Doppelte Datenerfassung: drei Wege aus der Doppeleingabe

In den meisten Betrieben wurden die Systeme nacheinander angeschafft, nicht gemeinsam geplant. Zuerst kam die Warenwirtschaft, weil Bestände und Preise verwaltet werden mussten. Später kam ein Buchhaltungssystem, weil die Steuerberatung ein bestimmtes Format brauchte. Dann kam die Zeiterfassung, weil die Stunden auf Aufträge laufen sollten, und irgendwann eine Tabellenkalkulation für die Nachkalkulation, weil keines der vorhandenen Systeme die Auswertung so lieferte, wie die Geschäftsführung sie lesen wollte. Jede einzelne Anschaffung war zum jeweiligen Zeitpunkt richtig und löste ein konkretes Problem einer Abteilung. Der Übergang zwischen den Systemen war dagegen nie Gegenstand einer Entscheidung, weil er niemandem gehörte.

Dazu kommen Zuständigkeitsgrenzen. Der Vertrieb pflegt Kundendaten so, wie er sie für Angebote braucht, mit Ansprechpartner und Konditionen. Das Lager braucht eine Lieferanschrift, die von der Rechnungsanschrift abweichen kann. Die Buchhaltung braucht eine Debitorennummer, ein Zahlungsziel und eine steuerlich korrekte Bezeichnung. Diese drei Sichten auf denselben Kunden sind fachlich unterschiedlich begründet. Solange sie in getrennten Systemen entstehen, entsteht dieselbe Information dreimal, und niemand ist dafür verantwortlich, dass sie übereinstimmt. Wenn eine Anschrift sich ändert, wird sie meist dort korrigiert, wo der Fehler aufgefallen ist, und bleibt an den anderen beiden Stellen stehen.

Der weit überwiegende Teil der Unternehmen in Deutschland sind kleine und mittlere Unternehmen (Statistisches Bundesamt), und genau dort fehlt in der Regel eine Rolle, die Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg verantwortet. Deshalb ist es wenig hilfreich, Doppelerfassung als Disziplinproblem zu behandeln. Sie ist ein Strukturproblem, kein Sorgfaltsproblem. Wer sie abstellen will, muss an der Struktur ansetzen: an der Frage, welches System für welches Feld die Wahrheit hält, und daran, wie diese Wahrheit die anderen Systeme erreicht.

Die reine Tippzeit ist der kleinere Teil der Rechnung, aber der einzige Teil, der sich leicht messen lässt. Setzen Sie sich mit den Personen zusammen, die den Vorgang täglich ausführen, und messen Sie an fünf echten Vorgängen, wie lange die Wiedereingabe dauert. Nicht schätzen, sondern mit der Uhr messen, denn geschätzte Werte fallen erfahrungsgemäß zu niedrig aus, wenn die Tätigkeit als selbstverständlich empfunden wird (Projekterfahrung). Aus dieser Messung und der Anzahl der Vorgänge pro Woche ergibt sich eine belastbare Zahl je Vorgangstyp.

Der größere Teil der Kosten steht nicht in dieser Rechnung. Er entsteht durch Abweichungen zwischen den Systemen: Eine Position steht im Auftrag anders als im Lieferschein, die Rechnung passt nicht zur Bestellung des Kunden, die Nachkalkulation weicht von der Buchhaltung ab. Jede dieser Abweichungen erzeugt Rückfragen zwischen Abteilungen, Suchzeit in mehreren Systemen und gelegentlich einen Gutschriftslauf. Hinzu kommt ein Effekt, der sich schwer beziffern, aber leicht beobachten lässt: Wenn Auswertungen wiederholt nicht zusammenpassen, hört die Geschäftsführung auf, ihnen zu glauben, und entscheidet wieder nach Gefühl. Damit verliert der Betrieb den eigentlichen Nutzen seiner Daten.

Für die Entscheidung reicht diese Genauigkeit vollkommen aus. Sie brauchen keine Vollkostenrechnung, sondern eine Größenordnung: Liegt der jährliche Aufwand eines Vorgangstyps im niedrigen vierstelligen Bereich, ist eine aufwendige Schnittstelle selten wirtschaftlich. Liegt er deutlich darüber, lohnt der genauere Blick. Genau diese Zahl fehlt in vielen Projekten, weshalb dann über Technik gestritten wird, obwohl die Frage eine kaufmännische ist.

Der erste Weg kostet zunächst keine Entwicklung, sondern eine Entscheidung. Für jedes Datenfeld wird festgelegt, welches System die verbindliche Fassung hält. Kundenstammdaten führt die Warenwirtschaft, Zahlungskonditionen führt die Buchhaltung, Arbeitszeiten führt die Zeiterfassung. Alle anderen Systeme dürfen den Wert anzeigen und verwenden, aber nicht eigenständig ändern. Das klingt nach einer Formalie, ändert im Alltag aber viel: Wer eine Anschrift korrigieren will, weiß danach ohne Rückfrage, wo er das tut.

