Prozessanalyse: So läuft sie ab — Schritt für Schritt

Viele Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand beginnen mit einer Lösung statt mit einer Frage: Es soll ein neues System eingeführt, eine Schnittstelle gebaut oder ein Formular digitalisiert werden. Wer so anfängt, baut auf Vermutungen darüber, wo die Zeit wirklich verloren geht. Eine Prozessanalyse dreht die Reihenfolge um. Sie stellt zuerst fest, was heute tatsächlich passiert: welche Schritte ein Vorgang durchläuft, wie oft er vorkommt, wo Daten von Hand von einem System ins nächste übertragen werden und an welchen Stellen es regelmäßig hakt.

Kleine und mittlere Unternehmen stellen den überwiegenden Teil der Unternehmen in Deutschland (Statistisches Bundesamt) — und sie haben in aller Regel keine Stabsstelle für Organisation. Der Überblick über Abläufe und Systeme steckt in den Köpfen einzelner Personen, oft in denen der Bürokraft, die seit fünfzehn Jahren dabei ist. Genau deshalb ist eine Bestandsaufnahme kein Selbstzweck: Sie macht Wissen sichtbar, das sonst nur mündlich weitergegeben wird. Der fehlende Überblick über eingesetzte Systeme und den eigenen Datenbestand wird in Befragungen zur Digitalisierung regelmäßig als Hemmnis genannt (DIHK).

Das Ergebnis ist ein Dokument, kein Workshop-Gefühl. Der Bericht beschreibt die aufgenommenen Abläufe, beziffert ihren Zeitaufwand und ordnet Maßnahmen nach Nutzen und Aufwand. Jede Maßnahme trägt einen Schätzpreis, damit die Geschäftsführung entscheiden kann, ohne für jede einzelne Idee ein weiteres Angebot einholen zu müssen. Der Bericht bleibt im Betrieb und ist auch dann verwendbar, wenn die Umsetzung später mit eigenen Leuten oder mit einem anderen Dienstleister erfolgt.

Ein mittelständischer Betrieb hat mehr Abläufe, als sich in wenigen Tagen sinnvoll aufnehmen lassen. Deshalb wird ausgewählt. In einer Erstanalyse sind vier bis acht Abläufe ein realistischer Umfang (Projekterfahrung) — etwa Angebotserstellung, Auftragsanlage, Einsatz- oder Tourenplanung, Rückmeldung aus der Werkstatt, Rechnungsstellung und Mahnwesen. Wichtig ist, dass es echte Abläufe sind und keine Themen: „Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung“ ist ein Ablauf, „Digitalisierung“ ist keiner.

Die Auswahl folgt nüchternen Kriterien. Ein Ablauf, der täglich vorkommt und je Fall zehn Minuten Handarbeit bindet, verdient mehr Aufmerksamkeit als eine aufwendige Sonderabwicklung, die dreimal im Jahr auftritt. Ebenso wichtig ist die Frage, ob der Ablauf einer Regel folgt. Wo eine erfahrene Person nach Gefühl entscheidet, weil jeder Fall anders liegt, führt eine Automatisierung meist zu mehr Nacharbeit als Ersparnis. Solche Abläufe werden im Bericht bewusst als „bleibt Handarbeit“ gekennzeichnet.

Parallel zur Ablaufaufnahme entsteht eine Liste der eingesetzten Systeme. Erfasst werden Zweck, Hersteller, Versionsstand, Betreuung, Art des Betriebs sowie die vorhandenen Ausgänge: Gibt es eine Programmierschnittstelle, ein Exportformat, einen automatisierten Dateiaustausch? Diese Liste ist oft schon für sich genommen nützlich, weil viele Betriebe zwar wissen, welche Software sie nutzen, aber nicht, welche Daten diese Software abgeben kann und in welcher Form.

Der zweite Teil ist die Datenführung. Für jedes wichtige Feld — Kundenstammdaten, Artikel, Preise, Termine, Zeiterfassung — wird festgehalten, welches System dafür führend ist. Wo zwei Systeme dieselbe Angabe pflegen, ohne dass eines Vorrang hat, entsteht Pflegeaufwand und früher oder später ein Widerspruch. Diese Zuordnung ist die Grundlage für jede spätere Verbindung von Systemen; sie entscheidet mit darüber, ob eine Anbindung über Schnittstellen überhaupt sinnvoll ist oder ob zuerst die Datenpflege geordnet werden muss.

