Verfahrensdokumentation erstellen: Aufbau, Umfang, Pflege

Verlangt wird sie nicht laufend, sondern anlassbezogen — und dann kurzfristig. Der bekannteste Anlass ist die Außenprüfung durch das Finanzamt. Es gibt weitere: eine Kassennachschau in Betrieben mit Bargeschäft, Rückfragen der Steuerberatung beim Jahresabschluss, die Prüfung durch eine Wirtschaftsprüfung bei größeren Gesellschaften, Fragen einer Versicherung nach einem Schadensfall sowie zunehmend Anforderungen von Auftraggebern, die in ihrer Lieferkette Nachweise über die eigene Organisation einfordern. In allen Fällen gilt dieselbe Mechanik: Die Dokumentation soll vorhanden sein, bevor jemand danach fragt.

Was ihr Fehlen bedeutet, lässt sich nicht pauschal beantworten, und niemand sollte es pauschal behaupten. Sachlich lässt sich Folgendes festhalten: Fehlt die Dokumentation, kann das die formelle Ordnungsmäßigkeit der Buchführung beeinträchtigen. Ob daraus eine Beanstandung oder gar eine Schätzung folgt, hängt vom Einzelfall ab, insbesondere davon, ob die inhaltliche Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle darunter tatsächlich leidet (GoBD). Die praktischen Folgen treten meist früher ein als die steuerlichen.

Für Betriebe mit Bargeschäft kommt eine Besonderheit hinzu: Zum eingesetzten Kassensystem gehört eine eigene Verfahrensdokumentation, die dessen Einrichtung, Bedienung und Sicherung beschreibt (Abgabenordnung). Ob und in welchem Umfang das den eigenen Betrieb betrifft, klärt die Steuerberatung anhand der konkreten Aufzeichnungen. Wer bereits eine Prozessdokumentation für die tägliche Arbeit pflegt, hat für beide Zwecke einen Teil der Arbeit schon geleistet.

Die allgemeine Beschreibung beantwortet Fragen, die vor dem Ablauf liegen. Welche Belegarten gibt es überhaupt, und woher kommen sie: als Papier mit der Post, als Anhang in einer E-Mail, als Datei über ein Portal, als Datensatz über eine Schnittstelle oder als selbst erzeugtes Dokument aus dem eigenen System. Diese Aufstellung ist der Kern des Teils, und sie ist gleichzeitig der beste Prüfstein für Vollständigkeit: Fällt beim Aufschreiben ein Weg auf, der bisher nirgends geregelt war, ist das bereits ein Ergebnis.

Die Anwenderdokumentation beschreibt den Weg jeder Belegart durch den Betrieb. Der brauchbare Detailgrad liegt zwischen zwei Extremen: Ein Satz wie Rechnungen werden geprüft und gebucht ist zu wenig, eine Klickanleitung mit Bildschirmfoto zu jeder Maske ist zu viel und veraltet mit dem nächsten Programmupdate. Dazwischen liegt die Beschreibung in Schritten mit jeweils drei Angaben: was geschieht, wer ist zuständig, woran ist erkennbar, dass der Schritt erledigt ist.

Diese acht Schritte tragen die meisten kaufmännischen Verfahren im Mittelstand. Wer sie für die häufigste Belegart einmal sauber beschreibt, hat eine Vorlage, die sich für weitere Belegarten in kurzer Zeit anpassen lässt. Ein Hinweis aus der Praxis: Die Beschreibung sollte von den Personen gegengelesen werden, die den Ablauf täglich ausführen. Erfahrungsgemäß findet sich dabei mindestens eine Stelle, an der die Praxis von der Vorstellung der Leitung abweicht (Projekterfahrung) — und diese Stelle ist wertvoller als der Rest des Dokuments.

Die Vorschrift nennt keine Seitenzahl, und das ist sinnvoll. Der Maßstab lautet, dass ein sachverständiger Dritter das Verfahren in angemessener Zeit nachvollziehen können muss (GoBD). Sachverständig heißt: Die Person kennt kaufmännische Abläufe, aber nicht den eigenen Betrieb. Angemessen heißt: Sie soll sich einarbeiten, nicht ermitteln. Wer die eigene Fassung prüfen möchte, gibt sie einer Person aus dem Haus, die mit dem Verfahren nichts zu tun hat, und lässt sie den Weg eines Belegs nacherzählen. Was dabei nachgefragt wird, fehlt.