Entscheidend ist die Ebene. Führend ist ein System immer nur für bestimmte Felder, nie pauschal für einen ganzen Kunden. Sonst entstehen Grundsatzdiskussionen darüber, welches System das wichtigste im Haus ist, und die sind weder zu gewinnen noch nützlich. Die Festlegung je Feld ist dagegen sachlich zu klären: Dort, wo ein Wert fachlich entsteht und wo er im Zweifel geprüft wird, gehört er hin. Halten Sie die Festlegung schriftlich fest, in einer Tabelle mit drei Spalten: Feld, führendes System, Begründung.

Der Weg über das führende System ist der günstigste, aber er beseitigt die Mehrfacheingabe nicht vollständig, solange die Systeme nicht verbunden sind. Er beseitigt zunächst den Streit über die richtige Fassung und macht die verbleibende Übertragung eindeutig gerichtet. Das ist die Voraussetzung für beide folgenden Wege: Eine Übertragung, deren Richtung nicht geklärt ist, lässt sich weder als Schnittstelle noch als Datei sauber abbilden. Wer die Systemlandschaft ohnehin ordnen will, findet den größeren Rahmen unter Datenintegration.

Der dritte Weg wird oft unterschätzt, weil er wenig modern wirkt. Dabei löst er einen erheblichen Teil der Fälle im Mittelstand zu einem Bruchteil der Kosten. Das führende System erzeugt in festem Rhythmus eine Datei, das Zielsystem liest sie ein. Fast jede Warenwirtschaft, jedes Buchhaltungssystem und jede Zeiterfassung kann Daten ausgeben und einlesen, auch wenn keine Programmierschnittstelle vorhanden ist. Für Nachtläufe, Monatsabschlüsse oder die Übergabe an die Steuerberatung ist das häufig die angemessene Lösung.

Damit dieser Weg trägt, braucht er wenige, aber verbindliche Absprachen: feste Feldreihenfolge, festes Trennzeichen, festgelegter Zeichensatz, eindeutiges Datumsformat und ein klarer Ablageort mit Dateinamen, aus dem Datum und Inhalt hervorgehen. Ebenso wichtig ist die Regel, dass eine einmal erzeugte Datei nicht nachträglich verändert wird. Damit bleibt später nachvollziehbar, welche Daten wann übergeben wurden, was den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entgegenkommt. Für Rechnungen existiert mit dem europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung ein festgelegtes Format, das den Austausch zwischen Systemen unabhängig vom Hersteller ermöglicht (Europäische Kommission).

Die Grenzen des Weges sind ebenso klar: Es gibt keinen Rückkanal, das Zielsystem kann also nicht melden, dass ein Datensatz abgelehnt wurde. Die Daten sind nur so aktuell wie der letzte Lauf. Und wenn niemand kontrolliert, ob die Datei überhaupt erzeugt und eingelesen wurde, fällt ein Ausfall erst Wochen später auf. Eine einfache Kontrolle, die täglich meldet, dass eine Datei mit plausibler Zeilenzahl angekommen ist, gehört deshalb zum Weg dazu und kostet wenig.

Nicht jede Doppelerfassung muss verschwinden. Es gibt Fälle, in denen die Handeingabe schlicht die wirtschaftlichere und die robustere Wahl ist. Dazu gehören Vorgänge, die selten auftreten: Wenn ein Vorgangstyp zwanzig Mal im Jahr vorkommt und jeweils drei Minuten kostet, steht einer Stunde Handarbeit im Jahr ein Entwicklungsaufwand gegenüber, der sich rechnerisch nie amortisiert. Dazu gehören auch Vorgänge mit hohem Ermessensanteil, bei denen die eingebende Person bewusst prüft, ergänzt oder entscheidet. Automatisiert man diese Stelle, verschwindet nicht die Arbeit, sondern die Prüfung.

Ein weiterer Fall betrifft Systeme, die absehbar ausgetauscht werden. Wer weiß, dass die Warenwirtschaft in achtzehn Monaten abgelöst wird, sollte keine dauerhafte Schnittstelle mehr dorthin bauen, sondern die Übergangszeit mit einer Datei oder mit Handarbeit überbrücken und die Verbindung im neuen System sauber planen. Ebenso gilt: Solange die Daten in einem System nicht verlässlich gepflegt sind, überträgt eine Schnittstelle nur die Unordnung schneller. Bereinigung kommt vor Verbindung, in dieser Reihenfolge.