Der Bericht ist das eigentliche Produkt der Analyse. Er hat typischerweise 20 bis 40 Seiten (Projekterfahrung) und ist so aufgebaut, dass die Geschäftsführung die ersten drei Seiten lesen und danach entscheiden kann. Der ausführliche Teil dient den Fachverantwortlichen und späteren Umsetzenden — er enthält die aufgenommenen Ist-Abläufe, die Systemliste, die Fundstellen und die Annahmen hinter jeder Schätzung.

Jede Maßnahme wird nach demselben Muster beschrieben: Was ist der heutige Zustand, was wird geändert, welche Systeme sind betroffen, was ist der geschätzte Preis, was ist der geschätzte Nutzen und welche Voraussetzungen müssen vorher erfüllt sein. Die Schätzpreise orientieren sich an den üblichen Größenordnungen — je Automatisierung oder Schnittstelle ab 4.900 EUR netto, laufende Betreuung ab 190 EUR netto pro Monat — und werden je Maßnahme nach Umfang konkretisiert. Sie sind eine Planungsgrundlage und ersetzen kein verbindliches Angebot.

Ein Kapitel ist bewusst der Reihenfolge gewidmet. Maßnahmen hängen voneinander ab: Wer Belege automatisch zuordnen will, braucht vorher saubere Kundenstammdaten; wer Kennzahlen auswerten möchte, braucht vorher eine verlässliche Datenquelle. Die vorgeschlagene Reihenfolge ist deshalb keine Wunschliste, sondern eine Kette. Wenn im Betrieb ohnehin eine Prozessdokumentation fehlt, wird sie im Bericht als eigene Maßnahme aufgeführt und nicht stillschweigend vorausgesetzt.

Für den Betrieb ist der spürbare Aufwand kleiner, als die Gesamtdauer vermuten lässt. Die Aufnahme vor Ort bindet je Ablauf etwa 60 bis 90 Minuten der jeweiligen Ansprechperson (Projekterfahrung), verteilt auf ein bis zwei Termine. Der Rest — Auswertung, Bewertung, Schreiben des Berichts — findet ohne Beteiligung des Betriebs statt. Zwischen Aufnahme und Übergabe liegen üblicherweise ein bis zwei Wochen.

Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand sind überwiegend kleinteilig und werden aus laufenden Mitteln finanziert (KfW). Das passt zum Zuschnitt der Analyse: Sie ist als abgeschlossener, planbarer Schritt gedacht, nicht als Einstieg in ein monatelanges Programm. Wer nach vier Wochen einen Bericht in der Hand hat, kann im laufenden Geschäftsjahr entscheiden, statt auf eine Budgetrunde zu warten.

Die Übergabe findet in einem Termin statt, meist mit Geschäftsführung und den Fachverantwortlichen der betroffenen Bereiche. Der Bericht wird nicht vorgelesen, sondern durchgesprochen: Welche Befunde überraschen, welche Maßnahme wird zuerst angefasst, welche Voraussetzung fehlt noch. Erfahrungsgemäß verändert dieses Gespräch die Reihenfolge — nicht selten, weil im Betrieb ein Termin ansteht, der eine Maßnahme nach vorn zieht.

Danach entscheidet der Betrieb. Häufig beginnt die Umsetzung mit einer einzelnen, klar abgegrenzten Maßnahme, die innerhalb weniger Wochen sichtbar wirkt — eine wiederkehrende Übertragung von Daten zwischen zwei Systemen, eine automatische Benachrichtigung bei einem Freigabeschritt oder die Ablösung einer doppelten Erfassung. Erst wenn diese erste Maßnahme im Alltag angekommen ist, folgt die nächste. Welche Formen der Prozessautomatisierung dabei in Frage kommen, hängt vom Befund ab und nicht von einer vorgefertigten Produktliste.