeiten im Dezember die Rückfragen im Januar spürbar verringern.
Resturlaub zum Jahresende: Hinweispflicht nachweisbar erfüllen
Resturlaub verfällt in der Regel nur nach persönlichem Hinweis: welche Felder der Hinweis braucht und wie Zustellung und Kenntnisnahme je Person nachweisbar abgelegt werden.