Digitale Zeiterfassung 2026: Pflicht sauber umsetzen

Die rechtliche Lage ist eindeutiger, als viele Betriebe annehmen. Bereits am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof im Verfahren CCOO gegen Deutsche Bank (Rechtssache C-55/18) entschieden, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System der Arbeitszeiterfassung verpflichten müssen (Europäischer Gerichtshof). Grundlage sind die Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und Artikel 31 Absatz 2 der EU-Grundrechtecharta (Europäischer Gerichtshof). Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe 2022 in deutsches Recht übersetzt: Aus § 3 Absatz 2 Nummer 1 Arbeitsschutzgesetz ergibt sich für alle Arbeitgeber die Pflicht, ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit einzurichten (Bundesarbeitsgericht) - und zwar sofort, ohne Umsetzungsfrist.

Offen ist bislang die genaue gesetzliche Ausgestaltung. Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales vom 18. Juni 2026 schließt diese Lücke: Er sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch aufzuzeichnen sind (BMAS). Für die Umstellung sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen - ein Jahr für Betriebe ab 250 Beschäftigten, zwei Jahre für 50 bis unter 250 und bis zu fünf Jahre für kleinere Betriebe über zehn Beschäftigten (BMAS). Kleinbetriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen bleiben (BMAS). Da der Entwurf noch im Gesetzgebungsverfahren ist, können sich Einzelheiten ändern; die zugrunde liegende Pflicht bleibt davon unberührt.

Für die Praxis heißt das: Wer heute schon sauber digital erfasst, muss 2026 nichts überstürzen, sondern höchstens Details anpassen. Wer dagegen auf das Gesetz wartet, um überhaupt zu beginnen, verwechselt die Form mit der Pflicht. Die Aufzeichnungspflicht für Mehrarbeit besteht ohnehin bereits nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz (Arbeitszeitgesetz) - die generelle Erfassung ist die konsequente Erweiterung, kein Bruch mit dem, was ohnehin gilt.

Digitale Zeiterfassung ist mehr als eine Stempeluhr im Browser. Entscheidend ist, dass sie dort entsteht, wo gearbeitet wird. Für Beschäftigte im Büro genügt der Start per Klick am Arbeitsplatz; auf der Baustelle, im Außendienst oder in der Pflege ist die Erfassung per Smartphone-App der praktikable Weg - immerhin nutzen bereits 18 Prozent der erfassenden Betriebe eine App (Bitkom). Am Eingang von Werkstatt oder Lager bewährt sich ein Terminal mit Karte oder PIN. Wichtig ist, dass alle Wege in denselben Datenbestand fließen, damit keine zweite Wahrheit entsteht.

Erfassen allein reicht nicht; die Daten müssen prüfbar und korrigierbar sein. Eine gute Lösung trennt sauber zwischen der Erfassung durch die Beschäftigten und der Freigabe durch die verantwortliche Stelle: Korrekturen sind möglich, werden aber protokolliert, sodass die Historie nachvollziehbar bleibt. Pausen, Ruhezeiten und Zuschläge lassen sich als Regeln hinterlegen und werden automatisch angewendet - das nimmt der Lohnbuchhaltung genau die Rechenarbeit ab, die sonst am Monatsende anfällt; die Salden landen zugleich in einer Auswertung, ohne dass jemand Stunden zusammensucht.

Für Betriebe mit Projekten oder Kostenstellen kommt ein zweiter Nutzen dazu: Wird die Zeit gleich einem Auftrag oder Projekt zugeordnet, entsteht neben der reinen Arbeitszeit auch eine Grundlage für Nachkalkulation und Abrechnung. Aus einer Pflichtübung wird so ein Werkzeug, das Auslastung und Rentabilität sichtbar macht. Wie sich solche Zahlen ohne Tabellenabende auswerten lassen, beschreibt der Beitrag Prozesse aus Systemdaten lesen.

Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Daten und ist damit ein Fall für den Datenschutz. Erhoben werden darf, was für Arbeitszeit und Entgelt erforderlich ist - nicht mehr. Zweck, Speicherdauer und Zugriffsrechte gehören vor dem Start schriftlich festgelegt: Wer sieht welche Auswertung, wie lange werden Daten aufbewahrt, wann werden sie gelöscht? Eine sparsame, klar begründete Erfassung schafft Vertrauen; eine, die nebenbei Standort oder Verhalten mitschneidet, schafft Widerstand.

Besteht ein Betriebsrat, ist er früh einzubinden. Die Einführung technischer Einrichtungen, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz (Betriebsverfassungsgesetz) - und ein Zeiterfassungssystem ist dafür ein typisches Beispiel. Wer den Betriebsrat vor der Auswahl beteiligt statt kurz vor dem Start, vermeidet spätere Blockaden und gewinnt zugleich die Fälle und Ausnahmen, die nur die Ausführenden kennen.

Wichtig ist die Trennung zwischen Erfassung und Kontrolle. Ein System, das Anwesenheit dokumentiert, ist etwas anderes als eines, das einzelne Beschäftigte an Bearbeitungszeiten misst. Wozu die Daten genutzt werden und wozu ausdrücklich nicht, gehört vor dem Start klar beantwortet. Die datenschutzrechtliche Bewertung des Einzelfalls und die Ausgestaltung einer Betriebsvereinbarung gehören in fachliche Hände; dieser Beitrag ersetzt sie nicht.

Der größere Teil einer gelungenen Umstellung liegt beim Betrieb, nicht bei der Technik. Vieles lässt sich vorbereiten, bevor überhaupt eine Lösung im Haus ist: die geltenden Arbeitszeitregeln zusammentragen, die tatsächlich vorkommenden Sonderfälle notieren und festlegen, welche Auswertungen gebraucht werden. Wer mit dieser Klarheit in ein Projekt geht, spart Abstimmungsschleifen und bekommt eine Erfassung, die zum Betrieb passt und nicht umgekehrt. Dasselbe Prinzip - einmal erfassen, Regeln automatisch anwenden, ohne Medienbruch weitergeben - trägt auch andere wiederkehrende Büroabläufe wie das automatisierte Mahnwesen.

Ebenso zahlt sich eine ehrliche Terminwahl aus. Der Jahreswechsel, die Abrechnung des Vormonats oder eine Saisonspitze sind schlechte Startzeitpunkte. Eine Verschiebung um zwei Wochen kostet wenig; ein Start mitten in der Lohnhochphase kostet Vertrauen. Und wer bereits eine Branchen- oder Projektsoftware nutzt, sollte früh prüfen, ob deren Zeitmodul genügt oder ob eine Anbindung an weitere Systeme der bessere Weg ist. Einen Überblick über die möglichen Bausteine gibt die Seite Leistungen.