Der Umfang folgt daraus fast von selbst. Für einen Handwerksbetrieb mit Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Lieferscheinen und Stundenzetteln reichen erfahrungsgemäß unter dreißig Seiten für alle Verfahren zusammen (Projekterfahrung). In einem Produktionsbetrieb mit Warenwirtschaft, Betriebsdatenerfassung, mehreren Schnittstellen und einem Lager kommt mehr zusammen, aber der Zuwachs liegt im technischen Teil, nicht in der Beschreibung des Ablaufs. Umfang entsteht durch die Zahl der Verfahren und Systeme, nicht durch die Zahl der Beschäftigten.

Die rechte Spalte ist der häufigere Fehler bei Betrieben, die es besonders gut machen wollen. Eine Dokumentation, die zu ausführlich angelegt wurde, veraltet nach dem ersten Programmupdate und wird danach nicht mehr angefasst. Eine veraltete Fassung ist im Zweifel ungünstiger als eine knappe, die stimmt: Sie beschreibt ein Verfahren, das so nicht mehr läuft, und wirft damit genau die Fragen auf, die sie beantworten sollte.

Ein Punkt wird beim Erstellen fast durchgängig übersehen und ist bei einer Prüfung heikel: Die Verfahrensdokumentation ist selbst aufbewahrungspflichtig, und zwar so lange wie die Unterlagen, auf die sie sich bezieht (GoBD). Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse sind das zehn Jahre (Abgabenordnung), und handelsrechtlich besteht eine entsprechende Aufbewahrungspflicht (Handelsgesetzbuch); für Buchungsbelege wurde die Frist inzwischen verkürzt, weshalb die konkrete Zuordnung in die steuerliche Beratung gehört. Praktisch bedeutet das: Wird ein Prüfungszeitraum betrachtet, der drei Jahre zurückliegt, ist die Fassung von damals maßgeblich, nicht die heutige.

Daraus folgt eine schlichte Regel: Alte Fassungen werden nicht überschrieben, sondern abgelegt. Jede Fassung trägt eine Nummer, ein Datum des Inkrafttretens, den Änderungsgrund in einem Satz und den Namen der freigebenden Stelle. Das kostet pro Änderung wenige Minuten und ist der Unterschied zwischen einer Dokumentation und einer aktuellen Datei. Wer die Fassungen in einem Dokumentenbestand mit Versionsführung ablegt, bekommt diese Historie als Nebenprodukt; wer mit einer Textdatei arbeitet, legt jede freigegebene Fassung zusätzlich als unveränderbare Kopie ab.

In Betrieben, die bereits etwas vorliegen haben, wiederholen sich die Lücken. Am häufigsten fehlt der Fehlerfall: Beschrieben ist, was geschieht, wenn alles funktioniert, nicht aber, was passiert, wenn eine Übertragung abbricht, ein Beleg unlesbar ist oder eine automatische Erkennung danebenliegt. Ebenso häufig fehlen die Nebensysteme — die Tabellenkalkulation, in der eine Abteilung eine Liste führt, das Postfach, über das Bestellungen hereinkommen, das Formular auf der Website. Sie sind Teil des Verfahrens, tauchen in der Systemübersicht aber nicht auf, weil sie niemand als System betrachtet.

Die dritte Lücke betrifft die Vergangenheit. Wird ein Altsystem abgelöst, endet die Dokumentation oft mit dem Umstieg, obwohl die Daten aus dem Altsystem weiter aufbewahrungspflichtig sind. Dann fehlt die Beschreibung, wie das alte Verfahren funktionierte und wie auf die alten Daten heute zugegriffen wird. Wer eine Ablösung plant, hält den Stand des Altsystems fest, bevor es abgeschaltet wird — das ist ein fester Bestandteil beim Ablösen von Altsystemen und später kaum nachholbar.

Die vierte Lücke ist das ersetzende Scannen. Sobald Papierbelege nach dem Einscannen vernichtet werden, gilt dafür ein eigenes Verfahren mit eigener Dokumentation: welche Belegarten betroffen sind, wer scannt, wie die Qualität geprüft wird, wann vernichtet wird und wie die Unveränderbarkeit der Bilddatei sichergestellt ist. Ohne diese Beschreibung ist das Vorgehen angreifbar, obwohl es technisch sauber laufen kann. Wer die Digitalisierung von Dokumenten beginnt, legt die Verfahrensbeschreibung deshalb vor dem ersten Vernichtungslauf an und nicht danach.