Jahresabschluss vorbereiten: was im Dezember klar sein muss

Die Pflicht zum Jahresabschluss beginnt beim Kaufmann. Er hat für den Schluss jedes Geschäftsjahrs eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen, die zusammen den Jahresabschluss bilden (Handelsgesetzbuch, § 242). Einzelkaufleute mit nicht mehr als 800 000 Euro Umsatzerlösen und 80 000 Euro Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen sind davon befreit (Handelsgesetzbuch, §§ 241a und 242 Abs. 4). Für alle anderen regelt das Gesetz den Zeitpunkt in zwei Stufen. Zuerst gilt der allgemeine Grundsatz: Der Jahresabschluss ist innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufzustellen (Handelsgesetzbuch, § 243 Abs. 3). Eine Zahl nennt dieser Satz nicht. Für Einzelkaufleute und für Personenhandelsgesellschaften, bei denen mindestens eine natürliche Person persönlich haftet, ist das die maßgebliche Regel. Ausgenommen sind sehr große Unternehmen, die nach dem Publizitätsgesetz Rechnung legen: Sie stellen den Jahresabschluss in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahrs auf (Publizitätsgesetz, § 5 Abs. 1). Wie lange ein ordnungsmäßiger Geschäftsgang im eigenen Betrieb dauern darf, ist eine Frage des Einzelfalls und gehört in das Gespräch mit der Steuerberatung, nicht in eine Faustregel.

Für Kapitalgesellschaften ist die Frist ausdrücklich bemessen. Jahresabschluss und Lagebericht sind von den gesetzlichen Vertretern in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahrs für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen (Handelsgesetzbuch, § 264 Abs. 1). Kleine Kapitalgesellschaften brauchen keinen Lagebericht und dürfen den Abschluss später aufstellen, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, jedoch innerhalb der ersten sechs Monate (Handelsgesetzbuch, § 264 Abs. 1). Bei einem Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht, sind das der 31. März und der 30. Juni. Dieselben Regeln gelten für eine offene Handelsgesellschaft oder Kommanditgesellschaft, bei der keine natürliche Person persönlich haftet, typischerweise für die GmbH & Co. KG (Handelsgesetzbuch, § 264a).

Ob eine Kapitalgesellschaft klein ist, entscheidet das Gesetz an drei Merkmalen, von denen mindestens zwei nicht überschritten sein dürfen: 7 500 000 Euro Bilanzsumme (Handelsgesetzbuch, § 267 Abs. 1), 15 000 000 Euro Umsatzerlöse in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag (Handelsgesetzbuch, § 267 Abs. 1) und im Jahresdurchschnitt fünfzig Arbeitnehmer (Handelsgesetzbuch, § 267 Abs. 1). Die Rechtsfolgen treten erst ein, wenn die Merkmale an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren über- oder unterschritten werden (Handelsgesetzbuch, § 267 Abs. 4). Für die Vorbereitung ist ein Detail wichtiger, als es aussieht: Die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer wird aus den Ständen am 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember gebildet, ohne die Auszubildenden (Handelsgesetzbuch, § 267 Abs. 5). Diese vier Zahlen kommen aus der Personalverwaltung und nicht aus der Buchhaltung. Sie gehören deshalb auf dieselbe Liste wie alles andere, was im Dezember angefordert wird.

Die Größenklasse entscheidet auch über die Schritte nach der Aufstellung. Der Jahresabschluss von Kapitalgesellschaften, die nicht klein sind, ist durch einen Abschlussprüfer zu prüfen, und ohne Prüfung kann er nicht festgestellt werden (Handelsgesetzbuch, § 316 Abs. 1). Danach folgt die Offenlegung: Gesellschaften, die nicht kapitalmarktorientiert sind, übermitteln die Unterlagen spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag an die Stelle, die das Unternehmensregister führt (Handelsgesetzbuch, § 325 Abs. 1a); für kapitalmarktorientierte Gesellschaften ist die Frist kürzer. Wer das versäumt, riskiert ein Ordnungsgeldverfahren des Bundesamts für Justiz; für diese Gesellschaften beträgt das Ordnungsgeld mindestens 2 500 und höchstens 25 000 Euro (Handelsgesetzbuch, § 335 Abs. 1). Für die Planung heißt das: Prüfung und Offenlegung verlängern die Kette, aber sie beginnen erst, wenn die Aufstellung steht. Wer dort Zeit verliert, verliert sie für alle folgenden Schritte.

Vermögensgegenstände und Schulden, also auch Forderungen und Verbindlichkeiten, sind zum Abschlussstichtag einzeln zu bewerten (Handelsgesetzbuch, § 252 Abs. 1). Dazu kommt das Vorsichtsprinzip: Vorhersehbare Risiken und Verluste, die bis zum Stichtag entstanden sind, sind zu berücksichtigen, selbst wenn sie erst zwischen Stichtag und Aufstellung bekannt werden (Handelsgesetzbuch, § 252 Abs. 1). Für die Praxis heißt das: Die Steuerberatung braucht eine Liste der offenen Posten, der sie trauen kann, und Informationen zu den Posten, bei denen Zweifel bestehen. Beides entsteht nicht im Buchhaltungsprogramm allein.

