Förderung für Digitalisierung: Arten und Unterlagen

Die erste Frage in Betrieben lautet fast durchgehend: Wie viel Geld gibt es? In der Praxis scheitern Anträge selten an der Höhe und häufig an der Form — an einem Vorhaben, das nicht abgegrenzt beschrieben ist, an fehlenden Kostennachweisen oder daran, dass der Auftrag längst erteilt war, als der Antrag eingereicht wurde. Förderung ist kein Rabatt, den man beim Kauf mitnimmt, sondern ein Verwaltungsverfahren mit eigener Reihenfolge. Wer diese Reihenfolge kennt, hat den größten Teil der Arbeit hinter sich.

Ein Vorhaben im Sinne einer Förderrichtlinie hat einen Anfang, ein Ende, ein beschreibbares Ziel und einen bezifferten Aufwand. Der Satz, man wolle die Abläufe im Betrieb digitalisieren, erfüllt das nicht. Die Ablösung der doppelten Erfassung zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltungssystem durch eine Schnittstelle, mit benannten Datenfeldern, einem Termin und einem Angebot, erfüllt es. Diese Präzisierung ist keine Formalie für die Behörde: Sie ist der Punkt, an dem im Betrieb geklärt wird, was überhaupt gebaut werden soll.

Zugleich verschiebt Förderung die Wirtschaftlichkeitsrechnung, sie ersetzt sie nicht. Ein Vorhaben, das sich ohne Förderung nicht trägt, trägt sich mit Förderung selten dauerhaft — denn die laufenden Kosten für Betrieb, Pflege und Anpassung bleiben nach dem Förderzeitraum beim Betrieb. Sinnvoll ist deshalb die umgekehrte Reihenfolge: erst rechnen, dann fördern lassen. Wie sich der Aufwand eines Vorgangs beziffern lässt, beschreibt die Prozessanalyse; die Zahlen daraus sind zugleich das Material für die Antragsbegründung.

Fördermittel für Digitalisierung kommen aus drei Ebenen. Der Bund legt Programme über die Ministerien auf und lässt sie von nachgeordneten Behörden oder beauftragten Projektträgern bewilligen; zinsverbilligte Darlehen laufen über die staatliche Förderbank und werden nach dem Hausbankprinzip beantragt (KfW). Die Länder betreiben eigene Förderbanken mit Programmen, die auf die regionale Wirtschaftsstruktur zugeschnitten sind. Mittel der Europäischen Union erreichen Betriebe meist nicht direkt, sondern über Landesprogramme, die aus EU-Fonds gespeist werden.

Für die Suche gibt es ein zentrales Verzeichnis: die Förderdatenbank des Bundes, in der Programme von Bund, Ländern und EU nach Zweck, Region und Unternehmensgröße gefiltert werden können (Bundesministerium für Wirtschaft). Ergänzend beraten die Industrie- und Handelskammern sowie die Handwerkskammern zur Orientierung, ohne selbst zu bewilligen (DIHK). Diese Vorklärung lohnt sich, weil sie Programme aussortiert, deren Voraussetzungen der Betrieb ohnehin nicht erfüllt.

Zusagen kann an dieser Stelle niemand machen, auch nicht die Kammer und auch nicht ein Dienstleister. Programme laufen aus, Haushaltsmittel sind erschöpft, Antragsfenster öffnen und schließen, Richtlinien werden zwischen zwei Vorhaben geändert. Ein seriöses Vorgehen prüft deshalb kurz vor der Antragstellung erneut, welche Fassung der Richtlinie gilt — und plant den Zeitpunkt der Umsetzung so, dass eine Ablehnung das Vorhaben nicht unmöglich macht.

Der häufigste Grund für eine Ablehnung ist kein inhaltlicher, sondern ein zeitlicher: Das Vorhaben hat bereits begonnen. Als Beginn gilt in den meisten Richtlinien der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Liefer- oder Leistungsvertrags. Praktisch heißt das: die unterschriebene Auftragsbestätigung, die verbindliche Bestellung, die geleistete Anzahlung, der abgeschlossene Mietvertrag für eine Software. Ob schon geliefert oder gezahlt wurde, spielt dabei keine Rolle.

Nicht als Beginn zählen in aller Regel vorbereitende Handlungen: Angebote einholen, Gespräche führen, Anforderungen aufschreiben, eine Prozessanalyse als eigenständige Leistung beauftragen, sofern sie nicht selbst Teil des beantragten Vorhabens ist. Weil die Abgrenzung im Einzelfall von der Richtlinie abhängt, gehört sie zu den Fragen, die vor der Unterschrift bei der bewilligenden Stelle geklärt werden sollten — schriftlich, mit Bezug auf das konkrete Vorhaben.

Viele Programme kennen einen Ausweg für dringende Fälle: die Zustimmung zum vorzeitigen Vorhabenbeginn. Sie wird gesondert beantragt, begründet und schriftlich erteilt. Wichtig ist die Wirkung: Sie erlaubt den früheren Start, sie begründet aber keinen Anspruch auf eine spätere Bewilligung. Wer davon Gebrauch macht, trägt das Risiko, das Vorhaben vollständig selbst zu bezahlen. Diese Entscheidung sollte auf Geschäftsführungsebene fallen und aktenkundig sein.

Ein Förderverfahren besteht aus mehr als dem Antrag. Nach der Bewilligung folgen Mittelabruf, Zwischenberichte und am Ende der Verwendungsnachweis. Wer diesen Teil erst nach der Umsetzung entdeckt, sucht Belege in Postfächern und Ordnern zusammen und verliert Zeit, die er beim Antrag gespart hat. Die Dokumentation gehört deshalb in den Projektplan, nicht in die Nachbereitung.

Hilfreich ist, die technische Dokumentation des Vorhabens von vornherein so anzulegen, dass sie auch als Nachweis taugt: was gebaut wurde, für welche Systeme, mit welchem Ergebnis. Eine ordentliche Prozessdokumentation erfüllt beide Zwecke — sie hält den neuen Ablauf für die Belegschaft fest und belegt zugleich gegenüber der bewilligenden Stelle, dass das Vorhaben wie beschrieben umgesetzt wurde.

Die praktische Folge der Beginnregel ist ein zweigeteilter Zeitplan. Vor dem Bescheid liegt alles, was nichts kostet und nichts bindet: Aufnahme der Abläufe, Auswahl der Maßnahmen, Angebote, Antrag. Nach dem Bescheid liegt alles, was verbindlich ist. Zwischen beiden Teilen steht eine Wartezeit, deren Länge vom Programm abhängt und die vor der Einreichung erfragt werden sollte.

Diese Wartezeit lässt sich nutzen. Stammdaten bereinigen, Verantwortlichkeiten klären, Testdaten zusammenstellen, Berechtigungen vorbereiten: Solche Arbeiten kosten kein externes Geld, verkürzen aber die spätere Umsetzung spürbar. Wer sie vorzieht, verliert durch das Verfahren weniger Zeit, als es zunächst scheint — und stellt fest, ob die eigenen Voraussetzungen für die geplante Prozessautomatisierung überhaupt vorliegen.

Für eilige Vorhaben bleibt die nüchterne Alternative: ohne Förderung starten. Wenn ein Ablauf täglich Zeit kostet, kann die Verzögerung teurer sein als der Zuschuss. Sinnvoll ist dann, das Vorhaben zu teilen — den dringenden Teil sofort umzusetzen und einen abgrenzbaren zweiten Teil für einen Antrag vorzusehen. Wichtig ist nur, dass beide Teile sauber getrennt beschrieben und beauftragt werden, damit der zweite nicht als bereits begonnen gilt.