Eine verlässliche Liste entsteht aus dem Abgleich von drei Sichten. Die Buchhaltung kennt den offenen Saldo je Kunde und Lieferant. Die Warenwirtschaft kennt die Rechnung, den Auftrag und häufig den Mahnstand. Die Bank kennt die Zahlung, aber oft nicht ihren Zweck. Wo diese drei Sichten auseinanderlaufen, liegt die Vorarbeit für den Abschluss. Typisch sind diese Fälle:

Der letzte Punkt hat im Dezember ein eigenes Gewicht. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (Bürgerliches Gesetzbuch, § 195) und beginnt in der Regel mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den maßgeblichen Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat (Bürgerliches Gesetzbuch, § 199 Abs. 1). Eine Forderung aus dem Jahr 2023 kann damit mit Ablauf des 31. Dezember 2026 verjähren. Ob und wie die Verjährung im Einzelfall gehemmt wird, ist eine Rechtsfrage. Die Prozessfrage davor ist einfacher: Gibt es eine Liste der offenen Forderungen nach Entstehungsjahr, und schaut im November jemand darauf? Wie ein Mahnlauf diese Liste laufend kurz hält, beschreibt Mahnwesen automatisieren: schneller zum Geldeingang.

Viele Differenzen entstehen nicht im Dezember, sondern laufend, weil Zahlungen von Hand zugeordnet werden und der Verwendungszweck nicht zum Beleg passt. Wird die Zuordnung über eine Verbindung zwischen Bank und Buchhaltung geregelt, verschiebt sich die Arbeit vom Jahresende in den Tagesbetrieb, und im Dezember bleiben die Fälle übrig, die tatsächlich eine Entscheidung brauchen. Wie solche Verbindungen aufgebaut und überwacht werden, steht unter Schnittstellen.

Der Jahresabschluss ordnet Aufwendungen und Erträge dem Jahr zu, zu dem sie gehören, unabhängig davon, wann gezahlt wurde (Handelsgesetzbuch, § 252 Abs. 1). Zwei Instrumente setzen das um. Rechnungsabgrenzungsposten erfassen Zahlungen vor dem Stichtag, die Aufwand oder Ertrag für eine bestimmte Zeit danach darstellen (Handelsgesetzbuch, § 250). Rückstellungen erfassen ungewisse Verbindlichkeiten und drohende Verluste aus schwebenden Geschäften (Handelsgesetzbuch, § 249 Abs. 1). Dazu gehören ausdrücklich auch im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltung, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten nachgeholt werden, sowie Gewährleistungen, die ohne rechtliche Verpflichtung erbracht werden (Handelsgesetzbuch, § 249 Abs. 1).

Für die Vorbereitung ist entscheidend, wo das Wissen liegt. Die Buchhaltung sieht die Zahlung für den Wartungsvertrag, aber nicht, dass er bis Ende Juni läuft. Sie sieht keine Reklamation, die im Vertrieb bearbeitet wird, und keinen Auftrag an den Dachdecker, der wegen des Wetters auf Februar verschoben wurde. Dieses Wissen sitzt in Einkauf, Vertrieb, Werkstatt, Haustechnik und Geschäftsführung. Es lässt sich nicht aus einem System ziehen, aber es lässt sich strukturiert abfragen, und zwar jedes Jahr mit denselben Fragen.

Der Aufwand dieser Abfrage liegt vor allem im ersten Jahr. Danach ist sie eine Vorlage mit festen Fragen und festen Empfängern, die jedes Jahr zum selben Termin verschickt wird. Wer die Antworten in einem Formular statt in Mails sammelt, hat am Ende eine Tabelle statt eines Postfachs, und die Steuerberatung bekommt eine Liste, die sie direkt abarbeiten kann.

Am Ende der Vorbereitung steht eine Übergabe: eine Sammlung von Listen und Nachweisen, mit der Steuerberatung oder Abschlussprüfung arbeiten können. Ihr Inhalt ist in vielen Betrieben jedes Jahr weitgehend derselbe. Trotzdem wird die Mappe vielerorts jedes Jahr neu zusammengestellt, aus Exporten, Tabellen und Mails. Genau dort liegt der größte Hebel der Vorarbeit: Was jedes Jahr gleich aussieht, lässt sich als Bericht aus den vorhandenen Systemen erzeugen. Zu einer typischen Abschlussmappe gehören:

Wie ein solcher Bericht entsteht, haben wir in Berichte automatisch erzeugen statt monatlich zusammensuchen beschrieben: erst die Definition, dann die Technik, ein führendes System je Feld und ein Datenstand je Quelle, der im Bericht mitgeschrieben wird. Für die Abschlussmappe kommt eine Anforderung hinzu. Der Stand muss eingefroren werden können, damit eine Nachbuchung im Februar nicht stillschweigend die Liste verändert, die im Januar übergeben wurde. Solche Auswertungen bauen wir unter Kennzahlen und Auswertung auf, aus den Systemen, die im Betrieb ohnehin laufen.

Nicht jeder Betrieb braucht alle fünf Vorarbeiten in gleicher Tiefe. Ein Handelsbetrieb mit Shop und vielen kleinen Zahlungen hat seine größte Lücke meist in der Abstimmung zwischen Shop, Zahlungsdienstleister und Buchhaltung. Ein Handwerksbetrieb mit Baustellen hat sie eher bei Belegen aus Kartenzahlungen und bei Abgrenzungen für angefangene Arbeiten. Ein Dienstleister mit Rahmenverträgen hat sie in der Vertragsliste. Wer nicht weiß, wo er anfangen soll, beginnt mit der Frage, welche Rückfrage der Steuerberatung im letzten Jahr am längsten offen war.

Dort setzt unsere Arbeit an. Wir nehmen auf, wo die Daten für den Abschluss heute entstehen, wo sie verloren gehen und welche Verbindung zwischen den Systemen den größten Teil der Handarbeit ersetzt. Daraus entsteht eine Liste von Abstimmungen und Berichten, die wir über Datenintegration und Kennzahlen und Auswertung umsetzen. Für ein erstes Gespräch vor dem Jahreswechsel genügt die Kontaktseite. Wer Aufbewahrung und Löschung gleich mit ordnen möchte, findet die Fristen und den Ablauf in Aufbewahrungsfristen digital: Fristen und Löschläufe.